Workflow-Automatisierung Eine Entscheidung, bei der es um Leben und Tod geht
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Was ist Legal Spend Management?

Steven O'Donnell |

Wenn Ihre Rechtsabteilung Arbeit auslagert an externe Anwaltskanzleiendann Legal Spend Management ist ein absolutes Muss, um die Kosten zu kontrollieren, die Firmenauswahl und -bindung zu verwalten und den tatsächlichen Wert zu verstehen, der durch die Schaffung von Transparenz über die Kompromisse zwischen Kosten und Ergebnisse. Ganz zu schweigen davon, dass Sie eine Vorausschau auf die Budgetierung und künftige Ausgaben erhalten, um die Vorhersehbarkeit der Abteilungsergebnisse zu verbessern.

Die Rechtsabteilungen mittlerer und großer Unternehmen bearbeiten jedes Jahr Tausende von Rechnungen von Anwaltskanzleien. Wenn Unternehmen diesen Prozess ohne ein spezielles Fakturierungssystem bewältigen (oder noch schlimmer - versuchen, ihn manuell zu bewältigen), sind ihre Mitarbeiter wahrscheinlich überfordert und Überzahlungen sind unvermeidlich. Ganz zu schweigen davon, dass das Personal für die Bearbeitung der Rechnungen und die erste Überprüfung benötigt wird. Selbst für eine kleine Rechtsabteilung ist der Zeitaufwand für die Prüfung von Rechnungen und das Aufspüren von Fehlern entmutigend.

In Ermangelung eines zuverlässigen Systems zur Durchsetzung von Abrechnungsstandards verbringen die Mitarbeiter der Anwaltskanzlei übermäßig viel Zeit mit der Fertigstellung und Genehmigung von Rechnungen für ihre Portfolios. Abgesehen von der zusätzlichen Belastung, die dies für die Mitarbeiter bedeutet, enden die Unternehmen oft damit Überbezahlung der Unternehmen um 5% bis 10% jedes Jahr aufgrund unentdeckter Fehler.

Was ist Legal Spend Management?

Im Wesentlichen ist das Ausgabenmanagement eine Managementdisziplin, die den Rechtsabteilungen der Unternehmen einen Überblick über ihre Ausgaben für externe Berater - und andere Rechtskosten - verschafft. Heute sind verschiedene Ausgabenmanagement-Software Produkte unterstützen diese Disziplin. Ein wesentliches Element einer Softwarelösung für die Verwaltung von Rechtskosten ist ein E-Billing-Portal, das es den Unternehmen ermöglicht, LEDES-Rechnungen zu übermitteln. E-Rechnungsportale sollten leicht zugänglich und durch Verschlüsselung gesichert sein und jedes der verschiedenen zugelassenen LEDES-Formate unterstützen können.

Legal Spend Management ist eine weitere wesentlicher Bestandteil von jedem fähigen Enterprise Legal Management Plattform typischerweise mit Funktionen für mehrere Bereiche der juristischen Unternehmensverwaltung und -abläufe konzipiert.

Eine andere Möglichkeit, sich das vorzustellen? Als die Verwaltung von "Ausgabendaten" - mit Hilfe von Softwaretools, die auf Technologien zur Klassifizierung und Anreicherung von Kerndaten aufbauen. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Ausgaben für Rechtsangelegenheiten zu analysieren. Diese Daten werden dann mit Tools zur Ausgabenanalyse angereichert, die sich auf Warnungen, Messungen und Berichte über Ausgaben für Rechtsangelegenheiten konzentrieren.

Wie Lora Cecere von AMR Research sagt:

"Zu den Vorteilen gehört die Möglichkeit, die Auswirkungen von Beschaffungsstrategien auf wichtige Kategorien zu analysieren, zusammen mit der Bewertung von Geschäftsergebnissen (Einsparungen) und der Messung von KPIs (regelmäßige Überprüfung der Einhaltung von bevorzugten Lieferanten und Verträgen, realisierte Einsparungen usw.) zusammen mit der laufenden Kontrolle der Ausgaben zur Verbesserung der Rentabilität."

Ihr Kommentar bezieht sich zwar speziell auf das Ausgabenmanagement unter dem Gesichtspunkt der Beschaffung, doch der Kern ihrer Botschaft gilt auch direkt für die Rechtsabteilung. In der Tat sind viele Juristen über die Durchsetzung von Abrechnungsrichtlinien und Zeitnehmern hinausgegangen und nutzen nun die Analyse der Ausgaben für juristische Dienstleistungen, um Beschaffungsentscheidungen zu treffen, Verhandlungen mit Unternehmen zu führen und auszuwählen und gezielte Programme mit hochwertigen Unternehmen durchzuführen, um die Ausgaben für juristische Dienstleistungen insgesamt weiter zu senken.

