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Workflow der Woche: Klopf, klopf - Jemand ist an Ihrer juristischen Haustür

Emily Bogin |

Erfahren Sie, wie Sie mit einer automatisierten juristischen Eingangstür Anfragen aus dem gesamten Unternehmen bearbeiten, Self-Service-Anfragen verfassen, Daten zur Beseitigung von Engpässen nutzen können und vieles mehr.

Auch wenn die Fachleute für juristische Abläufe nicht wissen, was die Zukunft für die Wirtschaft bereithält, so ist doch eines sicher: Jetzt ist es an der Zeit, Widerstandsfähigkeit aufzubauen und Zeit strategisch zu investieren. Die Verwaltung Ihres Posteingangs ist eine Vollzeitbeschäftigung, die zu Ihrer Vollzeitbeschäftigung hinzukommt. In Zeiten, in denen sich die Teams verkleinern und "mit weniger mehr erreichen" müssen, war es noch nie so wichtig wie heute, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern und das Team auf hochwertige Arbeit zu konzentrieren.

Eine häufige Reaktion von Führungskräften ist es, "Rückzug hinter den Graben"Strategische Unternehmen nutzen diesen Moment, indem sie stärkere Rahmenbedingungen schaffen, die dem Wandel standhalten und sicherstellen, dass sie auf der anderen Seite dieser Marktunsicherheit die Nase vorn haben. In den Rechtsabteilungen haben die Verantwortlichen die Möglichkeit, den Prozess der rechtlichen Anfragen mit einem automatisierten "legale Eingangstür." Durch den Aufbau der strukturellen Verstärkungen, die Ihren Kollegen (und Ihnen selbst!) Erleichterung verschaffen, kann die Rechtsabteilung das Unternehmen schneller und konsequenter betreuen und bessere abteilungsübergreifende Beziehungen fördern.

Was ist eine legale Eingangstür?

Eine juristische Eingangstür ist ein Self-Service-Anfrageportal, das Benutzer willkommen heißt, die eine Schnittstelle zur Rechtsabteilung benötigen. Anstatt eine E-Mail mit einer häufig gestellten Frage oder einem allgemeinen Vertrag an die Abteilung zu schicken, können die Mitarbeiter das Portal besuchen, um mit minimalen Berührungspunkten auf das zuzugreifen, was sie brauchen. Sie können beispielsweise eine NDA oder einen Vertrag anfordern, und wenn sie einige Felder ausfüllen, wird ihnen entweder eine automatische Vorlage zugeschickt oder die Anfrage wird automatisch eskaliert, wenn sie komplizierter ist. Bei schnellen Fragen ermöglicht die juristische Eingangstür den Nutzern, eine Antwort zu finden, ohne sich auf die vielbeschäftigten Rechtsexperten verlassen zu müssen.

Warum brauchen Sie eine juristische Eingangstür für juristische Anfragen?

Die legale Haustür hilft Ihnen, mit weniger mehr zu erreichen

Sie erreichen mehr mit weniger

Die Teams sind derzeit stark beansprucht, und jede Zeit, die für das Versenden von Standardverträgen oder das Redlining eines Drittanbietervertrags aufgewendet wird, ist Zeit, die in höherwertige Projekte investiert werden könnte. Ohne eine juristische Anlaufstelle müssen Rechtsexperten auf sich wiederholende Anfragen reagieren, Informationen aufspüren und sich auf zusätzliche Genehmigungen verlassen, die notwendig werden, wenn ein Vertrag auf dem Papier eines Dritten beginnt. Wenn Sie mit weniger Mitarbeitern oder Ressourcen arbeiten, ist eine Selbstbedienungsoption von entscheidender Bedeutung, damit Ihre Vertriebsmitarbeiter die Informationen erhalten, die sie für den Abschluss ihrer Geschäfte benötigen, ohne sich bei jeder einzelnen Anfrage an Ihr Legal Operations Team wenden zu müssen. Durch die Bündelung von Anfragen in einer Rechtsabteilung sparen Sie Ihrem Team Zeit und beschleunigen den Prozess für die Vertriebsmitarbeiter, die Sie betreuen.

Fügen Sie diese rechtlichen Prognosen und Statistiken zu Ihrem Radar hinzu

Quartals- und Jahresendüberprüfungen stehen bevor

Kurz vor den Feiertagen werden die Rechtsabteilungsteams mit zusätzlichen Anfragen von Vertriebsmitarbeitern konfrontiert, deren Verträge jedes Jahr verlängert werden müssen. In der Zwischenzeit werden die Tage kürzer, und die Urlaubszeit bedeutet, dass noch weniger Zeit zur Verfügung steht, um die einzelnen Verlängerungen zu bearbeiten. Eine juristische Eingangstür rationalisiert diese Prozesse und stellt sicher, dass jeder Vertrag seinen Workflow-Prozess durchläuft, wobei bei Bedarf automatisch eine Triagierung und Eskalation erfolgt, wenn heikle Probleme auftreten. Die beste juristische Eingangstür ist dynamisch und in Ihr System zur Verwaltung von Angelegenheiten integriert, so dass jede Vertragsanfrage oder Aktualisierung einer Angelegenheit nahtlos durch Ihr System geleitet wird. Verwaltung des Vertragslebenszyklus System, das sicherstellt, dass Ihre Unterlagen immer auf dem neuesten Stand sind, die Vorschriften vollständig erfüllen und keine Fehler enthalten. Auf diese Weise wird der Erneuerungsprozess am Jahresende für Ihr Team überschaubarer. 

Automatisierung im Rechtswesen ist ein wichtiger Branchentrend im Jahr 2022 Ihr juristischer Posteingang wird zum Alptraum

Der durchschnittliche Büroangestellte erhält 120 E-Mails pro Tag. Fachleute für Rechtsfragen, deren Arbeit oft aus ihrem Posteingang heraus erledigt wird, erhalten wahrscheinlich sogar noch mehr als das. Aber es ist schwer, mit all diesen E-Mails Schritt zu halten, und selbst wenn die Mitarbeiter der Rechtsabteilung mit ihrem Posteingang Schritt halten, erfordert jede Vertragsanfrage oft einen vollständigen Arbeitsablauf: Die Vertragsvorlage wird versandt, muss aber später überarbeitet, genehmigt und mit eSignatur, abgeheftet und der richtigen Angelegenheit zugeordnet werden, und vieles mehr. Das bedeutet, dass es nicht ausreicht, sich um die E-Mails zu kümmern, was ohnehin schon eine Sisyphusarbeit ist. Eine juristische Eingangstür reduziert nicht nur die Anzahl der E-Mails im Posteingang Ihrer juristischen Teams, indem sie Selbstbedienungsanfragen anbietet, die Ihre Teammitglieder außen vor lassen, sondern sie bietet auch einen Workflow am Backend. Plötzlich werden Anfragen auf eine automatisierte Reise geschickt, die zeitbasierte Eskalationen für Genehmigungen und eine zusätzliche Aufsicht über die ungewöhnlichen Ausnahmen, die auftauchen, nutzt - aber abgesehen davon sollten Ihre Anfragen mühelos durch Ihren Prozess fließen, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.

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