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Spitzenleistungen in der Rechtsabteilung: Lehren aus den Fortune 500

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Das Wachstum der Rechtsabteilung wurde von großen Rechtsabteilungen in großen Unternehmen angeführt. Sie haben also hart erkämpfte Lektionen über die Entwicklung einer Legal-Ops-Funktion zu vermitteln.

Diese Rolle größerer Unternehmen bei der Umsetzung von Legal Ops wurde von der 2019 Stand der Industrie Umfrage von CLOC. Die Kopfzahlen geben Aufschluss darüber, wer die frühe Initiative ergriffen hat:

  • Versicherungsunternehmen, die am meisten für Rechtsangelegenheiten ausgeben, haben im Durchschnitt 24 Vollzeitäquivalente in der Rechtsabteilung.
  • Große Unternehmen beschäftigen im Durchschnitt 14 Vollzeitkräfte in der Rechtsabteilung und 2 Vertragsbedienstete in der Rechtsabteilung
  • Kleine und mittelgroße Unternehmen haben im Durchschnitt 2 Vollzeitkräfte in der Rechtsabteilung und 0 Auftragnehmer

Aber es ist sicher, dass niemand hat noch nicht den "Höhepunkt der Legal Ops" erreicht, wo Effizienz und Leistung perfektioniert sind. Es ist eine solide Wette, dass niemand immer wird, aber die auf diesem Weg erzielten Gewinne führen bereits zu einem höheren ROI und einer größeren Wirkung auf das Unternehmen.

Selbst bis zu diesem Plateau ist es noch ein weiter Weg. Zum einen ist die Disziplin noch relativ neu. Darüber hinaus haben sich die Teams der Rechtsabteilung der Technologie zugewandt, um mehr Effizienz, Reaktionsfähigkeit und Transparenz zu erreichen, und die Technologie entwickelt sich ständig weiter. Aber es ist vor allem der Weg, nicht das Ziel, der derzeit in der gesamten Rechtsbranche Anklang findet.

Was sind die drei wichtigsten Lehren aus den ersten Legal-Ops-Einführungen?

Im vergangenen Jahr, Brian McGovern von Mitratech hat sich mit über 100 Rechtsabteilungen und Leitern von Rechtsabteilungen in vielen der größten Unternehmen der Welt getroffen. Durch seinen eigenen Hintergrund als Leiter der Rechtsabteilung erhielt er Einblicke in die Herausforderungen, mit denen diese Unternehmen konfrontiert waren.

Auf unserer kürzlich stattgefundenen Nutzerkonferenz Interact 2019 präsentierte er, was er gelernt hatte. Die Sitzung, Die wichtigsten Ergebnisse der Fortune 500auch enthalten Rick RadiceVP & Chief Operations Officer - Law, Compliance, Business Ethics, External Affairs bei Prudential Financial, Inc. und Justin Hectus, CIO/CISO bei Keesal, Young & Logan und CIO bei KP Labs Keesal, Young & Logan / Keesal Propulsion Labs.

Die Erkenntnisse, die sie in dieser Sitzung gewinnen konnten, waren nur die Spitze des Eisbergs, und viele weitere werden in einem demnächst erscheinenden E-Book behandelt. Aber die drei Hauptlektionen die aus den Erfahrungen dieser führenden Rechtsabteilungen gezogen werden können?

Mit weniger mehr erreichen

Es scheint, dass für die meisten Aufgaben nie genug Zeit oder Ressourcen zur Verfügung stehen, und das gilt auch für Rechtsabteilungen, wo der Druck, komplexe Anforderungen so schnell wie möglich zu erfüllen, enorm ist. Aber eine ernüchternde Tatsache? In einer typischen Rechtsabteilung, weniger als 10% der geleisteten Arbeit einen direkten Nutzen für den Kunden bringen. 

