Die Ins und Outs der Legal Bill Review (LBR)
Die Ins und Outs der Legal Bill Review (LBR)

Die Ins und Outs der Legal Bill Review (LBR)

Vivian Susko |

Sollte ein Unternehmensjurist die Einzelposten überwachen und die juristische Rechnungsprüfung in Ihrem Unternehmen beaufsichtigen - oder sollten Sie diese Aufgabe auslagern? 

Juristische Rechnungen: Ohne sie kann man nicht leben, ohne sie kann man kein Geld verdienen. Wenn Anwaltskanzleien ihre Zeit und Ausgaben in Rechnung stellen, ist es von entscheidender Bedeutung, den Überblick darüber zu behalten, was (und wann) gezahlt wird, um die Ausgaben für externe Rechtsberatung zu kontrollieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Falsche Einzelposten, vage Beschreibungen, Verstöße gegen Richtlinien oder Blockabrechnungen müssen gekennzeichnet und entsprechend behandelt werden - aber soll das alles den vielbeschäftigten internen Prüfern überlassen werden? 

Angesichts der heutigen Nachfrage nach Geschwindigkeit und Effizienz, Die Zeit einer internen Abteilung könnte anderswo besser genutzt werden, Deshalb erforschen viele vorausschauende Teams Ausgelagerte Prüfung juristischer Rechnungen. Lassen Sie uns in die Einzelheiten des Rechnungsprüfungsprozesses eintauchen, einschließlich der Frage, wie Sie beurteilen können, ob Outsourcing für Ihr Unternehmen der richtige Schritt ist. 

Eine kurze Zusammenfassung: Was ist die rechtliche Prüfung von Rechnungen und wer ist dafür zuständig?

Die Überprüfung juristischer Rechnungen Zeile für Zeile und das Hervorheben von Richtlinienverstößen oder nicht konformen Aktivitäten - auch bekannt als Legal Bill Review - obliegt traditionell den internen Rechtsteams oder speziellen Mitarbeitern. Die Prüfung juristischer Rechnungen erfordert Transparenz; dadurch werden Abrechnungsrichtlinien und Auftragsbedingungen eingehalten und Rechnungsanpassungen bei Bedarf vorgenommen.

Neben der Erfassung und Reduzierung der Ausgaben für Rechtsangelegenheiten kann die Überprüfung von Rechnungen (wenn sie richtig durchgeführt wird) dazu beitragen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass eine Anwaltskanzlei die Richtlinien und ethischen Standards einhält. Aber es kann auch ein zeitaufwändiger Prozess sein - und wenn er manuell durchgeführt wird, wird die Prüfung juristischer Rechnungen zu einem Alptraum in Sachen Budget und Compliance.

Sollten Sie die Prüfung Ihrer Rechnungen auslagern?   

Die Prüfung von Rechnungen wird häufig an Anwälte und juristische Mitarbeiter in der Rechtsabteilung des Unternehmens delegiert, da sie die rechtlichen Ziele des Unternehmens von Haus aus kennen, Einblicke in jeden einzelnen Fall haben und eine Beziehung zu externen Anwälten unterhalten, die sollte in der Lage sein, ihnen mitzuteilen, ob sie rechtzeitig und korrekt abgerechnet werden. Aber ist das immer der Fall? Im Folgenden finden Sie fünf Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie prüfen, ob Ihr Team die Prüfung von Rechnungen auslagern sollte:

 

Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Ihr Team für die Prüfung ausgelagerter juristischer Rechnungen evaluieren

Ist Ihr internes juristisches Personal zu dünn gesät oder fühlt es sich ausgebrannt?

Laut einer Umfrage von Juro und Wilson Sonsini67% von Anwälten fühlen sich mit minderwertiger Arbeit wie dem manuellen Durchforsten von Vorlagen, der Beantwortung grundlegender Anfragen und der Überprüfung von Rechnungen überfordert. Die Auslagerung der Rechnungsprüfung führt nicht nur zu schnelleren Genehmigungen und Zahlungen, sondern verschafft den internen Mitarbeitern auch mehr Zeit, sich auf wichtige, hochwertige Aufgaben zu konzentrieren. Dadurch wird auch die Grundlage dafür geschaffen, dass sich die Mitarbeiter engagierter und erfüllter fühlen, was das allgemeine Wohlbefinden steigert und gleichzeitig die Fluktuation verringert.

 

Sollten Sie die Prüfung juristischer Rechnungen auslagern?

Besteht die Möglichkeit eines Interessenkonflikts? in Ihren Firmenbeziehungen?

