Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten
Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten

Was ist Legal Matter Management? Und warum es für Legal Ops wichtig ist

Warum wurde die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten so wichtig, so umfassend, so schnell? Angesichts der Herausforderung, jedes Jahr Tausende von neuen Rechtsangelegenheiten aus internen und externen Quellen zu verwalten, erkannten die Rechtsteams der Unternehmen, dass die Verwaltung dieses Prozesses manuell erfolgen muss. ist keine Option mehr.

Sie brauchen nicht nur Automatisierung und Kontrolle während des gesamten Lebenszyklus einer Angelegenheit, Rechtsteams brauchen eine zentrale Quelle die Routineabläufe bei der Eröffnung von Angelegenheiten, der Verwaltung von Arbeitsabläufen und der Erstellung von Berichten zu verwalten.

Was genau ist Materiemanagement? Matter Management (auch bezeichnet als Verwaltung von Rechtsangelegenheiten) umfasst die Verwaltung aller Tätigkeiten im Zusammenhang mit der juristischen Praxis von Unternehmen. Dies unterscheidet sich von Fällen Managementder sich auf die spezifischen Tätigkeiten einer Anwaltskanzlei bezieht.

Um wirklich effektiv zu sein, sollte eine Lösung für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten alle Arten von Rechtsangelegenheiten im Unternehmen unterstützen, die eine Vielzahl von Aufgaben umfassen können:

  • Streitigkeiten und Rechtsstreitigkeiten
  • Verträge und Transaktionen
  • Geistiges Eigentum
  • Ansprüche
  • Juristische Forschung
  • Governance und Compliance

Warum sind Legal-Operations-Teams auf der ganzen Welt, die sich in Scharen einen zentralisierten, automatisierten, rationalisierten Ansatz? Wir werden die Vorteile weiter unten erforschen, aber lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die Herausforderungen werfen, die Legal Ops von "traditionellen" Prozessen und Ansätzen weg und hin zu Softwareplattformen für die Sachbearbeitung treiben.

Welche Herausforderungen treiben die Unternehmensjuristen in Richtung Matter Management?

Eine Studie, die von Hobson & Unternehmen über den ROI, den die Software für die Verwaltung von Angelegenheiten bietet, aufgedeckt zwei zentrale geschäftliche Herausforderungen diese Art von Lösung angeht. Wie aus Gesprächen mit stellvertretenden Generalanwälten, IT-Direktoren, Leitern der Rechtsabteilung und der Verwaltung in mehreren großen US-Unternehmen hervorging, sind diese beiden Herausforderungen:

  1. Mangel an standardisierten Prozessen
  2. Ineffiziente Systeme für die Verwaltung externer Anwälte

Schauen wir uns nun jede einzelne näher an.

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Herausforderung #1: Mangel an standardisierten Prozessen

Ein Mangel an standardisierten Prozessen kann zu negative Rückkopplungseffekte während des gesamten Lebenszyklus einer Angelegenheit. Das Fehlen geeigneter Kanäle kann sich auf alles auswirken, von der Eröffnung neuer Angelegenheiten über die Verwaltung bestehender Angelegenheiten bis hin zur Berichterstattung über Angelegenheiten in jeder Phase ihres Lebenszyklus.

"Es ist zwar sehr wichtig, sich darüber klar zu werden, wo man aus technologischer Sicht hin will und warum, aber es ist auch wichtig, dass man Änderungen im Management des Prozesses vornimmt. Auf diese Weise können Sie die Maßstäbe dafür setzen, was Sie tun und wohin Sie sich als Unternehmen bewegen."

Das ist laut Brian McGovern, ehemaliger Chief Data Officer der Rechtsabteilung, wo er für die weltweit größte erfolgreiche Implementierung von Software für die juristische Unternehmensführung. McGovern, jetzt Executive Director bei Mitratech, ist ein großer Befürworter der Verbesserung von Prozessen, nicht nur der Aufrüstung von Technologie, und der Erstellung eines klaren Fahrplans, um den Erfolg der Rechtsabteilung Ihres Unternehmens zu fördern.

Ohne das richtige System und die richtigen Prozesse können Unternehmen nicht darauf hoffen, dass sie einen echten Einblick in ihre rechtliche Abläufe, Rechtskosten und Angelegenheiten, die sie benötigen.

Die Folgen? Versäumte Fristen, fehlende Unterlagen, ineffiziente Prozesse und mangelnde Vorhersehbarkeit und Kontrolle der Rechtsausgaben, um nur einige zu nennen.

Was ist Matter Management?

Wir haben den endgültigen Leitfaden für das Materiemanagement geschrieben.

