Tipps für den Aufbau eines effektiven VRM-Workflows

Vendor Risk Management allein reicht nicht aus; es kommt darauf an, wie effizient man es in die Praxis umsetzt. Praxis das am wichtigsten ist.

Vendor Risk Management (VRM) ist eine Disziplin, die sich mit dem kontinuierlichen Management und der Gewährleistung befasst, dass die von Ihrem Unternehmen genutzten Lieferanten und Dienstleistungen keine negativen Auswirkungen auf die Unternehmensleistung oder eine Störung des aktuellen Geschäftsablaufs haben.

Dieser Prozess soll bei der Verwaltung und Überwachung potenzieller Risiken helfen. Ein Risikomanagementprogramm muss methodisch und organisiert sein, um effektiv zu sein.

Was sind die Schlüssel für einen guten VRM-Workflow?

Indem Sie mit Ihrem eigenen Risikomanagementteam und den Risikomanagern Ihres Lieferanten zusammenarbeiten, können Sie diese Art von Organisation erreichen. Gemeinsam sind Sie in der Lage, eine vollständige Lebenszyklus der Lieferantenbewertung und -behebung. Einige Tipps für einen erfolgreichen Arbeitsablauf beim Risikomanagement für Lieferanten sind:

Infografik: Richtlinien für effektives Vendor Onboarding

Risikominimierung bei gleichzeitigem Aufbau starker Lieferantenbeziehungen.

  • Wissen, wer die Risikomanager Ihrer Lieferanten sind und um sicherzustellen, dass sie die laufende Aktualisierungen während der gesamten Dauer Ihrer Geschäftsbeziehung auf die Verkäuferinformationen zugreifen.
  • Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Kontaktinformationen des Anbieters haben.einschließlich E-Mail-Adressen und Standorte. Dies ist wichtig für Ihre Risikobewertung.
  • Stellen Sie sicher, dass VRM mit anderen Anwendungen integriert werden kann die Ihre Risikokontrollen erleichtern und ggf. Fragebögen zur Bewertung bereitstellen.
  • erstellen. Vorlagen für Risikobewertungen, Fragebögen und Vorlagen für Dokumentenanforderungen.
  • Stellen Sie sicher, dass diese Vorlagen in der Anfangsphase verschickt werden mit neuen oder potenziellen Verkäufern, um deren potenzielle Risiken so bald wie möglich zu bewerten.
  • die Möglichkeit haben, an andere Mitarbeiter zu senden und überwachen die Fortschritte dieser Zusammenarbeit.
  • Sobald die Bewertungen abgeschlossen sind, sollten sie aufgezeichnet und dem Risikoanalysten zur Verfügung gestellt.
  • Informieren Sie sich über die Fachexperten sind intern für Ihre Anforderungen an Due-Diligence-Dokumente.

Finden Sie ein VRM-System, das über automatisierte Werkzeuge und Funktionen damit Ihr Unternehmen weniger Zeit mit der Überwachung von Anbietern und mehr Zeit mit der Analyse der Risikoauswirkungen verbringen kann. Intuitive Berichte und Visualisierungen helfen dabei, relevante Daten in einem prägnanten Bericht zu kommunizieren, der den Entscheidungsprozess für die Unternehmensleitung verbessert.

Die Verwendung automatisierter Arbeitsabläufe erhöht die Produktivität und entlastet die Mitarbeiter, stärkt Ihr Risikomanagementprogramm für Lieferanten, ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit und reduziert die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter bei der Risikobewertung und der Verwaltung der Sorgfaltspflicht. Verschiedene übersichtliche Dashboards und Berichte vereinfachen zudem die Überwachung und entlasten das Management und die Führungskräfte.

Risikobewertungen von Anbietern

Eine Risikobewertung des Anbieters oder eine Risikoprüfung wird Ihnen helfen die potenziellen Risiken zu bewerten die sich aus der Verwendung eines Produkts oder einer Dienstleistung eines bestimmten Unternehmens ergeben könnten. Dies ist ein wichtiger Prozess für Ihre laufende Überwachung und Sorgfaltspflicht. Die Risikobewertungen der Lieferanten verschaffen Ihnen ein besseres Verständnis der einzelnen Lieferanten und ihrer potenziellen Risiken für Ihr Unternehmen.

