E-Verify Compliance-Leitfaden für Arbeitgeber

E-Verify ist zwar ein hilfreiches Instrument für alle Arbeitgeber, die sicherstellen wollen, dass die I-9-Formulare ordnungsgemäß ausgefüllt wurden, aber in Fällen, in denen E-Verify erforderlich ist es ist ein obligatorischer zusätzlicher Schritt. Die Strafen für die Nichteinhaltung der E-Verify-Anforderungen hängen von dem Bundesstaat ab, in dem ein Unternehmen ansässig ist, können jedoch die Annullierung von Verträgen und die Rückbuchung von Geldern, den Ausschluss von künftigen öffentlichen Aufträgen und sogar die Aussetzung und/oder den Entzug von Geschäftslizenzen und Genehmigungen umfassen.

Daher ist die Einhaltung aller E-Verify-Anforderungen für alle Unternehmen, die zur Nutzung des Systems verpflichtet sind, von entscheidender Bedeutung. Aber die Einhaltung von E-Verify muss keine lästige Bürde seinen, wenn Sie die unten aufgeführten bewährten Verfahren befolgen.

1. Prüfen Sie, ob Siezur Verwendung von E-Verify verpflichtet sind

Obwohl E-Verify dazu beitragen kann, dass jedes Unternehmen die gesetzlichen Einstellungsanforderungen erfüllt, gibt es einige Fälle, in denen Arbeitgeber verpflichtet sind, das Formular I-9 über das System einzureichen, da sie andernfalls mit empfindlichen Strafen rechnen müssen. Der erste Schritt zur Einhaltung von E-Verify ist zu wissen, ob das System obligatorisch ist für Ihr Unternehmen. Eine Verfügung des Präsidenten und die Federal Acquisition Regulation (FAR) schreiben vor, dass Auftragnehmer auf Bundesebene E-Verify verwenden müssen, um den Beschäftigungsstatus von Mitarbeitern zu überprüfen, die im Rahmen bestimmter öffentlicher Aufträge arbeiten. Außer in den Fällen, in denen die FAR-Vorschrift dies vorschreibt, kann E-Verify nicht zur Überprüfung des Status bestehender Mitarbeiter verwendet werden.

Die E-Verify-Bestimmungen variieren auch von Bundesland zu Bundesland, und es ist wichtig, dass Sie sich über die Anforderungen informieren, je nachdem, wo Ihr Unternehmen ansässig ist und mit welchen Arten von Verträgen Sie zu tun haben. In einigen Fällen hängen die E-Verify-Anforderungen davon ab, ob es sich um einen Vertrag mit einer öffentlichen Einrichtung (Gemeinde, Landkreis, Staat) und/oder um einen Vertrag mit einem bestimmten Dollarwert handelt. Umgekehrt, kalifornisches Recht erlaubt es den Unternehmen nicht, den Einwanderungsstatus potenzieller Mitarbeiter zu überprüfen, mit einigen Ausnahmen, was unterstreicht, wie wichtig es ist, seine spezifischen Verpflichtungen zu kennen.

2. Verwechseln Sie nicht Ihre Verpflichtungen aus Formular I-9 und E-Verify

Die Formulare I-9 und E-Verify erfüllen scheinbar ähnliche Zwecke, aber sie sind nicht dasselbe - und die Einhaltung des einen garantiert nicht die Einhaltung des anderen. Selbst wenn ein Mitarbeiter ein Formular I-9 ausgefüllt hat und Sie es mit seinen Unterlagen aufbewahrt haben, müssen Arbeitgeber, die zur E-Verifizierung verpflichtet sind, den zusätzlichen Schritt der Übermittlung einer Abfrage über das elektronische System mit den vorgeschriebenen Fristen unternehmen.

Ebenso können Arbeitgeber, die es versäumen, für jede Person, die auf ihrer Gehaltsliste steht (oder anderweitig eine Vergütung erhält), ein ausgefülltes Formular I-9 aufzubewahren, auch nach der Überprüfung des Status eines Mitarbeiters mit gesonderten Strafen belegt werden. Software zur Einhaltung der I-9-Vorschriften mit direkter E-Verify-Einreichungsmöglichkeit kann dazu beitragen, die Einhaltung der Vorschriften an beiden Fronten zu gewährleisten.

