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Was ist Policy Management? Und warum erfordert es neue Lösungen?

Wie die vielen Zahnräder, die eine Maschine effizient am Laufen halten, umfasst ein effektives Richtlinienmanagementprogramm viele bewegliche Teile. Versuchen Sie nicht, diese Teile allein unter einen Hut zu bringen, ohne eine Softwarelösung, ist nicht mehr wirklich eine Option.

Eine intuitive, benutzerfreundliche Lösung für das Richtlinienmanagement sollte den Prozess für Sie automatisieren und die konsistente Anwendung von Best Practices ermöglichen, so dass Sie mit der Komplexität der Verwaltung von Richtlinien und Verfahren Schritt halten können, wenn diese gerade in Mode sind. ständiger Anpassungsbedarf.

Was ist Politikmanagement und warum ist es wichtig?

Richtlinienmanagement bezieht sich auf die Erstellung, Kommunikation und Verwaltung aller Richtlinien und Verfahren, die in einer Organisation eingeführt werden. Richtlinien sind die Grundlage für Governance, Risiko und Compliance (Ein gutes Beispiel für eine Richtlinie, die jedes Unternehmen anwendet, ist ein Verhaltenskodex. Alle Das Unternehmen besteht aus verschiedenen Abteilungen, und das Richtlinienmanagement sorgt dafür, dass diese Abteilungen keine Richtlinien erstellen, die andere beeinträchtigen könnten.

Policy Management ist auch entscheidend für die Risikominderung. Selbst gut gesinnte Mitarbeiter können Risiken verursachen, wenn sie sich nicht über die richtigen Richtlinien und Verfahren im Klaren sind und nicht wissen, wie sie sie einhalten können. Außerdem wird damit der Grundstein gelegt für Unternehmenscompliance und sollte mit anderen Faktoren, wie den ethischen Werten und Geschäftszielen eines Unternehmens, in Einklang stehen.

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Es ist die benutzerfreundliche Lösung für die Verwaltung von Richtlinien, mit der Sie die Einhaltung von Vorschriften verbessern können.

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Im Wesentlichen, Policy Management ermöglicht es der Unternehmensleitung, das gesamte Unternehmen zu steuern in eine bestimmte Richtung zu lenken und dafür zu sorgen, dass alle auf derselben Seite stehen. Die manuelle Verwaltung von Richtlinien birgt für Ihr Unternehmen Risiken und erhöht das Risiko von Rechtsstreitigkeiten seitens der Mitarbeiter. In Zeiten der Unterbrechung, wie wir sie kürzlich gesehenwird Policy Management sogar mehr Dies ist wichtig, da Unternehmen sich auf neue Anforderungen einstellen müssen, wie z. B. die Umsetzung von Strategien für die Arbeit von zu Hause aus und die Erteilung von Zugangsberechtigungen zum Büro.

All diese Veränderungen erfordern ein Richtlinienmanagement sowie effiziente und rationalisierte Prozesse für die Entwicklung, Überprüfung und einheitliche und durchsetzbare Umsetzung dieser Richtlinien im gesamten Unternehmen.

Entwicklung eines effektiven Policy-Management-Programms

Die Verwendung veralteter Lösungen wie Papier oder sogar E-Mail ist einfach nicht mehr zeitgemäß - sie setzen Ihr Unternehmen zahlreichen Risiken aus. Um ein effektives Richtlinienverwaltungsprogramm zu erstellen, müssen Sie ein zentrales Repository einrichten, in dem Sie Richtlinien entwickeln, erstellen und pflegen können.

Dieses Repository sollte als Drehscheibe dienen, um alle Ihre Richtlinien leicht zugänglich zu machen und einen Prüfpfad zu hinterlassen. Mit diesem zentralen Knotenpunkt für Richtlinien wird die Überwachung Ihres Richtlinienverwaltungsprogramms einfach und intuitiv.

Es ist wichtig, die automatisierte Arbeitsabläufe für neue Richtlinien, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen sie prüfen und genehmigen, bevor sie für Ihre Mitarbeiter freigeschaltet werden. Sie möchten vielleicht auch automatisch Versionskontrolle gewährleistenSo können die Genehmiger nur die aktuellste Version einer Richtlinie sehen, was den Überprüfungsprozess vereinfacht. Ein effektives System zur Verwaltung von Richtlinien zeigt Prüfpfade und eine Historie der Interaktionen mit Richtlinien für den Fall, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Was sind also die Vorteile, die Sie von einem aktualisierten Policy-Management-System erwarten sollten?

Einfach veröffentlichen

Veröffentlichen Sie Ihre Richtlinien schnell und leiten Sie sie auf benutzerfreundliche Weise an die richtigen Personen weiter, so dass der Aufwand für die Schulung der Endbenutzer entfällt. Mit den besten Softwarelösungen ist es einfach, die optimale Art der Kommunikation zu bestimmen und automatisierte Workflows auszulösen, die wiederum die Richtlinien nur an die Personen senden, die sie verstehen und bestätigen müssen. Indem Sie Richtlinien nur an die Mitarbeiter weitergeben, die sie benötigen, können Sie sowohl Ihre eigene Zeit als auch die Ihrer Mitarbeiter sparen.

