Einblicke in die Automatisierung aus dem jüngsten Live-Webinar von Mitratech - Knock Knock: Die Öffnung der juristischen Haustür für Self-Service Contracting
Einblicke in die Automatisierung aus dem jüngsten Live-Webinar von Mitratech - Knock Knock: Die Öffnung der juristischen Haustür für Self-Service Contracting

Ihre ersten 3 Self-Service-Workflows nach Rubrik, Micro Focus und KP Labs [Webinar Recap]

Vivian Susko |

Einblicke in die Automatisierung aus dem jüngsten Live-Webinar von Mitratech - Knock Knock: Die Öffnung der juristischen Haustür für Self-Service Contracting

Am Dienstag, den 13. Dezember, setzte sich Brian McGovern, Executive Director of Corporate Legal and Claims bei Mitratech, mit Führungskräften von Rubrik, Micro Focus und KP Labs zusammen, um über die Innovation juristischer Arbeitsabläufe zu diskutieren. Obwohl unsere Diskussionsteilnehmer mit Abteilungen unterschiedlicher Größe und Reifegrades arbeiten, haben sie einen gemeinsamen Nenner. 

Sami Najm, Director, Legal bei Rubrik, Jessica Vander Ploeg, Vice President of Legal Operations bei Micro Focus, und Tarryn Puzsar, Director of Business Process Automation bei KP Labs, arbeiteten zuvor gemeinsam bei NetApp; ein langjähriger Befürworter von TAP, vertrauenswürdiger Partner von Mitratech, und ein führender Verfechter der Workflow-Automatisierung. 

Alle drei setzen nun Workflow-Innovationen in unterschiedlichen Umgebungen um - Samis 20-köpfige Rechtsabteilung beispielsweise ist gleichmäßig auf die kommerzielle und die firmeninterne Rechtsabteilung verteilt, um die über 2.500 Mitarbeiter von Rubrik zu betreuen. Jessicas 50-köpfige Rechtsabteilung arbeitet mit sechs Funktionen, von denen die kommerzielle Rechtsabteilung bei weitem die größte ist, um die über 11.000 Mitarbeiter von Micro Focus zu betreuen. 

Die beste Praxis, die diese beiden Abteilungen und Führungskräfte gemeinsam haben? Die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe. Tarryn eröffnete das Gespräch mit einem Blick darauf, warum Self-Service-Tools branchen-, funktions- und geschäftsmodellübergreifend sind. 

"Die Teams sind auf der Suche nach Effizienz und wollen sich das Leben leichter machen. Es stellt sich also die große Frage, wie wir das Alltägliche umgestalten können - wie können wir unsere Effizienz steigern? Und das scheint die Prozessautomatisierung zu sein. Jeder denkt darüber nach, wie er sein Leben durch so etwas wie eine juristische Eingangstür effizienter gestalten kann."   -Tarryn Puzsar, Direktorin für Geschäftsprozessautomatisierung, KP Labs

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der Webinar-Highlights. Sie können sich auch die vollständige Aufzeichnung des Webinars ansehen hier. 

Eine kurze Zusammenfassung: Was ist eine legale Eingangstür?

A legale Eingangstür ist ein Portal für Rechtsdienstleistungsanfragen, das die Hektik von Chats, E-Mails und einmaligen Fragen ersetzt und stattdessen jeden, der rechtlichen Rat sucht, auf denselben Kontaktkanal verweist. Hier können routinemäßige Anfragen (Vertragsvorlagen) oder bereits beantwortete häufig gestellte Fragen (z. B. "Wie lautet unsere Richtlinie für___...") gestellt werden. Nehmen wir an, ein Antragsteller möchte einen Vertrag abschließen. In diesem Fall werden alle erforderlichen Informationen (Unternehmen, Adresse, Bundesland, beteiligte Parteien usw.) im Voraus erfasst, bevor der Antrag an die Rechtsabteilung weitergeleitet wird, wodurch das Hin und Her um Informationen entfällt. 

Mitarbeiter können juristische Anfrageportale im gesamten Unternehmen für Dinge wie Verkaufsverträge, Lieferantenvereinbarungen oder einfach nur allgemeine Rechtsfragen nutzen. Auf der Rückseite geben die Portale für juristische Anfragen einen Einblick in die Arbeitsbelastung der juristischen Mitarbeiter und liefern wertvolle Daten darüber, wie lange Prozesse dauern, wo Engpässe entstehen oder wann personelle Engpässe auftreten.  

Wie Tarryn erklärt, ist eine juristische Eingangstür ein Portal, das es Organisationen ermöglicht, eng mit der Rechtsabteilung zusammenzuarbeiten und sich gleichzeitig selbst zu versorgen: 

"Sie ermöglichen es mehreren Teams, an Verträgen zu arbeiten, und es gibt auch ein Selbstbedienungselement, das unglaublich wichtig wird, wenn wir über die Hunderte von E-Mails in unseren Posteingängen sprechen. Was glauben Sie, wie viele E-Mail-Anfragen Sie herausnehmen und in einen Selbstbedienungsprozess integrieren könnten?" -Tarryn Puzsar, Direktor für Geschäftsprozessautomatisierung, KP Labs

Richtig eingesetzt, sorgen Portale für juristische Anfragen für eine kürzere Bearbeitungszeit, eine optimierte Erstellung und Prüfung von Dokumenten, eine organisierte Dokumentenverwaltung und eine Rechtsberatung im Selbstbedienungsmodus. Weitere Vorteile einer juristischen Eingangstür sind: 

  • Umfangreiche Metriken zu Anfragetypen, Arbeitslasten usw. 
  • Datengesteuerte Prozessverbesserungen 
  • Kosteneinsparungen 

Welche Art von Prozessen sollten Sie also automatisieren? Wie Jessica empfiehlt, suchen Sie nach Aufgaben mit hohem Volumen und geringer Komplexität. Oder noch besser: Suchen Sie nach den Stellen, an denen Sie die größte Wirkung erzielen können. 

"Wo können wir den größten messbaren Unterschied machen? Entweder im Gesamtvolumen, im ROI oder einfach im Wert für das Unternehmen" - Jessica Vander Ploeg, Senior Director of Legal Operations bei Micro Focus.

Rubrik, Inc. wurde zum Gewinner des Corporate Counsel's "Best Use of Technology" Award ernannt, der für die nachweisliche Innovation bei der Nutzung von TAP, der Workflow-Automatisierungslösung von Mitratech, um den juristischen Aufnahmeprozess zu verändern. Innerhalb der ersten 60 Tage nach der Einführung von TAP hat das Rubrik-Team seine juristische Selbstbedienungsfront genutzt, um 68 Verwaltungsanfragen zu lösen, einschließlich der Zusendung von Vertragsvorlagen, Versicherungsbescheinigungen, Antworten auf häufig gestellte Fragen usw. Für die Bearbeitung dieser Anfragen benötigte ein Teammitglied jeweils etwa 5 Minuten, so dass Rubrik in den ersten zwei Monaten etwa 6 Stunden an Verwaltungsarbeit einsparen konnte - eine Zahl, von der man annimmt, dass sie nur noch steigen wird.

"Es machte am meisten Sinn, sich darauf zu konzentrieren, wie mein Arbeitsalltag aussieht und wo ich meinem Team helfen kann, Zeit zu sparen" - Sami Najm, Director, Legal bei Rubrik 

Trotz ihrer unterschiedlichen Größe waren sich Rubrik, Micro Focus und KP Labs über die drei wichtigsten Punkte einig Selbstbedienungs-Workflows Fachleute aus dem Bereich Legal Ops können schon heute damit beginnen, ihre Abläufe zu verbessern.

Ihre ersten drei Self-Service-Workflows

1. NDAs 

Während unserer Live-Diskussion gab fast die Hälfte der anwesenden Leiter der Rechtsabteilung an, dass sie den NDA-Prozess automatisieren möchten - was für unsere Diskussionsteilnehmer keine Überraschung war. Wie Tarryn erklärt, spart die Möglichkeit, Papierkopien und internes Hin und Her in einen automatisierten, rationalisierten Prozess mit einer vorab unterzeichneten Vorlage umzuwandeln, allen Beteiligten Zeit und Geld. 

"Selbstbedienungs-NDAs sind definitiv einer der Workflows, die den größten Nutzen bringen können - nicht nur in Bezug auf die Rendite, sondern auch intern. Es ist einfach ein Workflow mit hohem Volumen - und die Kennzahlen, die man damit erfassen kann, sind phänomenal." - Tarryn Puzsar, Direktorin für Geschäftsprozessautomatisierung, KP Labs

Wie viele andere Unternehmen hatte auch Micro Focus einen E-Mail-Posteingang, der bei der Verwaltung von NDAs ein internes Chaos verursachte. Zum Ende des Geschäftsjahres benötigte das Team eine Möglichkeit, die Anfragen einfach zu filtern und zu rationalisieren. 