Was genau sind die Vorteile der Einführung einer Ausgabenmanagement-Software? Hier sind nur einige Beispiele:

  • Reduzieren Sie Ihre Rechtskosten und verbessern Sie die Ergebnisse durch die Durchsetzung von Abrechnungsrichtlinien,
  • Verringern Sie den Zeitaufwand für die Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen und nutzen Sie Frühzahlerrabatte.
  • Verfolgen und melden Sie Budgets für Angelegenheiten nach Zeiträumen oder Phasen und verbessern Sie die Genauigkeit der Prognosen im Laufe der Zeit. Verfolgen Sie Abgrenzungen und Ist-Zahlen im Vergleich zu diesen Budgets während des gesamten Lebenszyklus der Angelegenheit.
  • Verlangen Sie von den Unternehmen automatisch, dass sie vor Arbeitsbeginn Zeitnehmerprofile und -tarife zur Genehmigung vorlegen, um sicherzustellen, dass die Innenreferenten stets mit den neuesten Informationen arbeiten.
  • Führen Sie einen automatischen Prüfpfad für alle Änderungen an Rechnungen, einschließlich Genehmigungen, Überprüfungen, Anpassungen und Ablehnungen.
  • Optimieren Sie die Auswahl von Unternehmen und Zeitnehmern durch Transparenz und Berichte, die eine Bewertung im Zeitverlauf ermöglichen - so kann Ihr Team den Wert und nicht nur die Kosten betrachten.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass viele Unternehmen, die eine leistungsfähige Lösung für die elektronische Rechnungsstellung einsetzen, feststellen, dass eine jährliche Verringerung der Ausgaben für Rechtsberatung um 5-10%.

Die Liste der Vorteile ließe sich endlos fortsetzen, aber wir fassen sie mit diesem Zitat aus Brian McGovern, ehemaliger Chief Data Officer der Rechtsabteilung und jetzt geschäftsführender Direktor von Mitratech, der das TeamConnect-Sachbearbeitungssystem eingeführt hat und E-Billing-Lösung:

"Wir haben dramatische Verbesserungen bei der Datenqualität und der Standardisierung der Prozesse festgestellt. Allein durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung konnten wir bei den juristischen Rechnungen durchschnittlich 6,7% einsparen. In einigen Bereichen waren diese Kosteneinsparungen sogar noch höher....Das ist ein Geschenk, das immer wieder kommt."

Warum Rechtsabteilungen in Unternehmen Ausgabenmanagement brauchen

Auch wenn der ROI nicht ausreicht, um Sie davon zu überzeugen, warum viele Rechtsteams in Unternehmen auf Ausgabenmanagement setzen, ist diese Art von Technologielösung auch für die Bewältigung anderer Herausforderungen in der Rechtsabteilung von entscheidender Bedeutung.

"Bis heute war operative Kompetenz kaum der Standard. Heute, da von Unternehmen erwartet wird, dass sie Leistungen auf höchstem Niveau erbringen, müssen Rechtsabteilungen ihren Teil dazu beitragen, ihre Dienstleistungen optimal zu erbringen und wie ein Unternehmen geführt zu werden, strategische Pläne zu entwickeln, durchdachte Budgets zu erstellen, effizienzsteigernde Instrumente einzuführen, Talente zu entwickeln, Wissensmanagement zu betreiben, Anbieter zu verwalten und vieles mehr." - CLOC

In einer von Hobson & Company durchgeführten Studie wurden zwei zentrale geschäftliche Herausforderungen identifiziert, die die Rechtsabteilung dazu veranlassen, eine Ausgabenmanagementlösung einzusetzen:

  1. Ineffiziente, schwerfällige Prozesse
  2. Nicht durchgesetzte Abrechnungsrichtlinien und ausgehandelte Tarife

Lassen Sie uns nun die einzelnen Bereiche etwas näher betrachten.

1 - Ineffiziente, schwerfällige Prozesse

Ohne einen einheitlichen Überblick über die externen Rechtskosten können Unternehmensjuristen und Verwaltungsmitarbeiter leicht eine steigende Anzahl von Stunden mit der Beantwortung einzelner Zahlungsanfragen und der Kommunikation mit Anwaltskanzleien verbringen.

