Die 5 besten Insider-Tipps von Mitratech für ein erfolgreiches Automatisierungsprojekt

Ein neues Automatisierungsprojekt ist kein kleines Unterfangen. Betriebliche Abläufe sind praktisch mit jedem Teil eines Unternehmens verbunden, von den Mitarbeitern vor Ort bis hin zu Ingenieuren, Buchhaltung und technischem Support. Die Schritte, die die Grundlage für diese Funktionen bilden, neu zu erfinden, kann überwältigend sein - selbst wenn man sie als langfristige Investition in die Produktivität des Unternehmens betrachtet.

Wenn Sie sich an einem entscheidenden Punkt in Ihrer Unternehmensgeschichte befinden, müssen Sie das Projekt unbedingt zum Erfolg führen. Die Frage bleibt: Wie stellen Sie sicher, dass dies geschieht?

Wir haben eine Liste mit den besten Tipps zusammengestellt, um eine erfolgreich Automatisierungsprojekt.

Ihr Automatisierungsanbieter ist mehr als ein Lieferant - er ist ein Partner

Automatisierung ist eine Investition. Neben den Investitionen in Geld, Zeit und Personal erfordert die Automatisierung eine weitere wichtige Investition, die über Erfolg oder Misserfolg des Projekts entscheiden kann. Diese Investition ist die Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrem Automatisierungsanbieter. Sie bauen eine Geschäftspartnerschaft mit Ihrem Anbieter auf, die Ihnen über Jahre hinweg Vorteile bringen wird, da sich sowohl Ihr Unternehmen als auch die Technologie weiterentwickeln.

Ihr Automatisierungspartner ist auf genau dieses Gebiet spezialisiert - er verfügt über umfangreiche Erfahrungen bei der Bewältigung ähnlicher Probleme wie dem Ihren, also nutzen Sie diese zu Ihrem Vorteil. Wenn Sie Ihren Automatisierungsanbieter in diesem Licht betrachten, ändert sich die Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten, und bringt Ihr Unternehmen voran jedermanns oberste Priorität.

Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse (Pre-Automatisierung)

Bevor Sie mit der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse beginnen, müssen Sie wissen, welche Prozesse automatisiert werden sollen, und sich überlegen: Was muss sich ändern? Wie können wir den Prozess verbessern und rationeller gestalten? Wo gibt es Probleme im aktuellen Prozess und was sind die Ursachen dafür?

Ein tieferes Verständnis dafür, wie Ihr Unternehmen funktioniert und was verbessert werden kann, sorgt dafür, dass Ihre Investition in die Workflow-Automatisierung den größtmöglichen Nutzen bringt.

Es ist auch wichtig, Ihre Prozesse zu automatisieren, wie sie sollte im Gegensatz zu ihrer derzeitigen Arbeitsweise. Wenn Sie die verbesserungsbedürftigen Bereiche vor Beginn des Projekts ermitteln, können Sie die Projektdauer verkürzen und die Zeit- und Ressourceneinsparungen, die sich aus den von Ihnen konzipierten Arbeitsabläufen ergeben, erhöhen.

Dies versetzt Sie in die Lage, Ihre Prozesse zu automatisieren und die Probleme Ihres Unternehmens zu lösen, anstatt einfach nur weitere Softwareebenen in Ihre Abläufe einzubauen.

Definieren Sie das Endziel von Anfang an

Dies mag offensichtlich erscheinen - aber es ist wahrscheinlich der wichtigste Punkt auf dieser Liste. Machen Sie sich klar, was Sie erreichen wollen, bevor Sie loslegen. Die Notwendigkeit der Automatisierung zu verstehen ist eine Sache, aber zu wissen, wo Sie sie anwenden möchten und was Sie letztendlich davon haben wollen, wird über Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden.

Nachdem Sie Ihre Prozesse analysiert und die verbesserungswürdigen Bereiche ermittelt haben, müssen Sie entscheiden, was Sie mit der Automatisierung erreichen möchten, um die Benchmarks festzulegen, an denen Sie die Umsetzung des Projekts messen können.

Ist Zeitersparnis Ihr Ziel? Möchten Sie Ihre Prozesse für die Endnutzer einfacher gestalten? Sollen alle Prozesstransaktionen an einem einzigen Ort zentralisiert werden, um die Berichterstattung zu erleichtern? Indem Sie das gewünschte Ergebnis Ihres Projekts definieren, stellen Sie sicher, dass der Automatisierungsprozess optimal auf das Erreichen dieses Ergebnisses ausgerichtet ist.

Langfristig wird nicht nur Ihr Unternehmen davon profitieren, sondern auch Ihr Projektprozess. Wenn Sie wissen, was Sie mit dem neuen Prozess erreichen wollen, ist sichergestellt, dass das Projekt in kürzester Zeit abgeschlossen werden kann und weniger Zeit für die Überlegung von Prozessen aufgewendet werden muss, sondern mehr für die Entwicklung des Prozesses und die Sicherstellung, dass er alle Anforderungen erfüllt.

Halten Sie Ihr Ziel im Visier

Da wir nun wissen, welche Ziele wir uns für das Projekt gesetzt haben, müssen wir sicherstellen, dass wir sie auch einhalten. Es ist oft leicht, vom Endziel eines Projekts abzuweichen und sich in kleineren Details und heiklen Teilen des größeren Prozesses zu verzetteln. Der Schlüssel dazu ist eine offene Kommunikation mit Ihrem Anbieter und dem gesamten Projektteam.

Führen Sie von Beginn des Projekts an regelmäßige Besprechungen durch, um die Fortschritte zu überprüfen, notwendige Aktualisierungen zu besprechen, wichtige Informationen an Ihren Dienstleister weiterzugeben und den Zeitplan zu kommunizieren.

Kommunizieren Sie lieber zu viel, wenn es um Ihre Zeitpläne, Prioritäten und den Projektumfang geht. Dies hilft auch dem Projektmanagementteam, die Aufgaben den besten Mitarbeitern zuzuweisen und die Ressourcen für den Abschluss des Projekts effizient zu verteilen.

Setzen Sie Maßstäbe für sich selbst

Ein letzter Punkt, der den gesamten Projektprozess umfasst, ist zu beachten. Legen Sie eine Messlatte fest, an der Sie sich orientieren können. Wenn Sie eine schnellere Durchlaufzeit anstreben, müssen Sie wissen, wie lange Ihr derzeitiger Prozess dauert. Wenn Sie Kosten einsparen wollen, müssen Sie wissen, wie hoch die Kosten für die manuelle Durchführung Ihres Prozesses im Vergleich zu den Kosten sind, die durch das automatisierte System entstehen.

Wir haben unsere Ziele für das Projekt definiert und dafür gesorgt, dass wir darauf hinarbeiten, aber wir müssen auch sicherstellen, dass wir eine Möglichkeit haben, sie zu messen und den Grad des Erfolgs des Projekts zu definieren. Diese Daten sind nicht nur wichtig, um den Erfolg unseres aktuellen Automatisierungsprojekts zu messen, sondern auch, um neue Prozesse zu automatisieren und bestehende Prozesse zu verbessern. Auch ein gut umgesetztes Projekt ist nichts ohne messbare Ergebnisse.