Anwendungsfall: Behandlung von Mitarbeiterfragen mit Policy Management Automation
Die heutigen, meist von oben nach unten gerichteten Ansätze zur Beantwortung von Mitarbeiterfragen zu neuen Richtlinien? Es mangelt ihnen an Flexibilität und Effizienz.
Die heutigen Lösungen für die Verwaltung von Richtlinien und Verfahren sind sehr effektiv bei der Verteilung neuer Richtlinien in einem Unternehmen. Und es ist zu erwarten, dass die Mitarbeiter nach Erhalt einer aktualisierten Richtlinie oder eines Verfahrens Fragen zu einem oder mehreren Elementen der neuen Richtlinie haben, zu denen sie die Rechtsabteilung des Unternehmens konsultieren möchten.
Im Idealfall gäbe es einen eigenen Kommunikationsweg, über den die Mitarbeiter einen solchen Austausch leicht initiieren könnten. Da jedoch die meisten konventionellen Systeme zur Verwaltung von Richtlinien broadcast-orientiert sind, und kann keinen wechselseitigen Dialog unterstützenViele Unternehmen nutzen E-Mail für den Austausch zwischen Mitarbeitern und Rechtsvertretern.
Dennoch Eins-zu-eins-E-Mail ist nicht idealSie würde diese potenziell wichtigen Gespräche auch nicht unbedingt in einem leicht zugänglichen, überprüfbaren Format aufbewahren.
Herausforderung: Bewahrung des Rechtsverkehrs
Eingehen auf die berechtigten Bedenken um die Umsetzung neuer Richtlinien und Verfahren ist wichtig, um die Einhaltung zahlreicher Vorschriften zu gewährleisten. Genauso wichtig ist Protokollierung und Konservierung diese Mitarbeiteranfragen und rechtlichen Antworten, um Prüfungen oder behördliche Überprüfungen zu erleichtern.
Es tut der Organisation wenig gut Es ist nicht möglich, regelkonforme Prozesse aufrechtzuerhalten, wenn die Compliance-Beauftragten diese Bemühungen gegenüber den Aufsichtsbehörden nicht ohne weiteres dokumentieren können. Die Unterstützung reibungsloser Funktionen zur einfachen Handhabung der Offenlegung von Richtlinien und der Behandlung von Ausnahmen, z. B. bei rechtlichen Fragen, ist nach wie vor eine der größten Herausforderungen für Anbieter von Richtlinienmanagement-Lösungen.
Lösung: TAP + PolicyHub
Mitratech koppelt jetzt seine klassenbesten Policy-Management-Lösung mit umfassenden, Leistungsstarke Workflow-Automatisierung und die Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften, um den nahtlosen, überprüfbaren Austausch von Rechtsfragen und Lösungen zu erleichtern.
Durch die Kombination der fortschrittlichen Workflow-Funktionen von TAP mit den flexiblen Policy-Management-Funktionen von PolicyHub ermöglichen wir es, Ausnahmen von Richtlinien im gesamten Unternehmen zu kommunizieren und zu dokumentieren, und unterstützen darüber hinaus zweiseitige rechtliche Anfrage-/Antwort-Threads.
Flexibilität ist der Schlüssel um eine Lösung in die bestehenden Umgebungen von Unternehmen zu integrieren. Daher bieten wir die Policy Management-Lösung und Workflows als vollständige Standalone-Fähigkeiten.
Diese Art von Ansatz stellt sicher, dass Politik- und Rechtsteams das gesamte Spektrum rechtlicher Anfragen abdecken und gleichzeitig ihre Infrastruktur für die Verwaltung von Policen so gestalten können, dass sie ihren eigenen Gegebenheiten am besten entspricht.
Zum Beispiel? Eine Aktualisierung der GDPR-Richtlinie könnte spezifische Fragen der Marketingabteilung zur Gestaltung der ausgehenden Kommunikation über Datenverarbeitungspraktiken hervorrufen, während dieselbe Aktualisierung rechtliche Fragen der IT-Abteilung zu den Anforderungen an die Datenspeicherung hervorrufen könnte. Eine flexible Lösung, mit der alle diese Austauschvorgänge abgewickelt und unterstützt werden können, ist für die künftige Einhaltung der Vorschriften entscheidend.
Die Vorteile von gekoppelten Lösungen
Die Kombination der automatisierten Workflow-Funktionen von TAP mit den leistungsstarken Funktionen von PolicyHub schafft eine flexible und modulare Ein-Lieferanten-Lösung die eine Reihe von positiven Ergebnissen liefert:
- Bereitstellung von ein einziger nativer Kommunikationskanal innerhalb des politischen Rahmens ermöglicht die unmittelbare Übermittlung von Fragen der Mitarbeiter und sorgt für kontextbezogene Antworten.
- Verfolgung von Rechtsfragen und Antworten auf Aktualisierungen der Politik in einem zentralen System bietet Ihnen die nötige Granularität, um die Einhaltung von Vorschriften gegenüber Wirtschaftsprüfern, Regulierungsbehörden und Behörden zu dokumentieren.
- Automatisierung manueller Prozesse - einschließlich Erfassung, Bearbeitung und Lösung von Fragen, Ausnahmen und Offenlegungen - führt zu einem erheblichen ROI.
- Berichts-Dashboard und Analysefunktionen ermöglichen eine schnelle Überprüfung von Ausnahmeereignissen und eine ganzheitliche Verfolgung des gesamten Ausnahmebehandlungsprozesses, so dass eine einzige Quelle der Wahrheit zur Verfügung steht.
- Intuitive integrierte Tools sicherstellen, dass Richtlinien und Ausnahmen effizient verwaltet und durchgesetzt werden, während sie gleichzeitig genau gepflegt, verteilt und bescheinigt werden.
Dieser Artikel über die Behandlung rechtlicher Fragen war unser vierter und letzter Beitrag über die Offenlegung von Richtlinien und die Behandlung von Ausnahmen sowie über die neue hybride TAP + PolicyHub-Lösung von Mitratech für diese Herausforderungen. Schauen Sie sich unsere früheren Beiträge in dieser Reihe an, um Anwendungsfälle zu finden Geschenke und Unterhaltung, Interessenkonflikteund Ausnahmeregelungen.
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