Da wichtige Unterlagen und Rechnungen auf verschiedene Plattformen und Systeme verteilt sind - E-Mail, Cloud-Laufwerke, einzelne Server und Tabellenkalkulationen, um nur einige zu nennen -, kann der Versuch, alles zusammenzustellen, was für die Rechnungsprüfung benötigt wird, ineffizient und mühsam sein und unzählige Stunden teurer Personalzeit in Anspruch nehmen.

Darüber hinaus können diese manuellen, zeitaufwändigen Aufgaben auch die Moral der Mitarbeiter beeinträchtigen. Oft müssen sich Anwälte, die wegen ihrer Kenntnisse der Rechtspraxis eingestellt wurden, stattdessen mit Verwaltungsaufgaben befassen, was ihre Produktivität schmälert und sie von wichtigeren Aufgaben ablenkt.

Adobe Research fand heraus 81% der US-Büroangestellten bewerteten moderne Technologie als Schlüsselfaktor für die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter. Wenn Ihr Unternehmen Tools einführt, die die Effizienz steigern, so dass die Mitarbeiter weniger Zeit mit Prozessen und mehr Zeit mit der Arbeit verbringen, für die sie eingestellt wurden, werden Sie nicht nur die Produktivität und Rentabilität steigern, sondern auch für zufriedenere Mitarbeiter sorgen.

2 - Nicht durchgesetzte Abrechnungsrichtlinien und ausgehandelte Tarife

Einer der größten Verstöße bei der Rechnungsstellung durch externe Anwälte? Sie erhöhen ihre Sätze ohne die Zustimmung ihrer Mandanten. Da sich diese Gebühren zu erheblichen Mehrausgaben summieren können, verbringen die angestellten Anwälte viel Zeit damit, die in Rechnung gestellten Sätze mit den zu Beginn des Mandats vereinbarten Sätzen zu vergleichen.

Jede sinnvolle Ausgabenmanagementlösung sollte in der Lage sein, Rechnungen zuverlässig und automatisch mit den firmenspezifischen Richtlinien abzugleichen und die Anwälte über Unstimmigkeiten zu informieren. Auf diese Weise entgeht Ihnen keines der folgenden Dinge:

  • Wichtige Möglichkeiten für Kosteneinsparungen
  • Möglichkeiten für Mengenrabatte und alternative Honorarvereinbarungen bei zunehmender Arbeit
  • Fehler auf der Rechnung
  • Positionen, die nicht mit den Abrechnungsrichtlinien übereinstimmen

Und alle anderen wichtigen Elemente, die bei einem manuellen Überprüfungsprozess leicht übersehen werden können.

Erreichen von Unternehmenszielen mit Legal Spend Management-Lösungen

Da die Rechtsabteilung nicht in einem Silo leben sollte, ist das Legal Spend Management nicht nur für die Gesundheit der Rechtsabteilung, sondern auch für die Gesundheit des gesamten Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Richtig eingesetzt, ist es ein Instrument, das die Rechtsabteilung in den Mittelpunkt von Innovation und Exzellenz innerhalb der Organisation stellen und den strategischen Wert für das gesamte Unternehmen steigern kann.

Denn nach Ansicht der SpendSource:

"Ein erfolgreicher Ausgabenmanagementplan stimmt alle Ihre Geschäftsziele aufeinander ab und hilft Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und die richtigen Anbieter zu finden, um Ihre Ziele zu erreichen.

Brian McGovern bestätigt dies. McGovern ist ein starker Befürworter von Geschäftszielen und KPIs, sagt er:

"Es ist zwar sehr wichtig, dass Sie sich darüber klar werden, wo Sie aus technologischer Sicht hinwollen und warum, aber es ist auch wichtig, dass Sie Änderungen auf der Verwaltungsseite des Prozesses vornehmen. Auf diese Weise können Sie die Standards dafür setzen, was Sie tun und wohin Sie sich als Unternehmen bewegen. .... Letztlich muss Ihre Technologie-Roadmap für Rechtsmanagementlösungen nicht nur dringende rechtliche Anforderungen erfüllen, sondern auch geschäftliche Belange berücksichtigen."

Es gibt fast nichts, was ein Unternehmen mehr beschäftigt als die Notwendigkeit, Ausgaben zu kontrollieren. Mit einer angemessenen Ausgabenkontrolle und einer Lösung für die Verwaltung von Unternehmensausgaben kann die Rechtsabteilung daher den Weg für das gesamte Unternehmen ebnen.

Sie suchen nach weiteren Informationen zum Thema Ausgabenmanagement? Sehen Sie sich diese hilfreichen Ressourcen an: