Legal Rising: Ehrung der ACC Value Champions 2018

Steven O'Donnell |

Eine meiner Lieblingskonferenzen ist jedes Jahr die Jahrestagung der Association of Corporate Counsel (ACC), und zwar wegen der hohen Qualität der Sitzungen und Inhalte. 2018 war da keine Ausnahme.

Als Produktvermarkter für juristische Technologien in Unternehmen untersuche ich ständig die Herausforderungen und Trends, die den Wandel im juristischen Ökosystem vorantreiben, und wenn ich von so vielen Führungskräften aus Rechtsabteilungen verschiedener Branchen auf einer einzigen Veranstaltung höre, gewinne ich immer wieder neue Erkenntnisse. Einige meiner Lieblingssitzungen auf der Tagesordnung der Jahrestagung sind die Präsentationen der ACC Value Champions.

Die ACC Value Champions sind die Gewinner des ACC-Wert-HerausforderungSie repräsentieren die Besten der Besten unter den Führungskräften von Rechtsabteilungen, die von ihren Kollegen und der Branche für ihre Bemühungen nominiert wurden, den Wert der Verwaltung von Rechtsausgaben und -kosten durch die Umsetzung von Prozessverbesserungen und Programmen für ihre Organisationen zu steigern. Der Austausch dieser Geschichten auf den ACC-Veranstaltungen treibt wiederum den gesamten Bereich des Rechtsmanagements voran.

Wie ich schon sagte: Dieses Jahr war keine Ausnahme, da ich persönlich anwesend war und Geschichten über Innovationen und die Umgestaltung von Rechtsdienstleistungen vom Associate General Counsel von AARP, dem Leiter der Rechtsabteilung der Eaton Corporation und dem Vice President & AGC of Products and IP von Pure Storage hören konnte.

Die Gemeinsamkeit zwischen allen 3 Champions? Jeder von ihnen war ein Beispiel dafür, wie eine Rechtsabteilung zu einem strategischen Partner für das übrige Unternehmen wird, indem sie Menschen und Prozesse im gesamten Unternehmen miteinander verbindet, die Zusammenarbeit verbessert und gleichzeitig Daten, Ressourcen und Ausgaben für Rechtsfragen kontrolliert.

Indem sie Menschen, Prozesse und Informationen im gesamten Unternehmen zusammenbringen, können die ACC Value Champions sicherstellen, dass die besten rechtlichen Praktiken im gesamten Unternehmen verankert werden. Das verbessert die rechtlichen Ergebnisse, schützt die Einnahmen des Unternehmens und steigert sowohl die Wahrnehmung als auch die Partnerschaft der Rechtsabteilung in ihren Unternehmen.

AARP

Doris Gilliam, Associate General Counsel, AARP, war die erste Value Champion, die uns durch ihre einzigartige Prozessverbesserung zur Implementierung einer Train and Trust Initiative für Inhaltsanfragen führte. Um den Kontext zu verdeutlichen, AARP analysierte die Arten von Anfragen zur Überprüfung von Inhalten, die sie im Laufe der Zeit erhielten und bearbeiteten, und teilte sie in drei einfach zu identifizierende Stufen ein, die im Allgemeinen mit dem Gesamtrisiko und der Gefährdung des Unternehmens korrelierten.

Legal Rising AARP LogoDie erste Ebene umfasst ausschließlich interne Veranstaltungen von AARP, deren Inhalte von jedermann genehmigt werden können, während die dritte Ebene für externe Veranstaltungen wie Preisausschreiben und Verlosungen vorgesehen ist, die zum Schutz des Unternehmens immer von der Rechtsabteilung geprüft werden müssen. Die zweite Stufe ist für Inhalte vorgesehen, die nicht in die beiden anderen Stufen fallen.

Um diese Anfragen zu bearbeiten, können Mitarbeiter aus allen AARP-Abteilungen und -Geschäftsbereichen einen zweistündigen Kurs besuchen, in dem sie lernen, wie sie Verleumdungen oder falsche Darstellungen in Inhalten vermeiden können. Nach Abschluss des Kurses werden die Teilnehmer "OGC-zertifiziert" und sind befugt, diese zweitrangigen Anfragen, die zuvor von der AARP-Rechtsabteilung geprüft wurden, zu klassifizieren und in vielen Fällen zu bearbeiten.

Die Teilnahme ist nicht verpflichtend, aber die Zertifizierung ist für die Teammitglieder zu einem erstrebenswerten Ziel geworden. Die zertifizierten Teammitglieder nehmen dann an vierteljährlichen Sitzungen teil, um den Prozess weiter zu verbessern und zu optimieren.