Eröffnung neuer und Verwaltung bestehender Angelegenheiten

Wenn es darum geht, neue Angelegenheiten zu eröffnen, bestehende Angelegenheiten zu verwalten und über den Fortschritt der Angelegenheiten zu berichten, kein standardisierter Prozess vorhanden ist die Effizienz des Personals erheblich verringert. Ohne ein automatisiertes System ist es für Unternehmen schwierig, eine Standardisierung einzuführen und durchzusetzen, um diesen Aufwand zu rationalisieren.

Noch schlimmer ist es, wenn Unternehmen mehrere Datenbanken haben. im Einsatz, die nicht miteinander kommunizieren oder integriert sind. Der Zeitaufwand für das manuelle Hin- und Herschieben von Daten zwischen den Systemen - und die daraus zwangsläufig resultierenden Fehler bei der Dateneingabe - verringern die Effizienz und Effektivität der Mitarbeiter zusätzlich.

Wie funktioniert eine gute Softwarelösung für die Verwaltung von Angelegenheiten? diese Probleme lösen?

  • Es bietet leistungsstarke Workflow- und Integrationsfunktionen, die automatisiert und integriert sich in mehrere Systeme um Menschen und Prozesse im gesamten Unternehmen miteinander zu verbinden, wobei eine Anpassung an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens möglich ist.
  • Sie bietet ein Single-Sign-On-Repository mit einer einzigen Quelle der Wahrheit in der die Mitarbeiter der Rechtsabteilung alles finden, was sie für ihre Arbeit benötigen, und die für alle Beteiligten Konsistenz und Einheitlichkeit schafft. Für Unternehmen, die jedes Jahr einige Hundert bis Zehntausende neuer Angelegenheiten zu bearbeiten haben, führt die Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität durch standardisierte und automatisierte Prozesse zu großen ROI-Gewinnen.

Berichterstattung über Angelegenheiten

Wie funktionierte das Berichtswesen, bevor die Unternehmen begannen, Systeme zur Verwaltung von Angelegenheiten einzuführen? Hier ist, was ein Director of Operations eines Fortune-500-Unternehmens für Gesundheitsprodukte in einer Studie über den ROI von Materieverwaltungssoftware über den "Prozess" der Berichterstattung in seinem eigenen Unternehmen zu sagen hatte:

"Führungskräfte auf höherer Ebene verbrachten viel Zeit mit E-Mails und Anrufen, um nach Dokumenten zu suchen und zu fragen. Der gesamte Prozess war sehr ineffizient."

Die wichtigsten Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert waren, in Ermangelung eines einheitlichen, zentralisierten Systems die mehr Integration und Übersicht bieten als isolierte E-Mails, Tabellenkalkulationen und manuelle Arbeitsabläufe? Es gab zwei Hauptgründe:

  1. mangelnder Zugang zum Thema Daten
  2. mangelnde Einsicht in gesetzliche Ausgaben

Ohne ein einziges System zu haben, die Mitarbeiter mussten zahlreiche Tabellen und E-Mails durchsehen um die benötigten Daten zu finden und manuell Berichte zu erstellen.

In beiden Fällen sind die Geschäftsanwender bei der Ausführung von Berichten oder der Erstellung von Berichtsvorlagen auf technisches Personal (ihr eigenes oder das eines Anbieters) angewiesen, was den Zeitaufwand für die Berichterstellung erhöht und die Möglichkeiten der Berichterstellung einschränkt. Infolgedessen sind die Unternehmen nicht in der Lage, ihre Berichtsanforderungen zu erfüllen oder zu optimieren.

Diese Unmöglichkeit des einfachen Zugriffs auf vollständige Daten macht die Aufgabe der Verwaltung von Materieportfolios schwerfällig für die Mitarbeiter der Anwaltskanzlei. Bei einem manuellen System oder einem Softwaresystem der letzten Generation verbringen die Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach Daten, dem Abgleich von Datenlücken und Unstimmigkeiten und der Zusammenstellung der Daten für Analysen und Berichte.

Jedes Unternehmen, das im Rahmen der ROI-Studie befragt wurde, kam zu den gleichen Ergebnissen. Bei Dutzenden, Hunderten und in einigen Fällen sogar Tausenden von Mitarbeitern der Rechtsabteilung stellten ineffiziente Berichterstattungsprozesse eine große Belastung für die Produktivität der Rechtsabteilung dar.

Herausforderung #2: Ineffiziente Systeme zur Verwaltung externer Anwälte

Bereits 2012 haben Führungskräfte aus der Rechtsabteilung von Unternehmen über externe Anwälte und den Wert, den sie für ihre Ausgaben für Rechtsberatung erhalten, gesprochen, so die Harvard Business Review:

Es ist nicht nur die Höhe einer bestimmten Rechnung, die Führungskräfte verärgert, sondern auch, dass sie das Gefühl haben, wenig Einfluss darauf zu haben, was sie ausgeben und was sie dafür bekommen - und dass die Rechenschaftspflicht viel geringer zu sein scheint als bei den meisten anderen Unternehmensdienstleistungen.

