Regulierungsbehörden heben die Datenherausforderungen bei der Umstrukturierung eines Unternehmens hervor
In den letzten Monaten war ein ständiges Thema in der Wirtschaft Bewältigung des WandelsDabei sind die Heimarbeit und die stark veränderte Wirtschaftslage nur zwei Themen, die hervorstechen.
Die einzige sichere Vorhersage, die man machen kann, ist, dass es zu weiteren Veränderungen kommen wird, wenn die Impfstoffe auf den Markt kommen und die Welt zu etwas zurückkehrt, das der "Normalität" ähnelt.
Die Umstrukturierung des eigenen Unternehmens, seiner Systeme und Prozesse wird aufgrund all dieser Veränderungen ein ständiges Thema sein. Einige Unternehmen werden fusionieren und konsolidieren, andere werden wachsen, und einige Geschäftsbereiche werden an neue Eigentümer verkauft oder ausgegliedert werden.
Datenmanagement steht im Fadenkreuz der Regulierung
Auch die Regulierungsbehörden haben dies erkannt. Verwaltung von Kundendaten in einer sich verändernden Geschäftssituation wurde kürzlich von der britischen Financial Conduct Authority (FCA) als Problem hervorgehoben. Nimmt man noch die Herausforderungen der GDPR in der EU, der CCPA und der NYPA in den USA hinzu, wird klar, dass das Datenänderungsmanagement im Jahr 2021 ein wichtiges Thema sein wird.
Dass das US Office of the Comptroller of the Currency (OCC) kürzlich gegen ein US-Institut eine Geldstrafe von $60 Mio. über Unzulänglichkeiten bei der Datenverwaltung werden ebenfalls die Gemüter erregen.
Probleme bei der Datenverwaltung während eines Projekts zur Umgestaltung von Geschäftsprozessen jeglicher Größenordnung sind in der Regel auf folgende Ursachen zurückzuführen Prozess und nicht Technologie. Zu den spezifischen Punkten könnte gehören, dass die Teams die Datenverwaltungsrichtlinien nicht vollständig kennen oder keinen Zugang zu den aktuellsten Versionen haben. Oder es werden im gesamten Unternehmen uneinheitliche Richtlinien verwendet.
Ein weiteres häufiges Problem ist, dass wichtige Kundendaten nicht immer in den IT-Systemen des Unternehmens gespeichert sind, sondern von den Mitarbeitern in Tabellenkalkulationen aufbewahrt werden können. Möglicherweise sind sie sich der Tragweite der Datenvorschriften, die sie befolgen müssen, nicht voll bewusst und setzen ihr Unternehmen folgenden Risiken aus zusätzliche Risiken.
Der Schlüssel zu einem effektiven - und gesetzeskonformen - Datenmigrationsprojekt liegt in der Verwaltung aller betroffenen Daten, in der Anwendung von Prozessen, die auf die wichtigsten Richtlinien und Vorschriften abgestimmt sind, und im Nachweis dieser Konformität.
Welche Schritte können Sie also unternehmen, um diese Probleme zu lösen?
Kontrolle über EUCs erhalten
End-User Computing (EUC)-Anwendungen - Anwendungen, die von den Geschäftsanwendern selbst verwaltet werden, in der Regel Tabellenkalkulationen - sind weit verbreitet, vor allem dort, wo die Mitarbeiter die Flexibilität und Geschwindigkeit wünschen, die Tabellenkalkulationen ihnen und ihren Drittanbietern bieten. Sie werden während eines Datenmigrationsprojekts leicht vergessen, da es sehr oft kein zentraler Bestand dieser Anwendungen.
Die Kontrolle über EUC-basierte Daten übernehmen In einem Projekt zur Unternehmensänderung müssen Sie diese Tabellen finden, ihr Risiko und ihre Bedeutung für das Unternehmen ermitteln und die wichtigsten Anwendungen proaktiv überwachen.
Verwaltung der Datenpolitik ist ebenfalls unerlässlich. Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen verfügt zwar über eine Datenverwaltungspolitik, die Herausforderung besteht jedoch darin, sicherzustellen, dass diese aktuell, genau und im gesamten Unternehmen einheitlich ist und den wichtigen Regeln und Vorschriften vollständig entspricht. Außerdem müssen die Mitarbeiter leicht darauf zugreifen können und ihre Kenntnis und Anwendung der Richtlinie bei ihrer täglichen Arbeit unter Beweis stellen.
Eine wirksame Policy-Management-Lösung bietet eine leicht zu navigierende Richtlinienbibliothek, Testmöglichkeiten für Mitarbeiter, integrierte Workflow-Funktionen sowie Audit-Tools zum Nachweis der Änderungskontrolle und der Einhaltung von Vorschriften.
Zentralisierung der Datenspeicherung
Ein zentraler Datenspeicher kann eine effektive Datenverwaltung auch dann unterstützen, wenn die Daten weit über das Unternehmen verteilt sind. Dies kann insbesondere dann ein Problem sein, wenn die IT-Ressourcen im Vergleich zu Unternehmen, die stark in "Big Data"-Funktionen investieren, gering sind. Verwenden Sie eine automatisiertes Enterprise Content Management (ECM)-Lösung, um die riesige Anzahl von Dateien in einem modernen Unternehmen zu sammeln, zu ordnen, zu sichern, zu analysieren und bei Ablauf zu löschen.
Ein weiteres Element, das zu berücksichtigen ist, ist, wie Ihr Dritt- und Viertlieferanten Funktion in Ihrem Datenmanagement. Innovation und Multi-Channel-Kundenkontakt führen dazu, dass viele Kundenkontakte und -abwicklungen an Dritte übertragen werden. Das Datenmanagement dieser Dritt- und Viertanbieter bietet zwar Schnelligkeit und Flexibilität, muss aber vollständig mit Ihrem eigenen abgestimmt werden, insbesondere bei geschäftlichen Veränderungen.
Es ist wichtig, dass Sie in der Lage sind, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Datenrichtlinien verstehen und befolgen. Außerdem ist es wichtig, dass Sie Frühwarnung sollten Probleme mit ihren eigenen Unternehmen auftreten. Automatisierte Berichtsfunktionen helfen auch bei der Verwaltung der Ergebnisse dieser Bemühungen.