Um die verfügbare Zeit und die Ressourcen zu optimieren, müssen bestehende Prozesse überprüft und solche, die keinen Nutzen bringen, abgeschafft werden. Das bedeutet, dass Arbeitsabläufe kritisch zu betrachten sind, die Genehmigungen, Nacharbeiten, E-Mails und das Abtippen von Daten.Dies gilt insbesondere für manuelle Prozesse, die durch eine Automatisierung der juristischen Abläufe ersetzt werden sollten. Unternehmen, die diesen Ansatz gewählt haben, wie z. B. NetApp und Gileadhaben bereits entscheidende Vorteile festgestellt.

Bereitstellung der richtigen Daten für die richtigen Personen zur richtigen Zeit

In den Rechtsabteilungen sollte jedes Projekt oder jeder Prozess mit einer Strategie die antreibt Tätigkeit die sein können berichtet nach der Tat. Aber auch wenn die Rechtsabteilungen an der Spitze der vertikalen Berge von Daten nutzen selbst die fortschrittlicheren Legal Ops-Teams nur einen Bruchteil davon.

Welchen Weg zur Nutzung von Daten zur Optimierung von Prozessen und Ausgaben haben die Leiter von Legal Ops als den besten gefunden? Es beginnt mit der Entwicklung eines umfassenden Verständnisses der kritischen Aktivitäten. Dies sollte damit beginnen, dass man versteht, wie Entscheidungen in hochvolumigen Prozessen derzeit getroffen werden. Der nächste Schritt besteht in der Entwicklung von Kennzahlen, mit deren Hilfe die Rechtsabteilung feststellen kann, wie datengesteuerte Entscheidungen sollte gemacht werden. Auf diese Weise kann die Rechtsabteilung die richtigen Datenquellen ermitteln, die sie zur Leistungsmaximierung nutzen kann. In Kombination mit den richtigen Visualisierungstools erhalten sie so die Analysen, die sie zur Feinabstimmung von Arbeitsverteilung, Produktivität und Ausgaben benötigen.

Aufbau eines Teams mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Hintergründen

Die Einstellung eines Legal Operations-Teams mit identischen Fähigkeiten und Erfahrungen schränkt seine Fähigkeit ein, flexibel, beweglich und innovativ zu sein. Laut Brian McGoverns Interviews sind dies jedoch genau die Qualitäten, die für den Erfolg von Legal Ops notwendig sind.

Legal Ops muss mit Verantwortlichkeiten rechnen, die alles umfassen, vom Lieferantenmanagement bis zur IT, von der Anwendungsschulung bis zur Verwaltung und Dutzende anderer Aufgaben. Mit anderen Worten: Es ist dasselbe wie bei der Leitung jeder anderen Geschäftseinheit. Dazu muss ein Team mit unterschiedlichen Talenten zusammengestellt werden, die sich gegenseitig ergänzen und deren Wert weit über ihren jeweiligen Bereich hinausgeht. Wie er kürzlich erklärte: "Die Menschen sind die Grundlage nicht nur der Rechtsabteilungen, sondern des gesamten Unternehmens". Daher ist es wichtig, die richtigen Leute in die richtigen Rollen zu bringen.

Vertiefung der Lektionen über Legal Ops

Wir werden diese drei Lektionen und weitere in zukünftigen Blog-Beiträgen und im kommenden eBook, das auf Brian McGoverns Interviews mit Fortune 500-Führungskräften aus der Rechtsbranche basiert, näher beleuchten.

Es ist zwar eine aufregende Zeit, Teil dieses branchenweiten Wandels zu sein, aber es gibt keinen Grund, dass er nervenaufreibend sein sollte. Die Erkenntnisse, die wir behandeln werden, werden klare Best Practices liefern, die Sie in Zukunft befolgen können. reibungslose und schnell produktive Umsetzung von Legal Operations und Legal Technology für Unternehmen aller Art, einschließlich kleiner und mittlerer Unternehmen und Anwaltskanzleien.