Fragen, die Sie bei der Erstellung Ihres ersten Prozesses zur Risikobewertung von Anbietern berücksichtigen sollten:

  • Welche Lieferanten sind für Ihr Unternehmen und Ihren Geschäftsbetrieb am wichtigsten?
    • Dies bietet die Möglichkeit, die Anforderungen an die Sorgfaltspflicht festzulegen und zu bestimmen, wer als kritisch bzw. hochriskant eingestuft werden sollte.
  • Was sind die Anforderungen für die Einhaltung von Vorschriften?
    • Achten Sie auf Industriestandards wie die International Standards Organization (ISO), die Leitlinien für die Entwicklung idealer Geschäftspraktiken bieten.
  • Wie verfolgen Sie derzeit Finanznachrichten, Verletzungen der Datensicherheit, SEC-Berichte usw.?
  • Können Sie sowohl erste Risikobewertungen als auch laufende Risikopotenziale einsehen?
  • Welche Arten von Informationen müssen Ihre Lieferanten selbst erfassen, übermitteln und speichern?
  • Hat einer der Anbieter Zugang zu Ihren Servern, Systemen, Netzwerken und Unterlagen?
    • Wenn ja, in welchem Umfang werden sie Zugang zu Ihren Aufzeichnungen und Daten haben?
  • Verfolgen Sie derzeit alle Ihre Verträge, die sich automatisch verlängern?

Mit Hilfe von Risikoprüfungen können Unternehmen ihre Lieferanten in Gruppen einteilen, die auf der Art der von ihnen erbrachten Dienstleistungen basieren (z. B. Verarbeiter, Marketing, Wartung, Cloud-Speicher usw.).

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um von der Kreditorenbuchhaltung eine Liste aller Lieferanten zu erhalten, um sicherzugehen, dass kein Lieferant übersehen wurde oder dass Sie sich nicht mit jemandem befassen, der keine Dienstleistungen mehr für Ihr Unternehmen erbringt. Durch die Erstellung eines Risikobewertungsprozesses und die Bewertung des Risiko- und Compliance-Managements erhält jeder Lieferant eine Bewertung. Für sie wurde nun eine vollständige Bewertungsvorlage für künftige Bewertungen und Compliance-Kontrollen erstellt.

Dies schafft eine hervorragende Grundlage für alle künftigen Beziehungen und die Automatisierung von Risikomanagementlösungen, laufender Risikoüberwachung und Sicherheitskontrollen.

Risikomanagement

Risikomanagement umfasst die Vorhersage und Bewertung finanzieller, rechtlicher und anderer negativer Faktoren, die Ihrem Unternehmen schaden könnten, sowie die Ermittlung möglicher Lösungen oder Verfahren zur Vermeidung oder Minimierung ihrer Auswirkungen.

Die Überprüfung des Risikomanagements und der Einhaltung von Vorschriften durch Dritte ermöglicht es Ihnen, sowohl inhärentes Risiko und Restrisiko. Das inhärente Lieferantenrisiko ist der erste Eindruck des Risikos, das von einem neuen oder potenziellen Lieferanten ausgeht.

Dies ermöglicht es eine eingehendere Bewertung der Richtlinien und Verfahren für das Compliance-Management, die sie zur Eindämmung und Bewältigung potenzieller Risiken einsetzen. Es bietet auch die Möglichkeit, sich zu erkundigen, ob die Anbieter proaktiv handeln und strengere Sicherheitsverfahren zur Risikominderung einführen. Restrisiko des Verkäufers ist der Betrag des Risikos, der verbleiben kann, nachdem das inhärente Risiko ermittelt und Maßnahmen zu seiner Verringerung ergriffen wurden.

Das Risikomanagement ermöglicht die Gestaltung neuer Geschäftsprozesse mit angemessenen integrierten Risikokontroll- und Eindämmungsmaßnahmen für alle wahrgenommenen Sicherheitsrisiken oder finanziellen Risikofaktoren. Es sollte Ihrem Team die Möglichkeit geben, schädliche Geschäftsrisiken gänzlich zu vermeiden und starke Kontrollen für die Einhaltung der Vorschriften zu schaffen.

Das Risikomanagement ist in ständiger Entwicklung begriffen, so dass sich die Strategien und Verfahren ständig ändern sollten, um der zunehmenden Komplexität Rechnung zu tragen und die Unternehmen weiterhin zur Entwicklung eines soliden, umfassenden Risikomanagementrahmens herauszufordern. Einbindung der richtigen Lösungen für das Lieferantenrisikomanagement wird der Schlüssel zu ihrem Erfolg sein.

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