Überprüfung von BPM
BPM ist eine Managementstrategie, die auf der Prämisse beruht, dass ein Unternehmen als eine Sammlung von zusammenhängenden Prozessen betrachtet werden kann, von denen jeder aus einer Reihe von Schritten oder Phasen besteht, und dass ein Unternehmen durch eine bessere Verwaltung der einzelnen Prozesse effizienter und damit rentabler werden kann. BPM-Suites sind Softwarelösungen, die die Modellierung jedes einzelnen Prozesses innerhalb eines Unternehmens als Softwareanwendung - gemeinhin als Workflow bezeichnet - erleichtern und die Benutzer durch die einzelnen Prozessschritte führen. Über die Workflow-Modellierung hinaus ermöglichen BPM-Suites einem Unternehmen, seine Workflows zu implementieren, zu analysieren und zu verfeinern und sich so zu einer immer profitableren Organisation weiterzuentwickeln.
Kernstück der BPM-Suites ist eine RAD-Plattform (Rapid Application Development), die es ermöglicht, jeden Prozess in einer Entscheidungsbaumlogik zu modellieren und ihn so in einen automatisierten Workflow zu verwandeln. Wenn die Benutzer mit dem Workflow interagieren und Daten in der einen oder anderen Form eingeben, werden sie über einen der Zweige des Entscheidungsbaums zu einer Schlussfolgerung geleitet.
Der BPM/HotDocs Touch Point
In großen Unternehmen fast aller Art beinhalten einige Workflows die Erstellung von Transaktionsdokumenten auf der Grundlage eindeutiger Datensätze. In einer Bank könnte beispielsweise ein Workflow ausgelöst werden, wenn ein Kunde einen Kredit beantragt, wobei die Endstufe des Workflows die Ausführung der Abschlussdokumente ist. Jede der großen BPM-Suiten könnte die Datenrouting-Aspekte dieser Art von Workflow leicht modellieren, einschließlich der Zwischenstufengenehmigungen, der ausgelagerten Kreditprüfung usw. Je nach Komplexität des Dokumentensatzes und dem relativen Bedarf des Systems, transaktionsbereite Instrumente zu generieren, ist jedoch keine der BPM-Suiten in der Lage, die Datenerfassungs- und Dokumentenerstellungsphasen des Prozesses zu bewältigen.
Dies ist der wichtigste Berührungspunkt zwischen BPM und Systemen zur Dokumentenerstellung wie HotDocs, einem erstklassigen Technologiepaket, das es einem Unternehmen ermöglicht, seine eigenen unternehmensinternen Rechtsdokumente (Textverarbeitungsprogramme/PDF-Dateien) in Prozessanwendungen zur Dokumentenerstellung umzuwandeln und diese Prozessanwendungen in praktisch jeder Umgebung einzusetzen, einschließlich kontextbezogener Einsätze innerhalb breiterer BPM-definierter Prozesse.
Der HotDocs-Stapel
Der HotDocs Stack ist eine Gruppe integrierter Softwaretechnologien, die es einem Unternehmen ermöglichen, die Kontrolle über sein gesamtes Problem der Dokumentenerstellung zu übernehmen. Der HotDocs-Stack umfasst einen logischen Kern, ein Entwicklungswerkzeug, Plattformen für den Einsatz in jeder Umgebung und eine breite Palette von Technologien für die Benutzerebene (Webanwendungen für die Nutzung von HotDocs-Prozessanwendungen).
Logischer Kern
Die Basis des HotDocs-Stacks ist ein Logikkern, mehr als 1 Million Codezeilen, die es HotDocs ermöglichen, die Modellierungskomplexität praktisch jedes Dokuments oder jeder Dokumentenfamilie zu verarbeiten. Der HotDocs Logic Core ist so robust, dass viele Unternehmen (z. B. Thomson Reuters und RBS) ihn anstelle von kommerziell erhältlichen Rules Engines für komplexe, vorwärtsgerichtete Geschäftslogik verwenden.
