ICE USCIS Prüfungen der Einwanderung
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I-9 ICE-Audits auf Rekordniveau - ist Ihr Unternehmen darauf vorbereitet?

Shay Misra |

Die letzten vier Jahre waren für die Einwanderergemeinschaft in den USA nicht gerade angenehm, und zwar nicht nur für die Einwanderer selbst. Eine Rekordzahl von Unternehmen im ganzen Land hat das Klopfen des ICE an ihren Türen zu spüren bekommen.

Eine Inspektionsmitteilung (Notice of Inspection, NOI) der Einwanderungs- und Zollbehörde (Immigration and Customs Enforcement, ICE) kann für jedes Unternehmen, das nicht richtig vorbereitet ist, ein Schlag ins Gesicht - und in den Geldbeutel - sein.

I-9-Prüfungen erhöht um 375% im Jahr 2018und insgesamt, in den letzten vier Jahren um das Fünffache gestiegen. Die Regeln und Vorschriften für die Einhaltung von I-9 werden sich weiter entwickeln, insbesondere da die neue Regierung im Weißen Haus eine Vielzahl von willkommene Änderungen zum Einwanderungssystem.

Einige weitere Zahlen, die Ihr Unternehmen in höchste Alarmbereitschaft versetzen sollten:

  • Im Jahr 2018 wurden fast 6.000 Arbeitgeber im Rahmen von I-9-Audits überprüft, und einige gehen davon aus, dass sich diese Zahl eher in Richtung 10,000 wenn die Zahlen für 2020 vorliegen.
  • $14 Million an Bußgeldern wurden 2019 wegen Verstößen gegen das Formular I-9 verhängt.
  • Die durchschnittliche Strafe für ein einziges nicht konformes I-9 beträgt $1,862.
  • 76% der Papierformulare I-9 weisen mindestens einen Fehler auf (und ein ähnlicher Prozentsatz geht verloren oder ist unvollständig).

Welche Auswirkungen hat ein I-9-Audit auf Ihr Unternehmen? Ohne die richtigen Ressourcen und Instrumente können hohe Geldstrafen und Bußgelder, Verwaltungschaos, Störungen des Geschäftsbetriebs und sogar Verhaftungen die Folge sein. Ein langjährig bekanntes kalifornisches Unternehmen wurde gezwungen, seine Türen zu schließen im Jahr 2020 aufgrund der Feststellungen aus einem ICE-Audit. 

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"Es ist ein herzzerreißender Verlust", erklärte das Unternehmen auf seiner Facebook-Seite. "Die Entdeckung einer großen Anzahl von nicht autorisierten Arbeitern hat den Betrieb so sehr gestört, dass wir keine andere Wahl hatten, als zu schließen".

Die größte jemals von der ICE verhängte Strafen belief sich auf eine beeindruckende Summe von $95 Millionen gegen ein Unternehmen, das wissentlich gefälschte Dokumente von illegalen Einwanderern akzeptiert hat.

Die Schwierigkeiten bei der Einhaltung des I-9

Aber ein Unternehmen muss die Behörden nicht absichtlich täuschen, um bei einem I-9-Audit mit Geldstrafen und Bußgeldern belegt zu werden. Mit über 1.200 Regeln und Vorschriften, ein über 100-seitiges Handbuchund 15 Seiten mit AnleitungenDas ordnungsgemäße Ausfüllen des Formulars I-9 kann eine langwierige und komplexe Aufgabe sein.

Und wie bei so vielen Aspekten des Lebens ist die COVID-19-Pandemie hat das Ausfüllen des Formulars I-9 noch einfacher gemacht schwieriger. Mit der Einführung von Telearbeitskräften ist das Onboarding ein anspruchsvolleres Verfahren als in der Vergangenheit; Ihre eigenen HR-Mitarbeiter arbeiten wahrscheinlich von zu Hause aus, so dass auch sie mehr vom Prozess entfernt sind als früher.

Bei all diesen komplexen Sachverhalten reicht die bloße Erwähnung einer ICE Notice of Investigation aus, um selbst die gutwilligste Organisation in Panik zu versetzen. Hier kommt Ihr Partner für die Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen, Mitratech, ins Spiel.

Wie Sie sich mit bewährten Verfahren auf Ihr I-9-Audit vorbereiten - eine Fallstudie

Mit einer umfassenden Palette von Tools zur Einhaltung von I-9Mitratech arbeitet mit Ihrem Team zusammen, um betriebliche Effizienz, Sicherheit und Konformität mit all Ihren Anforderungen an die I-9-Verfolgung zu gewährleisten. Cloud-basierte und automatisierte Tools nehmen einen Großteil des Stresses aus einem I-9-Audit.

ICE-Grafik zur Einwanderung

Abercrombie & Fitch hat nach dem Audit einige wichtige Lehren gezogen und danach beschlossen, auf eine Mitratech-Lösung zur Einhaltung der I-9-Vorschriften umzusteigen. Die bewährte Verfahren, die sie von Mitratech gelernt haben?

  • Entwicklung und Umsetzung eines regelmäßiges Audit-Verfahren:
    • Überprüfen Sie regelmäßig Ihr elektronisches I-9-System - sowohl die elektronischen Vorgänge als auch die endgültig ausgefüllten Formulare
  • Sorgen Sie für Ausfallsicherheit - haben eingebauter Fehlerschutz:
    • Zu den Schutzmaßnahmen gehören: I-9 kann nicht elektronisch eingereicht werden, wenn Felder falsch ausgefüllt oder leer gelassen wurden; abgelaufene Dokumente können nicht eingegeben werden
  • Behalten Sie es einfach:
    • Die Anweisungen sollten für die für die Erstellung des I-9 Formulars verantwortlichen Manager vor Ort klar und präzise sein.
  • Vergewissern Sie sich, dass es sich um eine integrierte Lösung:
    • Vergewissern Sie sich, dass Ihre I-9-Software in ein bereits vorhandenes Bewerberverfolgungssystem integriert werden kann, um sicherzustellen, dass das Formular zum Zeitpunkt der Einstellung ausgefüllt wird.
  • Aktivieren Sie mobile Authentifizierung:
    • Die I-9 Software sollte automatisch den Zugang für Manager an einem bestimmten Standort erlauben, auch wenn sie nur vorübergehend dort sind.

Die Lockerung der Einwanderungsbeschränkungen unter der Biden-Regierung bedeutet mehr arbeitsbezogene Visa und einen einfacheren Weg zur Staatsbürgerschaft (und Beschäftigung) für viele, die bereits im Land sind.

Das bedeutet auch, dass es immer mehr Änderungen an Vorschriften und Regelungen gibt. Der Bedarf an einer umfassenden und automatisierten Compliance-Lösung hat nie größer war. Mehr erfahren darüber, was das I-9 Compliance-Team von Mitratech für Sie tun kann.

[bctt tweet="Die COVID-19-Pandemie hat das Ausfüllen des Formulars I-9 noch einfacher gemacht schwieriger." via="yes"]

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