Muster einer I-9-Kontrollmitteilung (ICE)
Haben Sie sich jemals gefragt, wie eine I-9 Notice of Inspection (NOI) der US-Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) aussieht?
Wir haben ein hilfreiches NOI-Muster erstellt, das aus einer Reihe von realen Mitteilungen zusammengestellt wurde, die Tracker-Kunden in den letzten Jahren erhalten haben.
ICE-Audit: Das Verfahren
Eine ICE-Prüfung wird eingeleitet, wenn ein ICE-Agent in einer Organisation eintrifft, um eine Ankündigung einer Inspektion (NOI). Die Person, der die Benachrichtigung zugestellt wird, muss ein Dokument unterzeichnen, das den Erhalt der Benachrichtigung bestätigt. Tracker Corp hat Unternehmen bei vielen I-9-Audits unterstützt und wir empfehlen Ihnen, NOI's sehr ernst zu nehmen..
Wenn Sie eine Prüfungsmitteilung erhalten, müssen Sie unbedingt sofort handeln und lassen Sie sich von einem Rechtsexperten beraten, der Sie durch das ICE-Inspektionsverfahren führen kann. Weitere Informationen zur Einrichtung Ihres internen Reaktionsprozesses finden Sie unter 5 Schritte zur Vorbereitung auf ein ICE-Audit.
HINWEIS: Es ist wichtig zu beachten, dass eine NOI kann persönlich von einem ICE- oder Bundesvertreter vorgelegt werden oder per Einschreiben verschickt. Daher muss Ihr Team unbedingt über ein klares Protokoll für die Reaktion auf NOI verfügen vor bis zum Erhalt eines Bundesbescheids.
Nachfolgend finden Sie einen allgemeinen Überblick über den I-9-Inspektionsprozess und darüber, was Ihr Team tun muss, wenn Sie einen NOI erhalten. Erfahren Sie mehr über das I-9- und Kontrollverfahren.
Zur Veranschaulichung haben wir das folgende NOI-Muster aus einer Reihe von realen NOIs erstellt, die Tracker-Kunden in den letzten Jahren erhalten haben. Dies ist eine Darstellung dessen, was ein Unternehmen von einem ICE- oder Bundesagenten erhalten könnte.
Beispiel für eine Inspektionsmitteilung:
Wie Sie sehen können, ist eine Inspektionsmitteilung in der Regel erfordert eine umfangreiche Belegdokumentation. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass jede Organisation dem Formular I-9 Compliance das ganze Jahr über Priorität einräumt. Ein gut vorbereitetes und gut dokumentiertes Team kann das Risiko von Fehlern im Falle einer Bundesprüfung proaktiv verringern.
Sie werden auch feststellen, dass das ICE spezifische Informationen über die Formular I-9 Verwaltungssystem. Wenn Ihr Unternehmen eine elektronische I-9-Lösung einsetzt, wird das ICE von Ihrem Team verlangen, Informationen über diesen speziellen Anbieter und die Plattform preiszugeben. Ein guter Anbieter elektronischer I-9-Lösungen verfügt über ein "Standard-Antwortpaket", das der Anbieter erfolgreich eingesetzt und in einem Live-Audit getestet hat.
Überzeugen Sie sich von den Fähigkeiten Ihres Lösungsanbieters
Es ist wichtig, dass dieses Antwortpaket nachweislich die Prüfungsanforderungen des ICE vollständig erfüllt - die Zustellung einer Notice of Inspection kann ein beängstigendes und nervenaufreibendes Ereignis. Dies ist nicht der Zeitpunkt, an dem Ihr I-9-Supportanbieter seine Reaktionsfähigkeit "testen" sollte. Ihr Partneranbieter sollte gut ausgerüstet sein und über umfangreiche Erfahrungen mit ICE-Auditverfahren verfügen.
Genauso wie Ihr I-9-Anbieter Sie bei der Kommunikation mit dem ICE unterstützt, ist ein gut konzipiertes elektronisches I-9-System sparen Sie viel Zeit, indem Sie einfach Datensätze extrahieren, geeignete Berichte erstellen und Prüfpfade exportieren.
Mitratech ist stolz darauf, das nur I-9-Compliance-Software, die seit mehr als 20 Jahren eine perfekte Erfolgsbilanz von null Kundenfunden bei Bundes- und ICE-Prüfungen vorweisen kann. Wir sind auf die Erstellung, Pflege und Verteidigung von Formularen I-9 im Falle einer Prüfung spezialisiert.