HotDocs Entwickler
HotDocs Developer ist eine hochmoderne Umgebung für die Dokumentenerstellung und Prozessmodellierung, die es einem Architekten ermöglicht, eine ausgefeilte Geschäftslogik in ein Dokument einzubauen (von fortgeschrittenen booleschen Ausdrücken, die den Ein- und Ausschluss von Sprachblöcken steuern, bis hin zu hochkomplexen finanziellen Berechnungen). Mit HotDocs Developer kann ein Prozessarchitekt leistungsstarke Interviews (Sequenzen interaktiver Datenerfassungsformulare) entwerfen, die alle für die Erstellung der Dokumente erforderlichen Informationen erfassen. Ein modelliertes Dokument und das dazugehörige Interview bilden zusammen die Bestandteile einer Prozessanwendung zur Dokumentenerstellung.
Der Schlüssel zur Architektur von HotDocs Developer ist seine Fähigkeit, innerhalb des Textverarbeitungsprogramms (Word/WordPerfect) zu arbeiten, der nativen Umgebung für die meisten Dokumente eines Unternehmens. Dieser Ansatz bietet HotDocs die gesamte Funktionalität des Textverarbeitungsprogramms und ermöglicht es Unternehmen, für die das Erscheinungsbild von Dokumenten entscheidend sein kann, Dokumente mit beliebigen Schriftarten, Design- und Paginierungselementen zu erstellen. (Vergleichen Sie diese Funktionalität mit XML-zentrierten Dokumentenmodellierungssystemen, die nur einen Bruchteil der Formatierungs-/Paginierungsfunktionalität eines Textverarbeitungsprogramms widerspiegeln können).
HotDocs enthält ebenfalls eine hochentwickelte Entwicklungsumgebung, die die Automatisierung von PDF-basierten grafischen Formularen (Felder, Kontrollkästchen usw.) ermöglicht. Da viele Dokumentensätze sowohl aus Textverarbeitungsdokumenten als auch aus grafischen Formularen bestehen, ermöglicht HotDocs die gemeinsame Nutzung von Komponenten für eine beliebige Anzahl von Dokumenten, d. h. alle Word-Dokumente, WordPerfect-Dokumente und PDF-basierten Formulare in einem Satz können aus einer einzigen Antwortdatei generiert werden.
HotDocs-Plattformen
Der HotDocs-Stack umfasst Plattformen für die Desktop-, Client/Server- (vor Ort) und Cloud-Bereitstellung von HotDocs-Prozessanwendungen zur Dokumentenerstellung. Zahlreiche Drittentwickler bauen ihre eigenen Technologien auf der HotDocs-Desktop-API auf. HotDocs Server ist das Arbeitspferd der Dokumentenerstellung für viele der weltweit größten Unternehmen und Behörden, die ihre eigene Lösung zur Dokumentenerstellung hosten möchten. HotDocs Cloud Services ist eine mandantenfähige Cloud-Version von HotDocs Server für Unternehmen, die auf die Vorabkosten und den Unterhalt von HotDocs Server verzichten möchten.
HotDocs-Technologien für die Benutzerebene
HotDocs bietet mehrere Standardanwendungen für die Verwendung von HotDocs-Prozessanwendungen. Viele HotDocs-Kunden passen eine der Standardanwendungen von HotDocs so an, dass sie gut in ihre eigenen Arbeitsabläufe passt. Andere Kunden entscheiden sich für benutzerdefinierte Integrationen zwischen HotDocs Cloud Services und ihren bestehenden Workflow-Anwendungen oder haben diese entwickelt.
