Wie Technologie beim Aufbau eines wirksamen Compliance-Programms hilft

Lauren Jackson |

Die Federal Sentencing Guidelines for Organizations (FSGO) waren Vorreiter die sieben Markenzeichen um zu definieren, wie ein effektives Compliance-Programm aussehen sollte. Regulierungsbehörden aus allen Branchen sehen diese Merkmale als Grundlage an und sind sich einig, dass sie eine zentrale Rolle bei der Definition von Compliance spielen.

Die Regulierungsbehörden sind sich auch darin einig, dass das Rückgrat eines wirksamen Compliance-Programms - der rote Faden, der die Kennzeichen miteinander verbindet - eine wirksame Strategie für das Richtlinienmanagement ist.

Auch wenn die Bezeichnung Richtlinienmanagement ein komplexes Gebiet einfach erscheinen lässt, geht es bei echtem Richtlinienmanagement nicht nur um Richtlinien und Verfahren. Natürlich müssen Richtlinien und Verfahren vorhanden sein, aber erfolgreiche Richtlinien entstehen aus einem effektiven Compliance-Programm, das alle Aspekte einer Organisation betrifft.

Eine effiziente Politikverwaltung Das Programm zieht sich wie ein roter Faden durch alle sieben Markenzeichen:

Das Richtlinienmanagement muss die Aufsicht von oben umfassen und gleichzeitig auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen, indem es einen Bottom-up-Ansatz verfolgt. Ein echtes Richtlinienmanagementprogramm muss seine eigene Effektivität überwachen, indem es genau feststellt, was wo und wie falsch gelaufen ist.

Ohne diese Informationen ist es praktisch unmöglich, Ihre Richtlinien zu überprüfen und zu ändern und Verhaltensweisen zu korrigieren. Wenn die Führungsebene keinen Einblick in die Bescheinigung der Mitarbeiter, das Verständnis auf der Grundlage von Prüfungen oder die Zustimmung zur Einhaltung von Richtlinien hat, ist es viel schwieriger, Regeln durchzusetzen und interne Untersuchungen durchzuführen.

Ganz zu schweigen davon, dass solide Richtlinien und Verfahren von entscheidender Bedeutung sind, um die Anforderungen Ihres Compliance-Programms den verschiedenen Interessengruppen in Ihrem Unternehmen effektiv zu vermitteln.  

Viele Menschen versuchen, diese beweglichen Teile selbst zu verwalten und argumentieren, dass sie dafür keine Softwarelösung benötigen. Betrachtet man jedoch die Detailgenauigkeit, die von den Regulierungsbehörden gefordert wird, sind selbst erstellte Systeme einfach nicht effektiv. Und Sie können nicht länger ungeschoren davonkommen, ohne etwas zu unternehmen. Um Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und letztlich auch Sie selbst proaktiv vor Verstößen gegen die Vorschriften zu schützen, müssen Sie jetzt handeln und ein wirksames Programm entwickeln.

Warum sollten Sie Technologie einsetzen, um dieses Ziel zu erreichen? Abgesehen von der Risikominderung, die, seien wir ehrlich, so ziemlich der Grund dafür ist, dass Sie überhaupt ein Compliance-Programm haben, welche Vorteile bietet die Anschaffung einer Softwarelösung? Wie kann die richtige Technologie dazu beitragen, die Wirksamkeit Ihres Compliance-Programms zu erhöhen?

Die richtige Software zur Verwaltung von Richtlinien, wie zum Beispiel die PolicyHub-Lösungbietet drei wesentliche Vorteile für Ihr gesamtes Compliance-Programm. Es hilft dabei erzwingen, automatisieren und Beweise Ihr Programm.

durchsetzen.

Die Durchsetzung ist nicht nur eine wichtige Säule eines effektiven Compliance-Programms, sondern auch ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt für den Lebenszyklus von Richtlinien. Eine Lösung für die Richtlinienverwaltung hilft Ihnen dabei, die Einhaltung der Richtlinien und die Einhaltung der anderen Merkmale durchzusetzen.  

Die richtige Software bietet einen detaillierten Überblick darüber, wie die Mitarbeiter die Richtlinien verstehen, wo Wissenslücken bestehen und wer genau Schwierigkeiten hat, eine bestimmte Richtlinie zu verstehen und einzuhalten. Mit diesen Einblicken wird die Durchsetzung einfacher, da die Führungskräfte über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um ein Programm effektiv und effizient durchzusetzen - ohne die wertvolle Zeit der Mitarbeiter zu verschwenden.  

PolicyHubSo können Sie z. B. mit Mitarbeitern, die sich in Schwierigkeiten befinden, Kontakt aufnehmen, Ihre derzeitige Strategie überprüfen, bei Bedarf Nachschulungen und Klarstellungen vornehmen und bei Bedarf ethisches Verhalten durchsetzen.

Laut einer Fallstudie mit der internationalen Rückversicherungsgesellschaft Transatlantic ReSie nutzen PolicyHub nicht nur als Kommunikationskanal, sondern auch wegen der wichtigen Informationen zur Einhaltung der Vorschriften, die es der Geschäftsleitung und den Prüfern liefert.

"Transatlantic Re kann eindeutig nachweisen, welche Mitarbeiter die einzelnen Richtlinien erhalten, gelesen und verstanden haben, wann sie ihnen zugestimmt haben und welche nicht", heißt es in der Fallstudie.

Mit anderen Worten: Die Frage, ob ein Mitarbeiter eine Richtlinie gelesen und verstanden hat oder nicht, stellt sich nicht mehr, so dass die Durchsetzung der Compliance ein leichter zu lösendes Problem darstellt.