Die Ergebnisse der "Train and Trust"-Initiative sind unglaublich. AARP die Zahl der Anfragen für juristische Dienstleistungen um 36,7 Prozent reduziertund gleichzeitig eine erhebliche Zeitersparnis. Kunden warteten 1.403 Arbeitstage weniger für inhaltliche Genehmigungen im Jahr 2017. Dieses Maß an Agilität und strategischer Partnerschaft mit den Geschäftsbereichen des Kunden ermöglicht es der gesamten Organisation, Veranstaltungen schnell zu planen und durchzuführen, und ist ein fantastisches Modell für Effizienz, das es den Mitgliedern des Rechtsteams ermöglicht, ihre Zeit für höherwertige Initiativen und Arbeiten für das Unternehmen zu verwenden.

Eaton Gesellschaft

Der zweite der Value Champions war EatonEaton wurde in der Sitzung von ihrem Leiter für Rechtsstreitigkeiten, Joseph Rodgers, vertreten. Eaton ist eine hochentwickelte große Rechtsabteilung mit über 120 Mitarbeitern, die sich auf ein Dutzend Praxisbereiche konzentrieren. Um die strategische Ausrichtung mit dem Rest des Unternehmens zu verbessern, strukturierte Eaton seine Rechtsabteilung um und fügte strategieorientierte Teams hinzu, um Initiativen voranzutreiben, die vom Unternehmen angenommen wurden.

Diese Initiativen umfassen die Entwicklung Klassenbester Menschen, eine Gelernte Lektion Gruppe, die sich auf die kontinuierliche Verbesserung der Rechtsdienstleistungen konzentrierte, eine Kundenfokus ein Team, das sich um Feedback von strategischen Geschäftspartnern bemüht, und Innovation und Wachstum Team, das sich mit risikoreichen Operationen und sich entwickelnden Themen wie Cybersicherheit, Datenschutz und Schutz der Privatsphäre befasst. Die letzte Gruppe ist die Kosten aus ein Team, das sich wirklich auf die Auswahl von externen Rechtsberatern in der gesamten Abteilung konzentrierte.

Diese Initiativen umfassen die Entwicklung Klassenbester Menschen, eine Gelernte Lektion Gruppe, die sich auf die kontinuierliche Verbesserung der Rechtsdienstleistungen konzentrierte, eine Kundenfokus ein Team, das sich um Feedback von strategischen Geschäftspartnern bemüht, und Innovation und Wachstum Team, das sich mit risikoreichen Operationen und sich entwickelnden Themen wie Cybersicherheit, Datenschutz und Schutz der Privatsphäre befasst. Die letzte Gruppe ist die Kosten aus ein Team, das sich wirklich auf die Auswahl von externen Rechtsberatern in der gesamten Abteilung konzentrierte.

Das Unternehmen hat Konsolidierung des externen Rechtsbeistands um 80 Prozent in den letzten vier Jahren und Verringerung der Durchlaufzeit für Rechtsstreitigkeiten um 40 Prozent. Eatons Anwaltsteam hat auch die Rechtskosten im Vergleich zum Vorjahr um 11 Prozent gesenkt, die einen enormen Wert für das Unternehmen darstellen.

Bei Mitratech beobachten wir, dass viele unserer Kunden ähnliche Sourcing-Programme verfolgen, die nicht nur die Kosten für externe Berater im Auge haben, sondern auch die Qualität der Ergebnisse und die Interaktion zwischen den Mitarbeitern und der Firma. Aktive Bewertungen, Dashboarding und Analysen sowie wiederholte Feedbackschleifen sind wichtige Bestandteile dieser Programme, die weit über das hinausgehen, was e-Billing allein leisten kann. Durch die Beteiligung von Mitgliedern der Rechtsabteilung an den Strategie-Fokus-Teams hat Eaton Legal seine Bemühungen transparenter und für den Rest des Unternehmens sichtbar gemacht und ist zu einem anerkannten strategischen Aktivposten für das Unternehmen geworden.

Reine Lagerung

Der letzte Value Champion war Michael Moore, Vizepräsident und AGC für Produkte und IP bei Reine Lagerung. Die wichtigste Innovation war hier die Automatisierung der Vertragsabwicklung, der Genehmigungen und der Unterschriften. Zu diesem Zweck hat Pure Storage eine Reihe unterschiedlicher Systeme integriert und angepasst, darunter Contract Express, Salesforce.com, DocuSign und Box. Darüber hinaus wurde das üblicherweise als IT-Ticketsystem verwendete ServiceNow als Ticketing-System für juristische Dienstleistungen für Geschäftsanwender eingesetzt, die Vertragsanfragen einreichen.

In meinem früheren Berufsleben war ich in den Produkt- und Marketingabteilungen eines großen Unternehmens tätig, das nicht über die Systeme und den Fokus auf die Ressourcenzuweisung innerhalb der juristischen Dienste verfügte. Einen Vertrag anzufordern oder auch nur Beratung zu erhalten, war eine Art schwarzes Loch. 

