Während viele der weltweit größten Banken und Finanzinstitute die BPM-Technologie nutzen, beschreiten auch kleine Banken und Kreditgenossenschaften den Weg zur Prozessautomatisierung. Eine regionale Kreditgenossenschaft hat beispielsweise ihren Kreditvergabeprozess automatisiert und profitiert nun von enormen Vorteilen.
Für diese bestimmte Kreditgenossenschaft war der alte, manuelle Prozess sowohl langwierig als auch mühsam. Sobald ein Kredit genehmigt war, mussten die Kreditsachbearbeiter eine mehrseitige Checkliste ausfüllen, um die erforderlichen Informationen und Bestimmungen für die Kreditdokumentationsabteilung anzugeben. Eines der Probleme in dieser Phase des Prozesses bestand darin, dass jeder Kreditsachbearbeiter seine eigene Methode zum Ausfüllen der Checkliste hatte. Die unterschiedlichen Methoden führten zu wiederholten Überprüfungen zwischen der Kreditdokumentationsabteilung und dem Sachbearbeiter. Sobald die Checkliste fertiggestellt war, verwendete die Kreditdokumentationsabteilung eine Microsoft Word-Vorlage und eine Kombination aus Seriendruckfeldern und VBA, um den vollständigen Satz von Kreditunterlagen zu erstellen. Diese Methode war zwar besser als einfaches Kopieren und Einfügen, aber das System war nicht benutzerfreundlich. Nur wenige Mitarbeiter der Kreditgenossenschaft wussten, wie man es richtig benutzt, und viele brauchten Jahre, bis sie das System vollständig verstanden hatten. Schließlich beschloss die Kreditgenossenschaft, ihren Kreditgenerierungsprozess zu automatisieren.
Fasziniert von dem Konzept eines Experten-System-Ansatzes suchte die Kreditgenossenschaft nach einer Lösung. Nachdem sie verschiedene Programme eingeführt und anschließend wieder aufgegeben hatte, entdeckte die Kreditgenossenschaft HotDocs. Es wurde ein Ausschuss gebildet, um den gesamten Kreditvergabeprozess zu modellieren, den dann Fachexperten (anstelle von Softwareentwicklern) in eine HotDocs-Prozessanwendung umsetzten.
Mit der neuen HotDocs-Anwendung wurde die Checkliste durch ein „Master-Interview“ ersetzt, in das die Kreditsachbearbeiter nun alle Kunden- und Kreditinformationen eingeben. Aus diesem Master-Interview kann die Kreditgenossenschaft Dokumente in einem Bruchteil der Zeit erstellen, die dafür früher benötigt wurde. Tatsächlich berichtet die Kreditgenossenschaft, dass ein kurzfristiger Geschäftskredit, der früher 2 bis 3 Tage dauerte, nun nur noch wenige Stunden oder in einigen Fällen „nur wenige Minuten“ dauert.
Laut der Kreditgenossenschaft ist einer der interessantesten Aspekte von HotDocs die einfache Bedienbarkeit. Die gesamte Automatisierung wurde von den Endnutzern (den Content-Experten) entworfen, fertiggestellt und getestet, sodass das Unternehmen keine externen Programmierer für die Entwicklung des Systems benötigte.
Ein weiterer wichtiger Vorteil von HotDocs ist der Grad der Standardisierung, den es für den alten, unübersichtlichen Prozess gebracht hat. „Da die Komplexität der Vorschriften in der Finanzbranche weiter zunimmt, wird die Standardisierung immer wichtiger. Unser HotDocs-Kreditvergabesystem ist zu unserem Kommunikationsmedium geworden“, erklärte ein Mitglied des Managementteams der Kreditgenossenschaft. „Unabhängig davon, um welche Art von Kredit es sich handelt, wird er immer über das HotDocs-System abgewickelt. Es ist das einzige Programm, das jeder nutzt, und daher stellen wir sicher, dass alle Änderungen an Vorschriften oder Verfahren sofort in das HotDocs-System übernommen werden. Dieser Ansatz bietet uns ein enormes Maß an Sicherheit. Unsere Kreditsachbearbeiter müssen sich keine Gedanken über neue Updates machen. HotDocs führt sie einfach durch den Prozess.“
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
