Wie man sich auf eine Prüfung im Bereich Vendor Management vorbereitet
Wie man sich auf eine Prüfung im Bereich Vendor Management vorbereitet

Wie man sich auf eine Prüfung im Bereich Vendor Management vorbereitet

Die zunehmende Auslagerung von Drittanbietern, aufsehenerregende Sicherheitsverletzungen und wachsende gesetzliche Anforderungen haben das Risikomanagement für Drittanbieter (TPRM) dringender denn je gemacht.

Auditoren und Prüfer achten verstärkt darauf, ob die technischen, physischen und administrativen Kontrollen Ihrer Lieferanten ordnungsgemäß bewertet werden oder nicht. Sind Sie auf eine Prüfung im Bereich Vendor Management vorbereitet? Oder lässt die Aussicht darauf Ihren Blutdruck steigen?

Wenn Sie noch nicht bereit sind, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich vorzubereiten. Lassen Sie sich nicht dabei erwischen, reaktiv zu sein - bleiben Sie das ganze Jahr über an den TPRM-Aufgaben dran, damit es nicht zu einer Panik in letzter Minute kommt.

Die Vorteile einer vorausschauenden Planung

TPRM ist ein fortlaufender Prozess. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt können Sie aufgefordert werden, Ihre Arbeit den Prüfern zu zeigen. Ihr Unternehmen muss über ein klares Verständnis der Verstöße von Anbietern, Gesetzen und Vorschriften verfügen. Darüber hinaus benötigen Sie Kenntnisse über die Methodik der Programmimplementierung und die besten Praktiken, die für den Aufbau und die Verwaltung eines TPRM-Programm. Am wichtigsten ist das Dokument alles und Kopien anfertigen.

Einige Unternehmen verwenden in ihren TPRM-Programmen manuell aktualisierte Kalkulationstabellen. Diese jedoch, möglicherweise nicht wirksam genug sind für die behördliche Prüfung. Ein manuelles Programm kann fehlende oder ungenaue Informationen enthalten. Unzureichende Daten können zu Redundanzen und der Desorganisation eines dezentralen Prozesses führen.

Infografik: Richtlinien für effektives Vendor Onboarding

Risikominimierung bei gleichzeitigem Aufbau starker Lieferantenbeziehungen.

Hausaufgaben bereithalten

Es ist verständlich, dass viele Unternehmen jetzt auf Lösungen für das Management von Lieferantenrisiken (Vendor Risk Management, VRM) zurückgreifen, mit denen ein Standard-Berichtssatz erstellt werden kann, der auf die individuellen Geschäfts- und Lieferantendienste eines Unternehmens zugeschnitten ist. Eine VRM-Lösung mit umfassenden Funktionen kann die jährliche Berichterstattung über Ihr TPRM-Programm und dessen Pflege vereinfachen. Robuste Funktionen und Tools werden Problembereiche mit bestimmten Anbietern hervorgehoben. Umfassende Nachverfolgung hilft, Probleme zu erkennen und die nächsten Schritte zu planen.

VRM-Lösungen können bei all dem helfen Vorbereitungsarbeit die für eine behördliche Prüfung erforderlich sind. Sie bleiben organisiert, sind sachkundig und haben die Mittel, um mit den Prüfern umfassend zusammenzuarbeiten.

Für eine Organisation ist es besser, rechtzeitig vorbereitet zu sein, als später, wenn die Prüfung ansteht. Stellen Sie sicher, dass Sie schnell und einfach auf die richtigen Dokumente und Ressourcen zugreifen können, wenn es soweit ist. Anders als in der Schule können Sie sich nicht darauf verlassen, dass Sie ein "guter Prüfer" sind, also machen Sie Ihre Hausaufgaben hat vorhanden sein.

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