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Effektives Compliance-Programm Merkmal 2 - Programmaufsicht

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Heute setzen wir unsere siebenwöchige Blogserie über die sieben Merkmale wirksamer Compliance-Programme fort. Falls Sie es noch nicht getan haben, sollten Sie sich die erstes Gütesiegel für schriftliche Strategien und Verfahren.

Nach den Federal Sentencing Guidelines for Organizations (FSGO) sind die sieben Compliance-Merkmale das Mindestmaß, das erforderlich ist, um die Sorgfaltspflicht zu erfüllen und eine Organisationskultur zu fördern, die ethisches Verhalten und die Verpflichtung zur Einhaltung der Vorschriften unterstützt. Die Förderung einer Organisationskultur ist der Grund für die Existenz unseres zweiten Gütesiegels, der Programmaufsicht.

Im Wesentlichen bedeutet Programmaufsicht, dass die Vorstandsebene in die Einhaltung der Vorschriften eingebunden ist und sich für einen "Ton von oben" einsetzt, wie viele Experten sagen. Heute werden wir anhand von Inhalten aus unserem Interview mit dem Branchenexperten Hui Chen und verschiedenen offiziellen Richtlinien wie der FSGO dieses zweite Merkmal näher beleuchten.

Was die Programmaufsicht betrifft, so schlagen die FSGO-Leitlinien Folgendes vor:

    1. Die leitende Behörde der Organisation sollte über den Inhalt und die Funktionsweise des Compliance- und Ethikprogramms informiert sein.
    2. Bestimmte hochrangige Mitarbeiter sollten die Gesamtverantwortung dafür tragen, dass das Compliance-Programm wirksam ist.
    3. Bestimmte Personen, die mit dem Tagesgeschäft betraut sind, müssen mit angemessenen Mitteln ausgestattet werden, um dem Vorstand gegenüber ihre Effizienz zu demonstrieren.

Diese Leitlinien werfen einige interessante Diskussionspunkte auf. Insbesondere die Beschreibung, wie die Wirksamkeit eines Compliance-Programms nachzuweisen ist und wie Ressourcen dafür bereitgestellt werden können.

Viele Unternehmen sind fälschlicherweise davon überzeugt, dass sie ein wirksames Compliance-Programm haben, wenn sie nur nachweisen, dass es Richtlinien und Verfahren gibt und Schulungen durchgeführt werden. Sie glauben, dass sie allein durch den Nachweis der Wissensvermittlung an die Mitarbeiter genug getan haben, um die Checkliste für die Einhaltung der Vorschriften abzuhaken.

Der ehemalige Rechtsexperte des Justizministeriums (DOJ), Hui Chen, verfolgt einen anderen Ansatz. Chen betont, wie wichtig es ist, das Ziel Ihres Compliance-Programms zu verstehen und zu wissen, was es erreichen soll.

"Das Problem ist nicht das Wissen. Das Problem liegt im Verhalten. Sie sollten das Verhalten [der Mitarbeiter] messen", sagt Chen. 

Die Durchführung dieser Art von Analyse ist jedoch mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden. Vielen Unternehmen fehlen einfach die Instrumente, Technologien oder Ressourcen, um die Wirksamkeit ihres Compliance-Programms zu messen.

Dies führt uns zu der Leitlinie über die Ressourcen - dass die mit den täglichen Compliance-Vorgängen betrauten Personen genügend Ressourcen benötigen, um ihre Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen. Einige Unternehmen argumentieren zwar, dass sie Ressourcen zuweisen, weil sie ein Compliance-Programm haben, aber ein Programm allein reicht nicht aus.

Chen vertritt die Ansicht, dass die Führungskräfte Zeit, Geld und Taten in die Waagschale werfen müssen, um eine echte Kultur der Einhaltung von Vorschriften zu schaffen.

"Wenn man innehält und darüber nachdenkt, kommt es auf die Entscheidungen an, die getroffen werden, auf die Art und Weise, wie die Zeit verbracht wird und wie die Ressourcen zugewiesen werden. Diese Antworten sind es, die Sie letztendlich vom Engagement einer Führungskraft oder eines Unternehmens überzeugen - nicht das, was sie sagen", erklärt Chen. 

Das Whitepaper des DOJ von 2017, "Die Bewertung von Compliance-Programmen in Unternehmengibt einen Einblick, wie eine angemessene Ressourcenzuweisung aussehen sollte. Dem Whitepaper zufolge suchen die Aufsichtsbehörden bei der Bestimmung einer angemessenen Ressourcenzuweisung nach Antworten auf mehrere Fragen. Erstens wollen die Aufsichtsbehörden wissen, wie Unternehmen entscheiden, wie sie Personal und Ressourcen für Compliance-Funktionen zuweisen. Zweitens prüfen sie, ob ein Unternehmen Ressourcen als Reaktion auf Anfragen von Compliance- und Kontrollfunktionen des Unternehmens verweigert.  

Im gesamten Whitepaper räumen die Regulierungsbehörden ein, dass die Unternehmen Ressourcen benötigen, um die geltenden Leitlinien umzusetzen.

Wenn es um die Programmaufsicht geht, ist die Botschaft klar. Die Aufsichtsbehörden erwarten von den Vorstandsmitgliedern, dass sie eine Kultur der Compliance und Ethik schaffen. Die Unternehmensleitung muss nicht nur sicherstellen, dass ein Compliance-Programm vorhanden ist, sondern auch dessen Wirksamkeit nachweisen und Ressourcen zur Verfügung stellen, um das Compliance-Team zu stärken und ethisches Verhalten zu fördern. Ein Unternehmen kann dieses Maß an Engagement nicht einfach durch das Ankreuzen eines Kästchens erreichen.  

Schauen Sie nächste Woche wieder vorbei, wenn wir über die drittes Merkmal einer wirksamen Einhaltung der Vorschriften - Ethical Due Care. Bis dahin besuchen Sie bitte unsere Website um zu erfahren, wie Mitratech Sie bei der Einführung eines wirksamen Programms zur Einhaltung der Vorschriften unterstützen kann.