Automatisieren Sie

Stellen Sie sich vor, Sie müssten ein Dokumentenverwaltungssystem verwenden, um Richtlinien zu erstellen und zu bearbeiten, Sie müssten versuchen, die Dateien zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Version die aktuellste und korrekteste ist, Sie müssten versuchen zu verfolgen, wer welche Richtlinie per E-Mail erhalten hat, und Sie müssten diese Informationen manuell in einem Arbeitsblatt erfassen. Stellen Sie sich nun vor, Sie müssten an alle Mitarbeiter schriftliche Tests verschicken und diese von Hand benoten. Vielleicht müssen Sie sich das gar nicht vorstellen, vielleicht ist es gerade Ihr Leben.

In diesem Szenario haben Sie keine Möglichkeit herauszufinden, ob jemand eine Richtlinie tatsächlich liest, geschweige denn, ob er sie befolgen will. Auch die Erstellung eines Berichts mit diesem "System" wäre ein absoluter Albtraum, wenn es überhaupt möglich wäre.  

Stellen Sie sich nun vor, Sie könnten all diese Prozesse automatisieren. Wenn Sie einfach ein paar Arbeitsabläufe festlegen, eine Richtlinie bearbeiten und sie aktivieren könnten. Wenn sie automatisch zur richtigen Zeit in der richtigen Sprache an die richtigen Personen gehen würde. Wenn die Mitarbeiter automatisch bestätigen müssten, dass sie die Richtlinie gelesen haben und sich an sie halten.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten automatisch einen Test auslösen, um die Kenntnisse der Mitarbeiter über diese Richtlinie zu prüfen, und Sie warnen, wenn ein Mitarbeiter diesen Test nicht besteht. Stellen Sie sich vor, Sie könnten auch automatisch regelmäßige Umfragen durchführen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter diese Richtlinien weiterhin einhalten. Und wenn Sie Erinnerungen einrichten könnten, um Ihre Richtlinien in ein paar Jahren zu überprüfen, wenn sich die Vorschriften ändern.

Dies sind genau die Vorteile, die eine effektive Softwarelösung für die Verwaltung von Richtlinien bietet. Eine Lösung wie PolicyHub rationalisiert und automatisiert wichtige Compliance-Geschäftsprozesse, so dass sich Ihr talentiertes Team auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann. Da alles automatisiert ist, einschließlich Ihrer Berichte an die Aufsichtsbehörden, können Sie sich beruhigt zurücklehnen, denn Sie wissen, dass Ihre Software Ihnen den Rücken freihält.

Einem Mitratech-Kunden zufolge, der zum weltweit größten Anbieter von Lebensmittel- und Getränkedienstleistungen für Reisende gehört, bietet PolicyHub die Automatisierung und Konsistenz, die sein internationales Unternehmen benötigt, um ein effektives Compliance-Programm zu unterhalten. Für ein großes Unternehmen ist es schlichtweg unmöglich, Schulungen zu organisieren und Richtlinien und Verfahren manuell an die Mitarbeiter weiterzugeben.

Für diesen Kunden hat PolicyHub einen strukturierten und wiederholbaren Prozess zur Erstellung, Aktualisierung, Überprüfung und Erfassung von Abweichungen für alle Richtlinien und Verfahren im gesamten Unternehmen eingerichtet. Das Unternehmen kann nun automatisch die richtigen Richtlinien an die richtigen Mitarbeiter am richtigen Ort auf der Welt zur richtigen Zeit in der richtigen Sprache verteilen.   

Beweise

Im heutigen regulatorischen Umfeld ist es ganz einfach, dass Sie einen Prüfpfad erstellen müssen, über den Sie problemlos Bericht erstatten können. Sie müssen wirksam schriftliche Richtlinien und Verfahren bereitstellen, Ihre Mitarbeiter schulen und ihnen diese Richtlinien vermitteln und sich gegenüber den Aufsichtsbehörden beweisen. Und Sie müssen all dies auf eine Weise tun, die wirtschaftlich sinnvoll ist.  

Mit Ad-hoc-Systemen kann die Erstellung von Berichten für die Aufsichtsbehörden mehrere Tage dauern, wenn Sie die für die Erstellung von Berichten erforderlichen Informationen überhaupt finden können. Ohne eine einzige Informationsquelle für die Verwaltung Ihrer Policen kann der Versuch, alles an einem Ort zu sammeln, wenn die Zeit für die Regulierung knapp wird, in Ihrem Unternehmen zu einem Chaos führen.

Mit einem automatisierten Richtlinienverwaltungssystem dauern diese Berichte nicht mehr Tage, sondern nur noch Minuten. Mit ein paar Klicks haben Sie alle Einblicke in Ihre Daten, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, der Unternehmensleitung Bericht zu erstatten und - was am wichtigsten ist - den Aufsichtsbehörden die Einhaltung Ihrer Vorschriften nachzuweisen. Und alle Informationen sind an einem leicht auffindbaren Ort.

"PolicyHub bietet uns eine wirklich flexible und effektive Lösung. Zum einen für die Kommunikation von Richtlinien und die Sicherstellung von Reaktionen, aber vor allem liefert es die Compliance-Berichterstattung und -Gewissheit, die wir benötigen, um die interne Revision, externe Aufsichtsbehörden und den Vorstand zufriedenzustellen", sagt Vincent Eng, AVP Assistant General Counsel bei TransRe. 

Möchten Sie herausfinden, wie unsere Lösung zur Verwaltung von Richtlinien die Effizienz Ihrer Compliance-Funktion verbessern kann? Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.