Bewältigung des Coronavirus: 13 Lektionen über das Management von Fernarbeitern

Die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität während des Ausbruchs des Coronavirus hat dazu geführt, dass Millionen von Arbeitnehmern nun aus der Ferne arbeiten müssen. Einige Unternehmen sind darauf vorbereitet, für andere ist es ein unbekanntes Terrain.

Bei Mitratech arbeiten unsere Mitarbeiter seit Anfang der 2000er Jahre per Fernzugriff, und seit 2015 können wir das gesamte Unternehmen per Fernzugriff arbeiten lassen. Im Laufe der Jahre haben wir Prozesse und Best Practices entwickelt, um sicherzustellen, dass der Einsatz von Remote-Mitarbeitern keine Auswirkungen auf das Geschäft der Kunden hat.

Aber auch mit viel Erfahrung und Vorbereitung, es gab Überraschungen zu bewältigen während der COVID-19-Krise. Eine davon war, dass die Pandemie mit den Frühlingsferien zusammenfiel und eine Reihe von Schulsystemen ankündigte, dass die Kinder für den Rest des Schuljahres zu Hause bleiben könnten. So musste sich auch unser erfahrenes WFH-Team auf neue Herausforderungen einstellen.

Tipps für die Verwaltung von Fernarbeitskräften, die sich in der Praxis bewährt haben

Einige der Erkenntnisse und bewährte Verfahren die wir im Laufe der Jahre über die Einführung von Fernarbeitskräften aufgeschnappt haben?

Proaktive Kommunikation war in unserem Team absolut entscheidend. Im Falle von COVID-19 und Schulschließungen mussten beispielsweise Eltern, die von zu Hause aus arbeiten, unterschiedliche Arbeitszeiten einhalten, um sich die Verantwortung für die Kinderbetreuung zu teilen, und die Möglichkeit, andere um Unterstützung oder Flexibilität zu bitten, war von entscheidender Bedeutung.

Mit der Flexibilität bei der Anpassung an neue Entwicklungen wie die gerade erwähnte ist wichtig. Die Reaktion der Welt auf diese Pandemie zwingt die Unternehmen dazu, eine neue Art von Arbeitskräften einzusetzen, und was sich jetzt entwickelt, kann - oder muss - für viele zur neuen, dauerhaften Arbeitsweise werden. Planen Sie nicht nur für diese eine Situation, sondern stellen Sie sicher, dass Sie flexibel genug sind, um die Geschäftskontinuität für künftige Veränderungen in der Arbeitsweise zu gewährleisten.

Es ist wichtig, eine sehr proaktives Aufsuchen von Kunden um mögliche Störungen zu verstehen und ihnen (und Ihrem eigenen Team) dabei zu helfen, den Betrieb so weit wie möglich aufrechtzuerhalten. Führen Sie Lösungen und Prozesse ein, die Ihren Kunden helfen, effektiv mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten.

Den IT-Anfragen voraus sein - Von VOIP-Telefonen bis hin zu VPN-Verbindungen - hat Ihr Team alles, was es braucht, um aus der Ferne zu arbeiten? Verfügen Sie über Prozesse zur Beantragung und Erfüllung von Aufträgen, um dies zu unterstützen?

Stellen Sie sicher, dass Webcams, Plattformen für die Zusammenarbeit und andere Tools von oben nach unten verwendet um das Unternehmen in Verbindung zu halten. Wenn die Führungskräfte Ihres Unternehmens vor dem Einsatz von Webcams zurückschrecken, sendet dies ein negatives Signal und verzögert die Einführung. Der regelmäßige Einsatz von Webcams stärkt dagegen das Gefühl der Teamarbeit, das wichtig ist, wenn alle Mitarbeiter räumlich verstreut sind.

Planen Sie virtuelle Standups oder andere agile Methoden, um das Team in Echtzeit auf dem Laufenden zu halten und seine Fragen zu beantworten. Wie häufig sollte dies geschehen? Wir machen jeden Tag eine für bestimmte Einheiten; sie müssen nicht lang sein, nur relevant.

Schaffen Sie virtuelle "Gänge zum Schreibtisch" oder "Gespräche auf dem Flur". durch Kollaborationstools ermöglicht werden, so dass Manager oder Teamkollegen sich bei Bedarf austauschen können. Dazu sollten Einzelgespräche zwischen Managern und Mitarbeitern gehören, nicht nur Teamchats, damit die Entwicklung der Mitarbeiter und die starken internen Verbindungen weiter gedeihen.