"Unser kaufmännisches Team war am Ende, und wir konnten den Posteingang übernehmen. Dann konnten wir diese Daten und Kenntnisse nutzen, um etwas Automatisches zu entwickeln. - Jessica Vander Ploeg, Vice President of Legal Operations bei Micro Focus

2. Evaluierungsvereinbarungen 

In den ersten Tagen ihrer Zusammenarbeit in der Rechtsabteilung stellten Tarryn und Sami fest, dass es sich bei den häufigsten und sich wiederholenden Anfragen um Bewertungsverträge handelte. Warum musste man für jede Vereinbarung immer wieder die gleichen Informationen übermitteln? Nun, das hätte nicht sein müssen.  

"Dies war für uns eine einfache, niedrig hängende Frucht, die uns die Tür für die Automatisierung weiterer Verträge öffnete. Das sofortige Feedback, das wir bekamen, war, dass der fehlende menschliche Kontakt nach der Automatisierung unserer Bewertungsverträge den Vertragsprozess für das Vertriebsteam wirklich beschleunigte. Und auf der kaufmännischen Seite war das Vertriebsteam begeistert, dass sich der Verkaufszyklus verkürzte, da das Rechtsteam diese Verträge schneller herausgab und die Abwanderung reduzierte." - Sami Najm, Direktor, Rechtsabteilung bei Rubrik

3. Datenschutz- und Beschaffungsvereinbarungen 

Für Jessica von Micro Focus hatten datenschutz- und beschaffungsbezogene Workflows einen großen Einfluss auf Geschäftskunden - insbesondere auf die Rechtsabteilung. In diesen Workflows übermitteln die Antragsteller Details wie Lieferanten- und Transaktionsinformationen, beteiligte Parteien und Vertragskriterien. Der Workflow kann dann dynamisch Vertragsbedingungen festlegen, Klauseln auf der Grundlage vorab genehmigter und festgelegter Kriterien einfügen und dann zur elektronischen Unterzeichnung versenden. Auf diese Weise kann Micro Focus Verträge schneller erstellen und ausführen, indem es alle erforderlichen Informationen im Voraus erfasst und Verträge generiert, die speziell auf die Anforderungen der einzelnen Lieferanten zugeschnitten sind. 

Die datenschutz- und beschaffungsbasierten Workflows gehen über die Beschleunigung der Abläufe bei Micro Focus hinaus: Sobald die Verträge ausgeführt und unterzeichnet sind, können die Metadaten aus dem zentralen Datenspeicher extrahiert werden. 

"Die eine hat einen hohen ROI, die andere hat eine hohe Steuerungsfähigkeit, was unserer Erfahrung nach selbst bei einem geringen Arbeitsvolumen oder einem nicht so hohen ROI von Vorteil ist. - Jessica Vander Ploeg, Vizepräsidentin für Rechtsangelegenheiten bei Micro Focus.

Einsicht in die Selbstbedienungsdaten 

Neben der Verkürzung des Verkaufszyklus und der Reduzierung der E-Mail-Kommunikation kommt eine weitere Ebene des Workflow-ROI aus der prozessbegleitenden Analyse, die es Ihnen ermöglicht, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Rubrik hat zum Beispiel seine Automatisierungsmetriken genutzt, um klügere Einstellungen, Arbeitslastzuweisungen und Managementmaßnahmen zu treffen. Das Team verfügt jetzt über Daten darüber, woher jede Anfrage kommt - jedes Ticket an der Eingangstür erfasst, wer diese Person ist, ihre Organisation, ihren Manager, ihre Kostenstelle, ihren Standort usw. 

"Wenn jemand fragt: 'Hey, woher kommt der Großteil eurer Arbeit - muss ich in Europa oder Asien einstellen? Brauche ich mehr Leute, die sich um NDAs oder komplexe Verträge kümmern?' Früher lagen diese Antworten in einer Blackbox, auf der man nur Vermutungen anstellen konnte, aber jetzt kann unser Chefsyndikus in das Dashboard gehen und sagen: 'Ja, wir brauchen das, und hier sind die Daten des letzten Jahres, um das zu belegen.'" - Sami Najm, Direktor, Rechtsabteilung bei Rubrik

Aufbau eines Geschäftsmodells für die Automatisierung von Arbeitsabläufen - juristische Eingangstür

Sind Sie bereit, den ersten Schritt in Richtung Automatisierung zu machen? Erfahren Sie hier mehr über unsere Partnerschaft mit KP Labs: https://mitratech.com/partners/wfa/kp-labs/.