5 Unverzichtbare Anwendungen für Technologie im Rechtswesen

Die Realität in den Rechtsabteilungen der Unternehmen ist heute der Druck, die mehr mit weniger. Heutzutage bieten Legal-Tech-Tools einer Rechtsabteilung die Möglichkeit, zu skalieren und die beste Auswahl und Entscheidungen für ihre Organisation und das gesamte Unternehmen zu treffen.

Unabhängig davon, ob Sie sich im Anfangsstadium oder im fortgeschrittenen Stadium befinden, ist es sinnvoll zu verstehen, was ein technologischer Schub für Ihr Unternehmen bedeuten kann. Diese fünf Hauptelemente machen eine robuste und realisierte ELM-Plattform aus: Matter Management, Spend Management, Contract Management, Reporting & Analytics, und Automatisierung des Arbeitsablaufs.

Matter Management

Angesichts der Herausforderung, Tausende von neuen Rechtsangelegenheiten sowohl intern als auch extern zu verwalten, ist dieser Prozess einfach kann nicht weiterhin manuell durchgeführt werden. Der Einsatz von Technologie ermöglicht es dem Benutzer, die Integrität des Prozesses aufrechtzuerhalten und Risiken zu beseitigen, indem er mehrere Schlüsselaufgaben angeht:

• Automatisierung von Angelegenheiten Dadurch wird der Prozess beschleunigt und menschliches Versagen wird aus den Arbeitsabläufen der Sachbearbeitung entfernt.
• Einrichtung eines zentralen Materie-Repository, a einzige Quelle der Wahrheit so dass alle Benutzer Zugang zu den aktuellsten Dokumenten und Beständen haben und eine bessere Zusammenarbeit möglich ist.
• Erhöhung der Sichtbarkeit der Materie um die Überwachung und Optimierung zu unterstützen, da die Manager Einblick in den Status und die Effizienz jeder Angelegenheit in der Abteilung haben können.

Durch die Implementierung von Lösungen für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten konnten wir feststellen, dass Rechtsteams die Arbeitslast besser bewältigen und ihre Ressourcen und Ausgaben für Rechtsangelegenheiten reduzieren konnten.

Wie viel? Im gezeigten Diagramm, das auf einem Unternehmen mit jährlichen Ausgaben für Rechtsangelegenheiten in Höhe von $400 Millionen basiert, liefert die Option "Verringerung der Ausgaben für Rechtsangelegenheiten" den größten Teil des Wertes.

Payback ist dank der Verbesserungen bei der Effizienz der Verwaltung von Angelegenheiten und den Ausgaben lohnend schnell.

Wenn die Verwaltung von Angelegenheiten kombiniert mit E-RechnungDie zusätzlichen Investitionen in ein elektronisches Rechnungsstellungssystem haben die bereits beträchtlichen Einsparungen durch ein Sachbearbeitungssystem mehr als verdoppelt.

Elektronische Rechnungsstellung und Ausgabenmanagement

Die Zusammenarbeit mit externen Anwälten bietet eine Arbeitserleichterung, stellt aber auch neue Anforderungen an die Kostenkontrolle, das Engagement nach der Auswahl einer Kanzlei und die Schaffung von Transparenz, um sicherzustellen, dass die Beziehung im Sinne der Effizienz optimiert wird. Wo kann Technologie Vorteile bringen?

• Automatisierung der Prüfpfade, Ermöglichung von Rechnungsänderungen (durch Überprüfungen, Anpassungen, Genehmigungen und Ablehnungen)
• Durchsetzung der Abrechnungsrichtlinien automatisch, so dass die Abrechnung genau und rechtzeitig erfolgt.
• Genaue Vorhersage und Verfolgung der Budgets und Ausgaben für einzelne Angelegenheiten und insgesamt.
• Rationalisierung der Rechnungsbearbeitung und -genehmigungDadurch wird der Überprüfungsprozess verbessert, Vertragsstrafen für verspätete Zahlungen entfallen und die Arbeitsbeziehung zwischen Mandant und externem Anwalt verbessert.

Durch die Verwaltung der externen Ausgaben und der elektronischen Rechnungsstellung mithilfe einer automatisierten Lösung mit soliden Berichts- und Analysefunktionen kann eine Rechtsabteilung die jährlichen Ausgaben für Rechtsberatung senken. so hoch wie 10%.