Bestätigungen und Bescheinigungen in Echtzeit erhalten

Mit dem richtigen Tool kann die Geschäftsleitung in Echtzeit nachvollziehen, wer welche Policen akzeptiert hat, welche Version einer bestimmten Police, und wann sie den Erhalt bestätigt und eine Bescheinigung abgegeben haben.

Warum ist das wichtig? Bestätigungen und Bescheinigungen helfen, Ihr Compliance-Programm von oben nach unten durchzusetzen und von unten nach oben. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, die Grundwerte Ihres Unternehmens zu verstehen und sich für sie zu entscheiden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den Prioritäten und Werten Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Wissen der Mitarbeiter bewerten

Richtlinien werden nicht richtig funktionieren, wenn die Personen, die sie erstellen, keinen Einblick in die Wirksamkeit ihrer Kommunikation haben. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Führung Ihres Unternehmens weiß, ob die Mitarbeiter ihre Richtlinien und Verfahren verstehen oder nicht.

Die einzige Möglichkeit, diese Erkenntnisse zu gewinnen, besteht darin, den Wissensstand der Mitarbeiter durch Tests zu ermitteln. Diese Beurteilungen geben den Führungskräften die nötigen Einblicke, um Wissenslücken zu schließen, deren Ursachen zu verstehen und dementsprechend Abhilfe zu schaffen, Verfahren zu überprüfen und zu ändern - alles innerhalb desselben Systems. Es ist auch ein kluger Schachzug, routinemäßige Umfragen zu automatisieren, um zu verstehen, ob die Mitarbeiter diese Richtlinien so umsetzen, wie sie gemeint sind.

Bericht und Prüfung

Letztlich wollen die Aufsichtsbehörden den Nachweis sehen, dass Ihr Compliance-Programm effektiv ist. Mit Ihrer Lösung zur Richtlinienverwaltung sollten Sie schnell und einfach feststellen können, ob Ihr Unternehmen geschützt ist, ob Ihre Mitarbeiter die Vorschriften verstehen und einhalten und ob Sie Ihre Richtlinien rechtzeitig veröffentlicht haben.

Mit anderen Worten: Sie sollten in der Lage sein, die Wirksamkeit Ihres Programms nachzuweisen, indem Sie einen vollständigen Bericht vorlegen, einschließlich eines Berichts über Ihre Umfragen und Testergebnisse.

Beweglichkeit

Die Unternehmen mussten sich umstellen, in vielen Fällen gegen ihren Willen, um die Herausforderungen von COVID-19 und die damit verbundenen Störungen zu bewältigen. Die Mitarbeiter mussten von zu Hause aus arbeiten, was eine neue Politik in Bezug auf digitale Geräte und Ausrüstungen erforderte; die Besuchsregelungen im Büro mussten geändert werden; die Gesundheits- und Sozialpolitik wurde überarbeitet... und das alles in fast halsbrecherischem Tempo.

Mit diesen Veränderungen Schritt zu halten, bereitete vielen Unternehmen enorme Kopfschmerzen, und die herkömmlichen Methoden zur Erstellung, Verteilung und Durchsetzung von Richtlinien waren dieser Aufgabe nicht gewachsen. Ein effektives Richtlinienverwaltungsprogramm, das von moderner Technologie unterstützt wird, gibt der Personalabteilung und den Compliance-Teams die nötige Flexibilität, um Störungen zu bewältigen und Richtlinien im Handumdrehen umzustellen.

[bctt tweet="Ein effektives Richtlinienmanagementprogramm, das von moderner Technologie unterstützt wird, gibt Personal- und Compliance-Teams die Flexibilität, die sie benötigen, um Störungen zu bewältigen und Richtlinien im Handumdrehen zu ändern." via="no"]

Automatisierung ist der Schlüssel zu einer optimierten Richtlinienverwaltung

Manche Leute versuchen, ein Richtlinienmanagement manuell zu verwalten, doch dieser Ansatz bietet nicht das Maß an Robustheit und Detailgenauigkeit, das Sie benötigen, um die Einhaltung der Vorschriften gegenüber den Regulierungsbehörden nachzuweisen und eine vertretbar Einhaltungsprogramm.

Ganz zu schweigen von der manuellen Vorgehensweise? In einer Zeit, in der Effizienz alles ist, ist dies ein Loch, das Zeit und Energie (und damit Geld) verschlingt und Sie viel zu sehr angreifbar macht. Ein automatisiertes, umfassendes Richtlinienverwaltungsprogramm unterstützt Governance, Risiko und Compliance, indem es eine Compliance-Kultur einführt, Grenzen und Erwartungen klar an alle Beteiligten kommuniziert, Ihr Unternehmen vor Rechtsstreitigkeiten schützt und die Erreichung Ihrer Unternehmensziele unterstützt.

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