Einsatz von Workflow-Automatisierung bei der Einarbeitung externer Anwälte
Einsatz von Workflow-Automatisierung bei der Einarbeitung externer Anwälte

Einsatz von Workflow-Automatisierung bei der Einarbeitung externer Anwälte

Michael Semer |

Für Rechtsabteilungen, Generaldirektoren und CLOs gleichermaßen gibt es ein paar grundlegende Wahrheiten in Bezug auf die Beauftragung externer Anwälte:

  1. Sie brauchen sie. Manchmal brauchen Sie eine Los von ihnen.
  2. Es ist Ihre Aufgabe, sie an Bord zu holen und zu verwalten.
  3. A+B kann schnell groß, kompliziert und teuer werden.

Mittelgroße Unternehmen beschäftigen unter Umständen mehrere externe Anwaltskanzleien; ein multinationales Unternehmen kann buchstäblich Hunderte von Kanzleien rund um den Globus beschäftigen. Um den Anforderungen einer effizienten Verwaltung gerecht zu werden, legen die Rechtsabteilungen umfassendere Richtlinien für externe Anwälte fest - von der Rechnungsstellung und den Kosten bis hin zur Cybersicherheit, IT-Integration und der Frage, was einen Interessenkonflikt darstellt.

Einige externe Unternehmen könnten diese neuen Mandate als problematischDie Rechtsabteilungen von Unternehmen befinden sich jedoch in einer Zwickmühle: Sie sind mit einer größeren Arbeitsbelastung konfrontiert als je zuvor, stehen aber gleichzeitig unter dem Druck, die Kosten auf Schritt und Tritt zu kontrollieren. Eine Lösung ist die engere Verwaltung aller Aspekte des juristischen Ökosystems, und externe Anwälte sind Teil dieser Umgebung.

Technologie spielt eine Rolle bei der Rationalisierung der Kommunikations- und Kooperationsprozesse, die mit der Führung mehrerer externer Anwälte verbunden sind, wie Casey Flaherty von 3 Geeks & ein Rechtsblog einmal festgestelltJe mehr Parteien gleichzeitig miteinander kommunizieren, desto schwieriger ist es, sie alle zu koordinieren:

versuchen, Dinge zu erledigen, ohne den Arbeitsablauf zu automatisieren

Wie kann man die Effizienz, die Zusammenarbeit und die Governance im Bereich der externen Rechtsberatung verbessern? Indem man Automatisierung des juristischen Workflows zur Arbeit.

Die Vorteile der Automatisierung des Onboarding

Die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe kann die Effizienz und den ROI bei der Arbeit mit externen juristischen Ressourcen erheblich steigern. Das ist ein überstrapazierter Begriff, aber in diesem Fall passt er perfekt. Wie kann sie konkret helfen? Durch die Automatisierung der Prozesse, die mit der Bewertung und dem Onboarding von externen Rechtsberatern verbunden sind.

Die Anlaufkosten für die Einbindung einer externen Rechtsabteilung können beträchtlich sein, und sie werden nur noch schlimmer, wenn die Rechtsabteilung auf veraltete Prozesse und Praktiken zurückgreift.

Die Automatisierung der verschiedenen Prozesse bringt nahezu unmittelbare und weitreichende Vorteile mit sich:

  • Die Abschaffung manueller, papiergebundener Methoden beschleunigt den gesamten Prozess und führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen.
  • Die Notwendigkeit der Überprüfung und Kontrolle durch interne Anwälte wird reduziert, was ebenfalls Kosten spart.
  • Menschliche Fehler werden reduziert oder ausgeschlossen, und Dokumente und andere Daten gehen nicht verloren oder werden nicht verlegt.
  • Die Echtzeit-Berichterstellung und -Verfolgung aller Arbeitsabläufe erfolgt in einer zentralen Umgebung, was zu einer besseren Governance führt.
  • Arbeitsabläufe können für spätere Audits und die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften automatisch archiviert werden.
  • Die Analysen lassen sich auf alle Workflows und Prozesse ausweiten, so dass die Onboarding-Prozesse kontinuierlich optimiert werden können.

Anwendbar auf jedes Element des Onboarding

Einige der besonderen Onboarding-Aufgaben, die die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe übernehmen kann?

  • Die Einreichung von Formularen und Dokumenten wird intelligenter, da Online-Formulare potenzielle externe Ressourcen durch einen fehlerfreien Prozess der Bereitstellung vollständiger Informationen für die Überprüfung führen.
  • Die Erstellung von Anwaltsverträgen kann auch mit Online-Formularen automatisiert werden, da die Benutzer die relevanten Informationen über potenzielle externe Anwälte entweder in ein Formular für die Beantragung eines Anwaltsvertrags eingeben oder direkt einen Anwaltsvertrag entwerfen, der A) unter Verwendung genehmigter Formulierungen und Klauseln erstellt und B) zur rechtzeitigen Prüfung weitergeleitet werden kann.
  • Gesprächspläne mit externen Anwälten können vollständig automatisiert und in andere Prozesse integriert werden; Benachrichtigungen und Warnmeldungen stellen die Teilnahme von Gatekeepern und Interessengruppen sicher.  
  • LWFA kann auf Gebührenverhandlungs- und Abrechnungsprozesse angewendet und in elektronische Abrechnungsplattformen integriert werden.
  • Andere Onboarding-Workflows, die IT, Datensicherheit, Schulung/Orientierung/Briefing und erste Projektzusammenarbeit betreffen, können automatisiert und durch den Abschluss anderer Prozesse oder durch Genehmigungen ausgelöst werden.

Was ist besonders inspirierend? Diese Arbeitsabläufe sind nur die Spitze des sprichwörtlichen Eisbergs. Mit einer flexiblen, benutzerfreundlichen und anpassbaren SaaS-Plattform wie TAP sind der Automatisierung von juristischen Arbeitsabläufen, die das Onboarding von externen Anwälten beschleunigen kann, praktisch keine Grenzen gesetzt.

Die Anwender überraschen uns immer wieder mit immer innovativeren Möglichkeiten, die LWFA auf nahezu jeden Prozess im Rechtswesen anzuwenden und damit Herausforderungen zu meistern, die früher unmöglich schienen, wie z. B. die effektive Verwaltung einer ganzen Flottille von externen Anwälten.