Schulung der Mitarbeiter in diesen Instrumenten. Lassen Sie diejenigen, die sich mit der Nutzung von Collaboration-Lösungen auskennen, darüber sprechen, wie Sie Videochats und andere Sitzungen ansprechender und effektiver gestalten können, oder ziehen Sie sogar einen Trainer oder einen anderen Experten von außen hinzu. Es kann sein, dass Sie zum ersten Mal Videochats durchführen und Tools zur Bildschirmfreigabe mit Kunden verwenden müssen, die Sie bisher nur intern genutzt haben. In diesem Fall sollten Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten mit den wichtigsten Best Practices vertraut sind, z. B. mit der Deaktivierung von Pop-up-Benachrichtigungen, um ein störendes Erlebnis für Ihre Kunden zu vermeiden.

Passen Sie Ihren Führungsstil an an die neue Realität der Telearbeit anzupassen. Ist Ihr derzeitiger Führungsstil in der aktuellen Situation hilfreich oder hinderlich? Wenn Sie ein ergebnisorientiertes Team leiten, werden Sie natürlich nicht in der Lage sein, Mikromanagement zu betreiben oder Ihre Mitarbeiter physisch zu kontrollieren. Daher müssen Sie klare Erwartungen, Ziele und Prozesse festlegen, die auf Fernarbeit und Zusammenarbeit ausgerichtet sind, und ein gewisses Maß an Unabhängigkeit von Ihrem Team erwarten und sogar fördern.

Überlegen Sie, wie Sie Ihre Inhalte bereitstellen. Wenn Sie eine persönliche Konferenz oder Veranstaltung durch eine virtuelle ersetzen, achten Sie darauf, dass die Inhalte in kürzeren Sitzungen vermittelt werden und nicht in ganztägigen oder mehrstündigen Veranstaltungen. Es ist auch wichtig, dass Sie virtuell auf Feedback und Verständnis achten. Wenn die Teilnehmer schweigen, kann das bedeuten, dass sie multitaskingfähig sind, aber nicht, dass sie mit Ihnen einverstanden sind oder keine Fragen haben werden.

Zentralisierte Ressourcen für die Geschäftskontinuität haben in Krisenzeiten oder einfach nur für die kontinuierliche Fernarbeit und -zusammenarbeit, die verfügbar und zugänglich sind, egal ob es sich dabei um Ihr Intranet, aktualisierte Richtlinien und Verfahren, E-Mails, Chat-Plattformen usw. handelt. Gerade jetzt ist es an der Zeit, einen zentralen Speicher für Inhalte und Ressourcen einzurichten, den alle Mitarbeiter benötigen, um sicherzustellen, dass sie (buchstäblich) alle auf derselben Seite stehen, wenn es um wichtige Daten und Dokumente geht. Eine gute Idee? Befragen Sie Ihre Mitarbeiter, nachdem sie ein paar Tage im Außendienst gearbeitet haben, und fragen Sie sie, welche gemeinsamen Ressourcen sie am meisten benötigen.

Regelmäßige soziale Online-Treffen hinzufügen und sogar spezielle soziale Kanäle damit das Team sich entspannen und gemeinsam Stress abbauen kann. Eine "virtuelle Happy Hour" hebt nicht nur die Laune Ihrer Mitarbeiter, sondern zeigt auch, dass sich das Unternehmen bewusst ist, dass alle an einem Strang ziehen.

Sorgen Sie für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben. Die Versuchung mag groß sein, länger zu arbeiten, nur weil wir es von zu Hause aus tun und es uns hilft, nicht in die Nachrichten zu schauen. Sorgen Sie aber dafür, dass sich die Mitarbeiter Zeit nehmen, um von der Arbeit abzuschalten, indem sie tagsüber Pausen einlegen oder sich an angemessene Arbeitszeiten halten. Das ist besonders wichtig, um in stressigen Zeiten wie einer gesellschaftlichen Krise ein Burnout zu verhindern.

[bctt tweet="Was sich derzeit bei den Remote-Arbeitskräften abspielt, kann - oder muss - für viele Unternehmen die neue, dauerhafte Arbeitsweise werden." via="yes"]