3. Verstehen Sie die Anforderungen für E-Verify

Sobald Sie sich über Ihre E-Verify-Anforderungen im Klaren sind, sollten Sie sich darüber informieren, was Sie für die Nutzung des Systems benötigen. Zunächst einmal müssen sich Arbeitgeber, die E-Verify nutzen müssen, bei dem System anmelden. Nach der Anmeldung müssen Unternehmen, die das System nutzen, ein Plakat aushängen, das auf ihre Teilnahme am E-Verify-Programm hinweist, sowie ein Aufklärungsplakat über die Rechte der Arbeitnehmer.

Wenn Arbeitgeber E-Verify nutzen, müssen ihre Mitarbeiter in Abschnitt 1 ihre SSN angeben. Außerdem muss der Arbeitgeber eine Kopie behalten, wenn ein Dokument mit Foto vorgelegt wird (US-Reisepass, US-Passkarte, EAD und Daueraufenthaltskarte). Legt ein Arbeitnehmer ein Dokument der Liste B vor, so muss dieses Dokument ein Foto enthalten. Arbeitgeber können das E-Verify-Verfahren für neu eingestellte Mitarbeiter einleiten, sobald diese ein Beschäftigungsangebot annehmen und ihr I-9 ausfüllen. Das I-9 muss innerhalb von drei Tagen ausgefüllt werden. Wird das E-Verify-Verfahren nicht innerhalb von drei Tagen eingeleitet, kann eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften eingeleitet werden.

4. Schnelles und angemessenes Ansprechen von TNCs

Von Zeit zu Zeit kann ein Mitarbeiter eine vorläufige Nichtbestätigung (Tentative Non Confirmation, TNC) vom E-Verify-System erhalten. Solche Benachrichtigungen bedeuten nicht, dass ein Mitarbeiter nicht zur Arbeit berechtigt ist - sie bedeuten nur, dass das System weitere Informationen benötigt, um seine Berechtigung zu überprüfen. Solche Mitteilungen müssen umgehend bearbeitet werden, um die Rechte des Mitarbeiters zu schützen und um das Risiko zu verringern, dass ein korrigierbarer Fehler zu einer endgültigen Nichtbestätigung führt, was Sie dazu veranlassen kann, das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters zu beenden.

Im Falle einer TNC-Benachrichtigung muss der Arbeitgeber den neuen Mitarbeiter schnellstmöglich benachrichtigen und ihm eine FAN-Benachrichtigung (Further Action Required) zukommen lassen, die er durchlesen und unterschreiben muss und in der der Grund für die TNC erklärt wird. Der Arbeitnehmer muss auch entscheiden, ob er gegen die TNC vorgehen möchte. Wenn er Maßnahmen ergreift, erklärt er sich bereit, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um sich mit der zuständigen Behörde in Verbindung zu setzen, um die TNC zu lösen. Nicht tätig zu werden bedeutet, dass der Mitarbeiter nicht bereit ist, Maßnahmen zu ergreifen, und führt letztendlich zu einer endgültigen Nichtbestätigung, was bedeutet, dass E-Verify die Beschäftigungsberechtigung der Person nicht bestätigen kann.

Falls der Arbeitnehmer die TNC anfechten möchte, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Bestätigung des Verweisungsdatums aushändigen und darf keine nachteiligen Maßnahmen gegen den Arbeitnehmer ergreifen, bis die TNC geklärt ist. Der Arbeitnehmer muss selbst entscheiden, ob er sich mit der zuständigen Behörde in Verbindung setzen möchte, um die TNC zu klären. Geschieht dies nicht, kann dies zu einer endgültigen Nichtbestätigung führen, was bedeutet, dass E-Verify die Beschäftigungsberechtigung der Person nicht bestätigen kann.

Arbeitnehmer haben ab dem Datum der Überweisung acht Arbeitstage Zeit, um den TNC-Fall zu lösen. Dieser Countdown beginnt nicht mit dem Datum des TNC, sondern mit dem Datum, an dem der Arbeitnehmer das FAN unterschreibt und der Fall an E-Verify weitergeleitet wird. Ein elektronisches I-9-System, das den TNC-Status auf einen Blick anzeigt, kann dazu beitragen, dass die Arbeitnehmer die benötigten Informationen rechtzeitig erhalten.