Wenn ein externer Rechtsbeistand ineffiziente Verwaltung durch manuelle Mittelkann dies zu unglücklichen (und teuren) Ergebnissen für ein Unternehmen führen. Situationen, in denen externe Anwälte die Anwälte der Mitarbeiter regelmäßig per Telefon und E-Mail über den Stand der Dinge informieren müssen, sind beispielsweise nicht nur die Produktivität der internen Rechtsteams verringern, aber auch die Zahl der abrechenbaren Stunden erhöhen die von externen Unternehmen erhoben werden.

Angesichts der Vielzahl von Angelegenheiten und der unterschiedlichen Firmen, mit denen die Anwaltsteams häufig zusammenarbeiten, ist dieses Verfahren höchst ineffizient. Wenn Anwaltskanzleien mehr Zeit für die Kommunikation mit ihren Firmenkunden aufwenden müssen, steigen zwangsläufig die Rechnungen der Zeitnehmer, während die Geschwindigkeit der Bearbeitung einer Angelegenheit sinkt.

Die Nutzung bestehender Unternehmensbeziehungen zu Anwaltskanzleien kann dem Unternehmen helfen, niedrigere Tarife und AFAs auszuhandeln. Aber wenn es schwierig ist, Informationen innerhalb der Rechtsabteilung auszutauschen?  Diese Gelegenheiten werden verpasst.

Auch die Zuweisung neuer Aufgaben und die Verwaltung der Arbeitsbelastung von Anwaltskanzleien in einem manuellen oder dezentralen System ist eine Herausforderung.

"Die Erleichterung der Kommunikation zwischen Anwaltskanzleien und ihren Mandanten wäre insbesondere für kleinere Kanzleien von Vorteil, die über weniger Ressourcen verfügen.

Direktor für Rechts- und Compliance-Technologie
Fortune 100 Pharmazeutisches Unternehmen

Andere unbeantwortete Fragen?

Andere Fragen einen dezentralen, manuellen Ansatz unbeantwortet lässt?

  • Wie können interne Juristen die richtige Kanzlei auswählen, wenn sie keinen Zugang zu den erforderlichen Informationen haben?
  • Wie können Unternehmen leistungsschwächere Anwaltskanzleien aussondern, wenn sie keinen Zugang zu Echtzeitdaten über die Ergebnisse ihrer Arbeit haben?
  • Wie können Unternehmen andererseits die leistungsstärksten Unternehmen erkennen und besser nutzen?
  • Wie können Unternehmen ohne eine Möglichkeit, den Umfang der von den einzelnen Anwaltskanzleien geleisteten Arbeit zu verfolgen, erkennen, wann sie ihre Beziehung nutzen können, um einen besseren Preis auszuhandeln?

Dies sind nur einige der Fragen, die eine zentralisierte Softwarelösung für die Verwaltung von Angelegenheiten beantwortet.

Wie das Matter Management diese Herausforderungen löst

Warum ist die Verwaltung von Angelegenheiten mit Hilfe einer soliden Cloud-basierten Softwarelösung das grundlegende Element eines jeden wirksames Rechtsmanagement Programm?

In erster Linie bringen juristische Softwareprogramme unmittelbaren Nutzen (und ROI) für ein Unternehmen. Laut einer von Hobson & Company durchgeführten Studie konnten Unternehmen mit einer guten Lösung für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten ROI-Multiplikatoren von 7-10x. Ein Teil des ROI ergibt sich einfach aus der effizienteren und effektiveren Verwaltung der externen Anwälte, die eine einzige Lösung bietet.

Darüber hinaus bietet die Implementierung einer Sachbearbeitungslösung drei Hauptvorteile:

  • Verringerung des Zeit- und Arbeitsaufwands für die Eröffnung neuer Angelegenheiten. Durch die Automatisierung des Eröffnens von Angelegenheiten, die Verwendung von Vorlagen und die Schaffung standardisierter Prozesse verkürzt diese Software die Zeit, die für die Eröffnung einer neuen Angelegenheit benötigt wird. von 60 Minuten auf 15 Minuten.
  • Einrichtung einer zentralen Stelle für alle Angelegenheiten. Mit einer einzigen Wahrheitsquelle kann die Rechtsabteilung eine vollständige und genaue Datenbank sicherstellen, die später umfassende Analysen zur Erkennung von Trends und zur proaktiven Risikominderung enthalten kann.
  • Kostenmanagement - proaktiv. Durch die Zentralisierung von Vorgangsdaten und die Verbesserung des Einblicks in die Vorgänge können die Rechtsteams die Arbeitslast und die Kosten besser verwalten, Sparen 1.5% pro Jahr für externe Rechtsberatung aus.