Einsatz von HotDocs in einem BPM-definierten Workflow
Sobald ein Unternehmen seine Dokumente in Prozessanwendungen zur Dokumentenerstellung umgewandelt hat, kann es diese Anwendungen im Rahmen seiner BPM-definierten Workflows einsetzen. Beispielsweise könnte der erste Schritt zu Beginn des Arbeitsablaufs einer Bank bei der Krediterstellung darin bestehen, dem Kunden per E-Mail einen Link mit den Anmeldedaten zu einem Cloud-basierten HotDocs-Interview zu senden. Nachdem der Kunde das ausgefüllte Interview abgeschickt hat, kann der Workflow auf der Grundlage der Benutzereingaben das Interview an eine bestimmte Abteilung zur weiteren Bearbeitung weiterleiten. Der Workflow könnte dann auf ein externes Bonitätsbewertungssystem zugreifen und das Interview auf der Grundlage der Punktzahl des Antragstellers zur Genehmigung an eine andere Abteilung weiterleiten, usw. Schließlich kann der Antrag des Kunden genehmigt werden, woraufhin Dokumente erstellt werden können, die auf den Daten basieren, die in den verschiedenen Phasen des Arbeitsablaufs in das HotDocs-Interview eingegeben wurden.
Sobald HotDocs-Vorlagen entwickelt wurden, können sie auf dem Desktop, in der Client/Server-Umgebung oder in der Cloud bereitgestellt werden. Im Hinblick auf die Integration mit BPM-Workflows sind Client/Server- und Cloud-Integrationen die wahrscheinlichsten Szenarien. Die Plattform der HotDocs Corporation für Client-/Server-Bereitstellungen ist HotDocs Server. Die Integration zwischen HotDocs Server und BPM-Workflows kann über die .NET-API von HotDocs Server, die COM-API oder über SOAP- oder REST-basierte Webservices erfolgen. Die Plattform der HotDocs Corporation für Cloud-Implementierungen ist HotDocs Cloud Services, ein Microsoft Azure-basierter Webservice, der von praktisch jedem BPM-definierten Workflow über SOAP- oder REST-Protokolle genutzt werden kann.
HotDocs' Wurzeln
Die heutige HotDocs Corporation begann Mitte der 1970er Jahre als Forschungsprojekt an der juristischen Fakultät der Brigham Young University. Das Projekt wurde damals von West Publishing finanziert und begann als Codebasis, die für den VAX-Großrechner mit dem Betriebssystem VMS entwickelt wurde. In den späten 1980er Jahren wurde das Projekt mit der Gründung von Capsoft Development kommerziell, das die Technologie von der BYU lizenzierte und die Codebasis auf DOS portierte. Einige Jahre später wurde die Technologie als HotDocs wiederbelebt, eine Windows-basierte Version, die viele der ursprünglichen Funktionen der alten VAX-Version enthielt.
Als Pioniere auf dem Gebiet der Dokumentenautomatisierung haben die Gründer der HotDocs Corporation viele der Kernkonzepte entwickelt, die es HotDocs heute ermöglichen, praktisch jedes noch so komplexe Rechtsinstrument zu automatisieren. Diese Fähigkeit - die vollständige Automatisierung von Dokumenten und Dokumentensätzen und die daraus resultierende Generierung von transaktionsfähigen Instrumenten - hat HotDocs zum eindeutigen Marktführer im Bereich der Dokumentenerstellung bei mittleren bis großen Unternehmen auf der ganzen Welt gemacht, die in der Regel die qualitativ hochwertige Dokumentenausgabe, die sie mit HotDocs erhalten, als das wichtigste Wertversprechen der Technologie ansehen. Nehmen wir zum Beispiel eine weltweit tätige Bank mit Tausenden von Kreditsachbearbeitern, die Millionen von Verträgen im Wert von Milliarden von Dollar erstellen. Eine Zeit- und Kostenersparnis bei der Dokumentenerstellung wäre sicherlich wertvoll, aber die Verringerung des rechtlichen Risikos durch eine geringere Anzahl von Fehlern in einem Vertrag könnte noch viel überzeugender sein.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
