Cuando se busca contratar personal, se puede considerar la posibilidad de recurrir a una agencia o servicio de selección de personal para realizar la tarea. Existen diversos servicios disponibles, pero ¿debería utilizarlos y cómo sacar el máximo partido a su inversión?
El coste de la contratación puede superar los 40 000 dólares por empleado. Sin duda, parte de ese gasto se destina a la formación y a la pérdida de productividad. Pero una buena parte del coste recae en el propio proceso de selección: el tiempo que dedican el personal de RR. HH. y los directivos a debatir la vacante; la publicidad; las horas dedicadas a la selección; las entrevistas; las reentrevistas; la verificación de antecedentes; y mucho más. Los departamentos de RR. HH. suelen seguir estos pasos solo para tener que volver a empezar el proceso desde cero. Si cuenta con un reclutador dedicado en su plantilla, ya tiene una idea de cuál es la inversión anual. ¿Ha amortizado su salario/prestaciones/beneficios sobre el número de contrataciones al año? Eso es solo la punta del iceberg del coste de contratación.
Entonces, ¿por qué recurrir a una agencia de contratación? Especialmente en el caso de las pequeñas organizaciones, donde el tiempo de los empleados ya es muy escaso, la contratación interna a menudo no supone una inversión inteligente de recursos. Si no se cuenta con un reclutador dedicado, se está restando un tiempo de trabajo muy valioso a otros miembros del personal, tiempo que afecta a los resultados finales. Una agencia de contratación para encontrar a los candidatos adecuados candidatos (y no solo una lista de solicitantes) puede ser la mejor opción si desea sacar el máximo partido a su inversión.
Comprender las necesidades de contratación de las empresas
Antes de contratar a una agencia de selección de personal, debe comprender sus necesidades de contratación para saber cómo aprovechar al máximo los servicios de la agencia.
Con poca frecuencia
Si contratas con poca frecuencia, tal vez una o dos veces al año, tener un reclutador dedicado en tu plantilla es un lujo innecesario. Una agencia puede encontrar al candidato adecuado, seleccionarlo y garantizar su idoneidad. Tu trabajo será mínimo: concertar reuniones para ver si encajan bien y proceder a la contratación.
Con regularidad
Quizás contrates con regularidad, aproximadamente una vez al mes. Es posible que tengas a alguien que se encargue de la mayor parte del proceso de selección, formado para evaluar y entrevistar a los candidatos de forma adecuada, pero es posible que necesite ayuda para atraer a los candidatos (de nuevo, a diferencia de los solicitantes) a la empresa. CareerBuilder informa que se pueden recibir fácilmente 75 currículos por cada puesto vacante. Eso supone mucho trabajo de selección. Incluso si solo dedica cinco minutos a cada currículo o carta de presentación (lo cual es generoso), pasará más de seis horas leyéndolos con la esperanza de encontrar un buen candidato.
La misma encuesta reveló que el 78 % de los reclutadores consideraba que al menos la mitad de los currículos procedían de candidatos no cualificados: eso supone tres horas perdidas. Una agencia de contratación puede ayudarle a aligerar la carga a la hora de seleccionar candidatos, para que pueda centrarse únicamente en los más cualificados.
con frecuencia
O supongamos que contratas con frecuencia: en cualquier momento dado, normalmente estás publicando, entrevistando, verificando o cubriendo un puesto. Tienes muchas cosas entre manos a la vez y puede resultar complicado compaginarlo todo. Contar con un departamento completo que te ayude sería estupendo, pero no es una opción viable, ni por tiempo ni por presupuesto. Una empresa de selección de personal puede ser tu departamento de RR. HH.: pueden encargarse de la mayor parte del trabajo y liberarte para que puedas contratar por calidad, en lugar de por cantidad.
sin parar
Contratas en masa. Estás ampliando tu plantilla, tienes una alta rotación de personal (si alguna vez tienes tiempo, podrías preguntarte por qué) o estás contratando para cubrir puestos múltiples o temporales. ¡Necesitas ayuda!
Uno de mis antiguos empleadores contrataba cada primavera a 400 empleados temporales para prepararse para la temporada alta de verano. Con una plantilla de seis personas, era todo un reto conseguir suficiente personal. Algunas agencias están preparadas para hacer frente a este tipo de volumen: colaboran con agencias comunitarias, trabajadores extranjeros (y verifican los visados de trabajo por ti) y otros programas de divulgación para ayudar con las grandes necesidades de personal.
