Seit ihrer Entstehung zu Beginn des Jahrhunderts hat sich die BPM-Technologie (Business Process Management) weit verbreitet und ist zu einem wichtigen Bestandteil der IT-Infrastruktur großer Unternehmen geworden. Das traditionelle BPM befasst sich speziell mit vorhersehbaren, strukturierten Prozessen mit klar definierten Schritten, die zu nachvollziehbaren Ergebnissen führen. DPM (Document Process Modeling) ist ein Teilbereich des Geschäftsprozessmanagements, der sich speziell mit der Automatisierung von Dokumentenerstellungsprozessen befasst.
Nehmen wir zum Beispiel einen Workflow zur Vertragserstellung, der beispielsweise aus einem CRM-System ausgelöst werden könnte. Ein im CRM-System gespeicherter Datensatz könnte zusammen mit Begleitdokumenten zur Erstellung eines Vertrags in den Workflow übergeben und dann zur Genehmigung, Änderung oder Ablehnung an verschiedene Wissensarbeiter weitergeleitet werden. Je nach Komplexität der Dokumentation fehlt es den meisten BPM-Suiten jedoch einfach an der erforderlichen Automatisierungsfunktionalität, um die Dokumente innerhalb des größeren Geschäftsprozesses zu erstellen. Hier kommt DPM ins Spiel.
Die Modellierung von Dokumentprozessen auf Unternehmensebene verfolgt einen dokumentorientierten Ansatz, d. h., Geschäftsregeln werden in den Text des Dokuments/der Dokumente kodiert, wobei alle relevanten Permutationen berücksichtigt werden. Einfache Variablen werden mit punktspezifischen Formatierungsattributen eingefügt. Berechnete Variablen werden ebenfalls erstellt und an den erforderlichen Zusammenführungspunkten eingefügt. Optionale Textblöcke werden mit bedingter Logik usw. definiert. Anschließend wird eine Abfolge interaktiver Formulare (ein Interview) erstellt, um alle variablen Informationen zu erfassen, die zur Erstellung der Dokumente erforderlich sind.
Nachdem der Dokumentgenerierungsprozess vollständig modelliert wurde, kann er unabhängig als Dokumentgenerierungs-Workflow ausgeführt oder als Komponente in einen größeren Workflow integriert werden. Um einen Dokumentprozess innerhalb eines größeren Workflows anzuzeigen, sehen Sie sich Folgendes an: Interaktive Entscheidungshilfen von Thomson Reuters zu CheckpointDas kürzlich veröffentlichte TR-Produkt basiert auf HotDocs, dem branchenführenden DPM, und hilft Steueranwälten und Steuerberatern, sich in komplexen Gesetzen und Vorschriften zurechtzufinden, um für ihre Mandanten rechtsgültige Gutachten zu erstellen. Das auf HotDocs basierende System generiert anschließend die erforderlichen Unterlagen, wie z. B. formelle Gutachten und Korrespondenz.
Im oben erwähnten Vertragsabschluss-Workflow könnte der CRM-Datensatz direkt in das Dokumentenprozess-Interview übernommen werden und würde im Kontext des Interviews als „beantwortete Fragen“ erscheinen. Das Interview würde alle weiteren Fragen präsentieren, die zum Vervollständigen des Dokumentensatzes erforderlich sind.
DPM-Systeme der Enterprise-Klasse sind für die Verwaltung beliebiger Dokumentensätze ausgelegt, unabhängig von deren Umfang oder Komplexität. Solche Systeme sollten über Plattformen für die lokale und cloudbasierte Bereitstellung verfügen und mit hochentwickelten APIs ausgestattet sein, die eine Integration in beliebige automatisierte Prozesse ermöglichen. Darüber hinaus sollte ein DPM-System gleichermaßen gut in Ad-hoc- und unstrukturierten Prozessumgebungen funktionieren, wie sie beispielsweise von den heutigen hochentwickelten adaptiven Fallmanagementsystemen bereitgestellt werden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