Vertragsmanagement

Zu den vielen Verträgen, bei deren Bearbeitung ein Legal Ops-Team helfen muss, gehören die Verträge mit Anbietern, Kunden, Partnern und allen anderen verbundenen Unternehmen, mit denen Sie Geschäfte machen. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem die richtige Softwareplattform eine Vielzahl von Verbesserungen bieten kann:

• Schnellere Ausführung von Verträgen bedeutet, dass die Arbeit schneller und flexibler in Angriff genommen werden kann.
• Verfolgung von Verträgen bis zum Abschluss dass sie genau eingehalten werden.
• Erstellen wiederholbarer Vorlagen So können neue Aufträge für gleiche oder ähnliche Arbeiten einfacher und effizienter ausgeführt werden.
• Durchsetzung der Einhaltung der Vorschriften bei der Erstellung und Ausführung von Verträgen durch automatische, standardisierte Prozesse, die dazu beitragen, menschliche Fehler und Risiken zu reduzieren.
• Unterstützung der Versionskontrolle von Verträgen, wodurch mögliche Unklarheiten und Kosten vermieden werden.

Durch die Einrichtung einer zentralen Drehscheibe für Verträge verpassen Unternehmen nie wieder wichtige Dokumente oder Fristen und haben die Möglichkeit, die Teilnehmer mit automatischen Erinnerungs-E-Mails zu beauftragen und daran zu erinnern. Dadurch werden Reibungsverluste und Verzögerungen verringert und Kosteneinsparungen erzielt.

Berichterstattung und Analytik

Die Möglichkeit, auf Ihre Daten auf einfache Weise zuzugreifen, wird immer wichtiger, da eine bessere Visualisierung dieser Daten es den Rechtsabteilungen ermöglicht, auf der Grundlage von Analysen umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen. Wie können Sie das umsetzen?

• Verbesserung der Effizienz in der gesamten Abteilung und im Unternehmen durch die Optimierung von Prozessen und Ergebnissen.
• Optimierung der Auswahl externer Anwälte auf der Grundlage von Kosten und Ergebnissen, damit die richtige Ressource der richtigen Angelegenheit zugewiesen wird.
• Analyse von Budget und Kostenanpassung pro Verkäufer, Spesen, Gebühren und Zeitnehmern.

Durch den Einsatz von Datenanalysen sind mehr Legal Ops-Teams Nutzung granularer Metriken als Entscheidungshilfe für die Beauftragung externer Anwälte und andere operative Bereiche.

Dieses "aktive Management", das sich auf datengestützte Entscheidungen stützt, hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen, da die Kosten gestiegen sind, insbesondere in Phasen wie der vorgerichtlichen Untersuchung.

Hier eine einfache Berechnung des ROI allein durch den Einsatz von Analysen zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz.

Automatisierung von Arbeitsabläufen

Die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe in einer Unternehmensumgebung bringt eine Reihe von Vorteilen und Effizienzsteigerungen mit sich (z.B. Yahoo und NetApp kann das bezeugen) durch...

• Beschleunigung der Prozesse durch die Beseitigung von manueller Arbeit und Verzögerungen durch die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben.
• Eliminierung menschlicher Fehler die potenziell kostspielig sein können.
• Sicherstellen, dass bewährte Verfahren befolgt werden durch Standardisierung und Wiederholbarkeit der Prozesse.
• Einhaltung der Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre durch die Archivierung abgeschlossener Arbeitsabläufe für spätere Audits und die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften.
• Förderung einer effektiveren und zeitnahen Zusammenarbeit unter den Teilnehmern, auch unter den externen Anwälten und anderen Mitgliedern des juristischen Ökosystems.
• Ausweitung bewährter Rechtspraktiken auf die gesamte Organisationda sie in Arbeitsabläufe außerhalb der Rechtsabteilung eingebettet sind, z. B. in die Personal- und Beschaffungsprozesse.

Beispiel: NetApp beschloss, seine Prozesse in der Rechtsabteilung zu automatisieren. Allein durch die Anwendung der Workflow-Automatisierung auf die vielen NDAs, die die Rechtsabteilung jedes Jahr bearbeiten musste, erzielte das Unternehmen folgende Einsparungen $3,6 Millionen pro Jahr an Einsparungen.