Cubrir puestos de trabajo, no plazas para entrevistas
Las agencias cobran por cubrir puestos de trabajo, no por concertar entrevistas. Probablemente recibirás menos candidatos, pero todos ellos estarán cualificados. Como reclutador y, posteriormente, como director de una sucursal de una agencia de contratación, llegué a conocer bien a mis clientes. No solo me decían las habilidades que necesitaban, sino que, con el tiempo, aprendí quién encajaría bien y quién no.
Aunque no quieras discriminar, sin duda puedes hablarle al reclutador sobre las habilidades sociales. Es posible que un departamento tranquilo no busque a alguien que se emocione con facilidad. O tal vez hayas tenido mucha rotación de personal porque todos buscan ascender en un año, por lo que quieres a alguien que esté satisfecho con este trabajo a largo plazo.
Tuve una empresa con exactamente ese problema: seguían contratando cada seis meses más o menos para el mismo puesto. Aunque agradecía las comisiones, me sentía mal porque tenían que seguir contratando. Hablando con el responsable de contratación, le ofrecí una sugerencia. Dejar de contratar a recién graduados y buscar a un trabajador con más experiencia (subiendo un poco el salario). Lo que se quiere es a alguien que sepa lo que quiere hacer todo el día y que no esté buscando un trampolín o un punto brillante en su currículum. El resultado: una contratación a largo plazo que me costó comisiones, pero me permitió establecer una conexión con la empresa. Una buena empresa de selección de personal hará exactamente eso. Están en esto a largo plazo. Quieren establecer una relación contigo y harán lo que sea necesario para que eso suceda, incluso si eso supone una pérdida a corto plazo.
Prueba y trampa (o Pare)
Si un miembro clave del equipo se toma una baja familiar o médica, lo lógico es contratar a un trabajador temporal para cubrir su puesto, no hay otra opción. Aprovecha esta oportunidad para evaluar a esa persona para otro puesto vacante que puedas tener en la empresa. Si es un buen trabajador, se integra bien en el equipo y está dispuesto, incluso podrías formarlo en otras tareas durante su periodo como trabajador temporal para ver si encaja bien.
¿Tienes un puesto que requiere más tiempo de formación que el periodo de prueba de 30/60 días? La contratación temporal con opción a fija podría ser una buena opción para ti. Puede llevar meses saber si un candidato es adecuado para algunos puestos. Con la contratación temporal con opción a fija, tendrás un periodo de prueba más largo. Y si no funcionan, ¡ni siquiera tendrás que despedirlos! Solo tiene que llamar a la agencia y dejar que ellos se encarguen de la parte desagradable. Además, le enviarán un sustituto.
¿Y si decides que son perfectos? Algunas empresas optan por comprar el contrato, pagando una tarifa para sacar al empleado de la nómina «temporal» e incorporarlo a la suya. Dependiendo de la duración del período de compra, podrías considerar dejarlos como temporales durante el mayor tiempo posible. Al mantenerlos como empleados de la agencia, no solo distribuye el coste de la compra, sino que también amplía el período de prueba. Como ventaja adicional, después de que salgan de la nómina de la agencia y pasen a la suya, puede iniciar su propio período de prueba regular. ¡Hablemos de cubrir sus apuestas!
Cobrar la garantía
Además de la ayuda en la contratación, todas las agencias ofrecen períodos de garantía. Si la contratación no funciona, no pagas y ellos ellos empiezan la búsqueda de nuevo, no usted. Con algunas agencias se puede negociar las tarifas, con otras los periodos de garantía; con algunas, ambas cosas. No cuesta nada preguntar. Especialmente si contrata a muchas personas a través de ellas, o si es un cliente nuevo, intente negociar una cosa o ambas. Pero sea cual sea el periodo de garantía, es fundamental utilizarlo estrictamente como periodo de prueba. Si no funcionan, deje que la agencia vuelva a empezar el proceso.
Si echas la vista atrás y analizas la rotación de personal que has tenido, ¿qué porcentaje se puede atribuir a contrataciones precipitadas, a la falta de selección o a conformarse con cubrir ese puesto? Cuando recurres a un reclutador, dejas de cometer esos errores por tu cuenta y empiezas a hacer que te beneficien.