Die Einblicke, die eine solche Lösung für die Kostenkontrolle bietet, sind ein Hauptanreiz für Entscheidungsträger aus dem Rechts- und IT-Bereich, die die Verwaltung von Angelegenheiten/Budgetierung und Abrechnung zu den wichtigsten Themen zählten. die wichtigsten Verwendungszwecke für juristische Analytik.

Ähnlich, 31% der Befragten zu einer 2018 Umfrage der Coalition of Technology Resources for Lawyers (CTRL) nutzen ein System zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten. 20% der Befragten planen die Einführung eines solchen Systems innerhalb der nächsten 12 Monate. Der wichtigste Anwendungsfall für diese Systeme ist die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten. 60% würden es für die "Budgetierung von Ressourcen" verwenden.

Weitere Vorteile der Software für die Verwaltung von Angelegenheiten

Die Vorteile, die Unternehmen durch eine Matter-Management-Lösung erzielen können, beschränken sich jedoch nicht nur auf das Ausgabenmanagement. Hier sind nur einige weitere Beispiele dafür, wie eine erstklassige Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten kann eine Rechtsabteilung eines Unternehmens belohnen:

  • Verbesserung der Produktivität der Endbenutzer durch die Integration mit anderen Systemen
  • Verkürzte Zeit für die Erzeugung, Speicherung und Referenzierung von rechtliche Dokumente
  • Verkürzte Zeit für die Erstellung von Berichten für Geschäftskunden
  • Digitalisierung und automatische Archivierung von Dokumenten und Prozesswerten
  • Automatisierte Benachrichtigungen die die Anzahl der manuellen E-Mails reduzieren
  • Schnellere Datensuche Prozesse
  • Rationalisierte, effizientere Arbeitsverteilung Ressourcenübergreifend zur Maximierung der Produktivität
  • Bessere Zusammenarbeit und bessere Ergebnisse im gesamten juristischen Team
  • Verbesserte Risikominderungdie in die besten Angebote integriert sind
  • Verbesserte Sicherheits- und Compliance-Praktiken für den Umgang mit Daten und Dokumenten

"Hin und wieder werden eine neue Technologie, ein altes Problem und eine große Idee zu einer Innovation".

Dekan Kamen

Noch mehr Gründe für den Einsatz der besten Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten

Weitere Vorteile des Einsatzes von Materieverwaltungssoftware, wie Acuity ELM, sind:

  • Nahtlose Integration. Die Software kann nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden, einschließlich:
    • Finanzen
    • HR und Personalverwaltung.
    • Interne Dokumentenverwaltung.
  • Datenkonvertierungen: Wenn Sie die historischen Daten Ihres Unternehmens auf Ihre Website laden, können Ihre Teams sofort Trends in den Daten erkennen.
  • Verbesserte Effizienz durch Workflows. Die Verfolgung des Erstellungs- und Genehmigungsprozesses in der Rechtsabteilung auf Sach- oder globaler Ebene wird durch konfigurierbare Workflows erleichtert.

Durch die Zentralisierung der Sachbearbeitung gibt eine Sachbearbeitungslösung Ihrem Unternehmen die Werkzeuge an die Hand, die es zur Förderung der Zusammenarbeit und Produktivität im gesamten Unternehmen benötigt.

Die Zukunft der Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten in Rechtsabteilungen

Letztlich müssen die Rechtsteams der Unternehmen viel zu gewinnen durch die Implementierung der richtigen Software-Plattform für die Verwaltung von Angelegenheiten. In der heutigen Zeit, die Kosten für die Aufrechterhaltung eines manuellen Systems sind zu hoch - sowohl in Bezug auf die monetären Kosten als auch auf die potenziellen Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften, die bei nicht automatisierten Ansätzen weit verbreitet sind.

Die Zukunft der Materieverwaltung liegt eindeutig bei technologischen Lösungen, wie z. B. Software für die Verwaltung der Rechtsabteilung, und je einfacher und kostengünstiger sie sind, desto besser. In einer Zeit zunehmenden Drucks und wachsender Verantwortung für die Rechtsabteilungen von Unternehmen wird die Wahl der richtigen Software entscheidend sein; die richtige Lösung kann sich als solides Rückgrat der Effizienz erweisen, innovative Rechtsgeschäfte die ihren Unternehmen eine noch nie dagewesene Flexibilität und Wertschöpfung bieten.

Sehen Sie, warum TeamConnect der ELM-Marktführer ist

Erfahren Sie, warum das so ist die bewährte Wahl für Rechtsabteilungen weltweit.