In der Regel versuchten wir, den Anwalt zu beauftragen, zu dem wir eine Beziehung hatten oder der uns in der Vergangenheit geholfen hatte, unabhängig von dessen Fachgebiet und ohne Einblick in seine Arbeitsbelastung.

Dies führte zu einer unglaublichen Ineffizienz, da ein Vertragsantrag zwischen den Mitgliedern des Rechtsteams hin- und hergereicht wurde, die zwangsläufig jeweils weitere Informationen benötigten, um ihn zu bearbeiten, bis er das richtige Mitglied des Teams fand. Wie Sie sich vorstellen können, führte dies zu erheblichen Verzögerungen bei der Bearbeitung.

Probleme mit der Versionskontrolle sowie überstürzte Bemühungen, Verträge zu unterzeichnen und zu genehmigen, waren an der Tagesordnung. All diese Herausforderungen führten zu Verzögerungen bei der Vertragsausführung, und wenn diese Verträge Kundenaufträge betrafen, wurde der Preis für die Verzögerung als Umsatz verbucht. Pure hat ein Verfahren eingeführt, bei dem alle Verträge in einem rationalisierten Prozess angefordert und bearbeitet werden, und hat schätzte die Einsparungen auf 3.500 Personenstunden, was einem Wert von etwa $700.000 der Zeit der Mitarbeiter in den Bereichen Vertrieb, Betrieb und Recht.

Da ich in der Vergangenheit häufig an der Entwicklung von Geschäftsmodellen für Rechtstechnologie gearbeitet habe, glaube ich, dass Pure Storage unterschätzt Dieser Wert ist nicht zu unterschätzen, da es einen erheblichen Vorteil bei der Umsatzrealisierung gibt, der diesen Wert in die Millionenhöhe treiben kann. Mitratech hat viele Kunden, die eine ähnliche Vertragsautomatisierung mit Hilfe von TAP Workflow Automation einführen. TAP ermöglicht es Rechtsexperten, Workflows rund um Vertragsanfragen schnell zu entwickeln und einzusetzen.

Diese digitalisierten Workflows nehmen Anfragen von Geschäftsanwendern entgegen und leiten sie automatisch an Mitglieder des Rechtsteams weiter, basierend auf den vom Anwender festgelegten Kriterien. TAP kann dann Datensätze innerhalb des Vertragssystems verschieben und öffnen und bedingte Logik für die Überprüfung und Genehmigung verwenden.

TAP unterstützt auch die Integration von e-Signaturen aus mehrere Plattformenund dies würde an die Stelle dessen treten, was Pure Storage mit Service Now getan hat. Unabhängig vom verwendeten Produkt sind die Bemühungen von Pure Storage, Vertragsanfragen einfach, zugänglich und für das gesamte Unternehmen sichtbar zu machen, ein weiteres großartiges Beispiel für die Innovation der Rechtsabteilung, die sich zu einem strategischen Partner für den Rest des Unternehmens entwickelt.  

Das Aufkommen von Legal Rising

Mitratechs Thema auf der ACC war "Legal Rising", was alles widerspiegelt, was wir sowohl bei unseren Kunden als auch auf dem Markt beobachten. Rechtsabteilungen und Legal-Operations-Teams gewinnen zunehmend an Gewicht und Einfluss auf die allgemeinen Geschäftsergebnisse und Resultate, die Unternehmen erzielen.

Von Branchenverbänden wie ACC und CLOC erfahren wir, wie Legal Operations-Teams die Maßstäbe für Prozessstandards neu definieren und danach streben, banale und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren oder zu eliminieren, damit sich die Anwälte auf das Wesentliche konzentrieren können. Sie drängen darauf, die Kosten für die Erbringung von Dienstleistungen zu verstehen, die von einer einfachen NDA bis zu komplexen Rechtsstreitigkeiten reichen. Und mit ihrem Erfolg ist die Rechtsabteilung zum aufsteigenden Stern des Unternehmens geworden: eine treibende Kraft für Spitzenleistungen und Innovationen, die sich auf die Reduzierung von Kosten, die Verbesserung der Leistung und die Abwehr von Risiken konzentriert.

Durch die Zusammenführung von Menschen, Prozessen und Informationen in ihrer gesamten Organisation verändern diese innovativen Rechtsabteilungen die Wahrnehmung von Rechtsabteilungen in allen Geschäftsbereichen, sowohl innerhalb ihres Unternehmens als auch darüber hinaus.

Ich habe das Gefühl, dass wir immer noch sehr schon früh in der Legal Rising-Bewegung. Als Technologieanbieter für die Rechtsabteilung von Unternehmen freue ich mich darauf, was die nächsten Jahre in Bezug auf die Weiterentwicklung dieser Bewegung bringen werden. Aus diesem Grund begrüßt Mitratech die inspirierenden Bemühungen und die unglaublichen Ergebnisse, die jeder der diesjährigen ACC Value Champions erzielt hat.

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