El período de garantía es una oportunidad para asegurarse de que la nueva contratación es la adecuada. Establezca objetivos realistas sobre lo que el nuevo empleado debe haber aprendido, logrado o dominado durante el período de garantía. Si no alcanza esos objetivos, es hora de cambiarlo. Puede que se necesiten varios intentos para encontrar al candidato adecuado, pero usted habrá hecho muy poco para lograrlo y, como ventaja adicional, la agencia aprenderá más sobre su empresa. Una vez que conozcan sus prioridades y su cultura, estarán en mejores condiciones para cubrir su próxima vacante.
El costo de hacer negocios
Existen muchos tipos de agencias, con diferentes estructuras de tarifas y garantías. Estos son los tres tipos principales que encontrará:
retenido
Usted pagará por adelantado y, por lo general, les concederá derechos exclusivos para cubrir el puesto. Estos casos son poco frecuentes y suelen ser para puestos de alto nivel o muy difíciles de cubrir.
Coste: De media, el 10 % del salario anual para iniciar el proceso de selección y otro 10-15 % o más tras la contratación.
Garantía: Entre seis meses y un año.
de contingencia
Estas agencias envían candidatos y se llevan un porcentaje del salario anual una vez que el nuevo empleado ha superado el periodo de prueba.
Coste: Normalmente, entre el 15 y el 25 % del salario anual.
Garantía: Generalmente 60 días.
temporal o temporal a permanente
Estas agencias envían trabajadores temporales que pueden ir y venir o, si considera que son adecuados, pueden pasar a formar parte de su plantilla. Su contrato puede comprarse por una tarifa o, tras un periodo de tiempo, puede contratarlos de forma gratuita. Normalmente, la compra se realiza según una escala móvil: cuanto antes los saque de la nómina de la agencia y los incorpore a la suya, mayor será el coste.
Coste: Entre el 20 y el 50 % del salario por hora
Rescate: Generalmente después de 90 a 120 días
Beneficios adicionales
Si aún no está convencido de por qué recurrir a una agencia de contratación puede ser la decisión correcta, tenga en cuenta que hacerlo puede aportar algunos beneficios adicionales que pueden ser difíciles de cuantificar de inmediato, pero que sin embargo son muy reales. Por ejemplo: a menos que sea Google o Apple, probablemente no tenga miles de candidatos cualificados haciendo cola para trabajar para usted. Pero un reclutador «venderá» su empresa a un candidato con la misma fuerza con la que le venderá al candidato a usted.
Supongamos que finalmente ha decidido contratar a un desarrollador, pero su personal de recursos humanos sabe muy poco sobre programación. Los reclutadores especializados en un mercado determinado pueden ayudarle a elaborar paquetes de remuneración justos, informarle de lo que puede esperar de forma realista del mercado y, lo que es probablemente más importante, presentarle a candidatos de su base de datos que se ajustan perfectamente al perfil que busca.
Recurrir a una agencia de contratación también puede resultar útil desde el punto de vista contable. Los honorarios de las agencias son gastos empresariales, lo que puede ayudar a mejorar sus resultados. Según informaBersin by Deloitte, el coste medio de cubrir un puesto vacante es de casi 4000 $. Sin embargo, los honorarios de las agencias son un gasto empresarial legítimo que puede compensar una parte de ese coste.
Según LinkedIn, solo el 12 % de la población activa busca trabajo de forma activa, pero el 85 % está abierto a escuchar nuevas oportunidades. Los reclutadores de agencias no se limitan a esperar a que un candidato de calidad llame a su puerta, sino que rastrean a sus competidores y el mercado en busca de personas en puestos similares, para ver si alguien está interesado en cambiar de trabajo. Como se dedican en cuerpo y alma al reclutamiento, los reclutadores de agencias tienen tiempo para identificar y contactar con candidatos pasivos de una forma que probablemente sea imposible para su equipo.
Las agencias de contratación pueden convertir una búsqueda de un mes en una que dure solo unos días. Saber cuándo y cómo utilizarlas de forma eficaz no solo puede reducir el estrés de la contratación, sino que también puede ayudarte a garantizar una contratación a largo plazo.
Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la plantilla. Desde entonces, el contenido se ha actualizado para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech de apoyar todo el ciclo de vida de los empleados, desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RR. HH. en toda nuestra creciente cartera de recursos humanos.
