Welche benutzerfreundlichen Funktionen sollte eine Software zur Richtlinienverwaltung bieten?

Natalie FitzHugh |

Wir sind auf halbem Weg durch diese Serie von Blogbeiträgen über Benutzerfreundlichkeit das wichtigste Kriterium beim Kauf einer Policy-Management-Lösung. Im dritten Teil gehen wir noch tiefer in die Materie ein, indem wir die Fragen untersuchen, die Sie bei der Bewertung von Policy-Management-Lösungen stellen sollten, und die Antworten, die Sie hören wollen.

Was bedeutet also "Benutzerfreundlichkeit" wirklich? Bei der Bewertung von Lösungen für die Richtlinienverwaltung sollten Sie Folgendes herausfinden wie viel Aufwand erforderlich ist wenn es darum geht, das System für den Einsatz in der gesamten Organisation vorzubereiten.

Fragen, die Sie bei Ihrer nächsten Policy-Management-Lösung stellen sollten:

  • Wie können wir die Verantwortung auf verschiedene Abteilungen oder Funktionseinheiten verteilen und gleichzeitig die Kontrolle behalten und sicherstellen, dass die Richtlinienverantwortlichen nur Zugriff auf die relevanten Bereiche des Systems haben?
  • Wie können wir sicherstellen, dass alle unsere Policen in der richtigen Form verfasst werden und dass unseren Versicherungsnehmern klar ist, dass die Policen auf diese Weise erstellt werden sollten?
  • Verfügt die Lösung über eine einfache Möglichkeit, die Richtlinien regelmäßig zu überprüfen und zu genehmigen?
  • Wie können wir sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter Kopien der relevanten Richtlinien erhalten, ohne dass der Verwaltungsaufwand zu groß wird?
  • Wie können wir sicherstellen, dass die zuständigen Personen in unserer Organisation über die Nichtunterzeichnung von Richtlinien informiert werden?

Was verbirgt sich hinter diesen Fragen?

Gehen wir der Reihe nach auf jede dieser Fragen ein, um herauszufinden, warum sie für die Auswahl der richtigen Lösung für die Richtlinienverwaltung so wichtig sind:

  • Sicherheit: Sie müssen sicherstellen, dass Sie problemlos Rollen und Berechtigungen einrichten können, die Ihren Richtlinieninhabern Zugriff auf die entsprechenden Bereiche des Tools gewähren und ihnen nur die Möglichkeit geben, die von Ihnen gewünschten Aufgaben zu erledigen. Ein Beispiel hierfür ist die Richtlinienbibliothek: Richtlinieninhaber sollten nur Zugriff auf den Bereich der Bibliothek haben, der ihre Richtlinien enthält. Auf diese Weise wird ihnen klar, wofür sie zuständig sind, und es besteht nicht die Gefahr, dass sie eine Richtlinie aktualisieren, die nicht zu ihnen gehört. Es sollte einfach sein, die Rollen zu erstellen, die entsprechenden Berechtigungen auszuwählen und die Benutzer zuzuweisen.
  • Schablonen: Viele Organisationen wollen eine einheitliche Methode für die Erstellung von Richtlinien, wie z. B. gleiche Überschriften, Branding und Formatierung. Es ist wichtig zu prüfen, wie die Lösung dies handhabt. Sie wollen nicht, dass die Erstellung und Verwaltung von Vorlagen schwierig oder zeitaufwändig ist. Möglicherweise hat eine Organisation bereits Vorlagen mit Word erstellt, und es würde viel Zeit sparen, wenn diese vorhandenen Vorlagen in der Lösung zur Richtlinienverwaltung verwendet werden könnten. Finden Sie heraus, wie viele Vorlagen erstellt werden können (Sie möchten nicht, dass es Einschränkungen gibt, wenn jede Abteilung, Funktionseinheit oder jeder Standort eine etwas andere Vorlage hat). Überlegen Sie auch, wie Sie diese Vorlagen auf die Richtlinienbibliothek anwenden - es sollte einfach sein, eine Vorlage mit dem entsprechenden Bereich der Bibliothek zu verknüpfen.
  • Arbeitsablauf: Ich bin sicher, dass Sie einen Prozess haben, der befolgt werden muss, wenn eine wichtige Richtlinie überprüft werden muss, sei es nach einem Zeitplan (z. B. einmal im Jahr) oder auf Ad-hoc-Basis (z. B. bei einer Änderung in der Organisation oder einer Aktualisierung einer Vorschrift). Sie müssen sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Lösung eine einfache, aber leicht konfigurierbare Möglichkeit zur Erstellung und Pflege Ihrer Prozesse bietet. Sie möchten nicht jedes Mal den Anbieter oder Ihre IT-Abteilung einschalten müssen, wenn eine Änderung an einem Überprüfungsprozess erforderlich ist.
  • Management organisatorischer Veränderungen: Woher weiß der Eigentümer einer Richtlinie, ob ein neuer Mitarbeiter hinzugekommen ist, der seine Richtlinien lesen und bestätigen muss? Finden Sie heraus, ob das Tool für die Richtlinienverwaltung dies für Sie erledigen kann, indem es automatisch die relevanten Richtlinien für alle neuen Mitarbeiter veröffentlicht. Dies bedeutet, dass die Richtlinienverantwortlichen keinen Prozess für die Verwaltung neuer Mitarbeiter einrichten müssen, was ihren manuellen Aufwand erhöhen würde und dazu führen könnte, dass neue Mitarbeiter die Richtlinien, die sie befolgen müssen, nicht kennen.

Wenn Sie sich an die vorheriger Blog In dieser Reihe geben laut Oxford Economics mehr als ein Drittel aller Arbeitnehmer (39%) an, dass sie sich Frustriert mit ihrer Software und Technik bei der Arbeit. Dies gilt sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Eigentümer von Richtlinien, wenn es um eine Lösung zur Richtlinienverwaltung geht.

Daher ist es doppelt wichtig, eine Policy-Management-Lösung die Aufgaben automatisieren können, um den Verwaltungsaufwand zu verringern die den Versicherungsnehmern auferlegt werden. Das Instrument muss auch sein intuitiv und konfigurierbar zur Anpassung an Organisationsprozesse und zur problemlosen Anpassung an organisatorische Veränderungen.

[bctt tweet="Eine Lösung für das Richtlinienmanagement muss den Verwaltungsaufwand für die Richtlinieninhaber reduzieren." via="no"]

Besuchen Sie mich nächste Woche wieder für den vierten Teil dieser Serie, in dem wir uns mit der Einfachheit der Schulung und der Bedeutung der Auswahl eines Systems zur Verwaltung von Richtlinien befassen werden, das nicht viele Tage oder Wochen der Schulung erfordern, bevor Sie mit der Umsetzung beginnen können.