Objektivität ist beim Management von Kanzleibeziehungen unerlässlich. Wenn Ihr internes Prüfungsteam eine enge Partnerschaft mit Ihren Anwaltskanzleien unterhält - oder sogar selbst aus externen Kanzleien stammt -, könnte es zu einem Zögern bei der Durchsetzung von Abrechnungsrichtlinien oder bei der Führung von Gesprächen über schwierige Ausgaben kommen, was zu zusätzlichen Kosten oder sogar zur Nichteinhaltung der Vorschriften führt. Ein vertrauenswürdiger Partner für die Rechnungsstellung bietet dagegen ein objektives Management der Rechnungsrichtlinien, engagierte Experten für die zeitnahe Beantwortung von Anfragen externer Anwälte und ein schnelles, effektives Einspruchsverfahren, um Bedenken zeitnah und konsequent auszuräumen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Beziehung zwischen der Rechtsabteilung und den externen Beratern intakt bleibt und alle Abrechnungsvereinbarungen eingehalten werden.

 

Ist die Anzahl der Mitarbeiter eine Herausforderung bei der Rechnungsprüfung?

Ist die Anzahl der Mitarbeiter eine Herausforderung? 

Viele Rechtsabteilungen von Unternehmen lösen den Verwaltungsaufwand für ihr internes Team, indem sie zusätzliche Mitarbeiter speziell für die Prüfung von Rechnungen einstellen. Leider ist es fast unmöglich, dem ständigen Wandel der Arbeitsbelastung Herr zu werden - wie soll man die "richtige" Anzahl von Mitarbeitern einstellen, wenn ein Monat ruhig ist und der nächste überwältigend? Bedenken Sie auch den erheblichen Schulungsaufwand für einen internen Mitarbeiter, der sich summieren kann, wenn die Fluktuation zunimmt (und kompetente Rechnungsprüfer sind heutzutage sehr gefragt!). Um zu vermeiden, dass Sie bei Überbesetzung Overhead-Kosten tragen oder bei erhöhtem Arbeitsaufkommen zu wenig Leistung erbringen, bietet ein ausgelagertes Team eine bequeme und konsistente Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Menge an Ressourcen einsetzen - jedes Mal.

 

Erfassen Sie die richtigen Analysen aus Ihrer Rechnungsprüfung?

Erfassen Sie die richtigen Analysen?

Selbst wenn Ihr internes Team die Rechnungen Ihrer Anwaltskanzleien auf dem Laufenden hält, sammelt es Erkenntnisse, die zu einer besseren Entscheidungsfindung und mehr Konsistenz führen könnten? Können Sie beispielsweise Ihre Ausgaben nach Region, Art der Angelegenheit, Zeitbeauftragten usw. analysieren und kategorisieren, um Leistungstrends zu erkennen und die Ausgaben Ihren leistungsstärksten Firmen zuzuweisen? Einige der besten Plattformen zur Überprüfung von Anwaltsrechnungen bieten technologiegestützte Daten zur Unterstützung der Analyse von Anwaltshonoraren und -kosten durch ihr Team und helfen Ihnen, Ihre Ausgaben und Prognosen zu optimieren.

KI + menschliches Fachwissen von Drittanbietern: Der Schlüssel zur optimierten Prüfung juristischer Rechnungen

Wenn die Auslagerung der Prüfung juristischer Rechnungen für Ihr Team der richtige Schritt zu sein scheint, lohnt es sich, einen integrierte Plattform die eine KI-gestützte Rechnungsprüfung mit der Prüfung durch Dritte kombiniert. Dies verringert nicht nur den Aufwand für die Rechnungsprüfung, sondern bietet auch genauere, verwertbare und zuverlässige Ausgabendaten, die Sie nutzen können. Der Ansatz ist zweigleisig: 

  • Tief KI/ML-Analytik identifiziert automatisch nicht konforme Artikel, Fehler, blockierte Rechnungen und vieles mehr. Mit maschinellem Lernen kann Ihr Team die Genauigkeit der Rechnungsdaten um mehr als 70% verbessern. 
  • Die Experten für die Überprüfung von Rechtsangelegenheiten erfassen selbst komplexe, nicht konforme Rechnungsposten und geben Ihnen so ein vollständiges Bild Ihrer Rechtsausgaben mit Kontext. 
Ausgabenmanagement-Lösungen von Mitratech

IEs ist ein Gewinn für beide Seiten: Sie verbessern die Effizienz Ihres Teams und Erhöhung der Vorhersehbarkeit der Zahlungen für externe Anwälte.