Da die Anforderungen an Arbeitsabläufe in verschiedenen Unternehmen – sogar in verschiedenen Abteilungen oder Geschäftsbereichen innerhalb eines Unternehmens – sehr unterschiedlich sind, ist es schwierig, allgemeine Empfehlungen für die Gestaltung von Arbeitsabläufen zu geben. Die Anforderungen an die Dokumentenerstellung in Arbeitsabläufen innerhalb von Unternehmen sind jedoch in der Regel stärker standardisiert. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier acht Schritte zum Erfolg, wenn Sie Ihre realen, dokumentenorientierten Geschäftsprozesse in automatisierte Arbeitsabläufe umwandeln möchten:
1. Geben Sie sich nicht mit weniger als einer Inline-Dokumentvorbereitung zufrieden.
Praktisch keines der großen BPM-Systeme verfügt über Funktionen zur Dokumentenerstellung (zumindest nicht über ausreichende Funktionen für komplexe Dokumente wie Kreditunterlagen). Daher gehen BPM-Anbieter möglicherweise einfach davon aus, dass Sie Dokumente mithilfe eines undurchsichtigen Offline-Prozesses erstellen und die fertigen Dokumente dann zur Weiterleitung und Genehmigung in den Workflow einspeisen.
Aber die Idee von dokumentenzentrierten Workflows, die eigentlich gar nicht in der Lage sind, Dokumente zu generieren, scheint ... nun ja, als würde jemand den Sinn verfehlen. Aus diesem Grund benötigen Sie eine Dokumentenerstellungsplattform der Enterprise-Klasse, die mit Ihren BPMs zusammenarbeitet, um alle erforderlichen Informationen für die Dokumente selbst zu sammeln und die Dokumente aus dem Workflow heraus zu erstellen. Alles andere wäre nur eine Notlösung für etwas, das eigentlich eine elegante Lösung sein könnte.
2. Wählen Sie eine Dokumentenerstellungsplattform für Unternehmen.
Es gibt viele leichtgewichtige Dienstprogramme zur Erstellung von Vorlagen auf dem Markt, die eine Verbesserung gegenüber der nativen Dokumentgenerierungsfunktion in Ihrem BPM darstellen können. Solche leichtgewichtigen Anwendungen sind in der Regel dafür ausgelegt, einfache Variablen in Textverarbeitungsdokumente einzufügen und die Einbindung von Sprachblöcken mit einfacher Geschäftslogik zu steuern. Allerdings lassen solche Anwendungen möglicherweise keine Server-/Cloud-Bereitstellung zu (was für eine BPM-Integration entscheidend ist), und diejenigen, die dies tun, verfügen möglicherweise nicht über die flexiblen APIs, die für die Integration in ein robustes BPM erforderlich sind.
Im Gegensatz dazu ermöglichen Dokumentenerstellungsplattformen für Unternehmen, wie beispielsweise HotDocs, entweder eine Bereitstellung auf einem lokalen Server oder eine cloudbasierte (gehostete) Bereitstellung. Ebenso verfügen solche Systeme über leistungsstarke APIs, mit denen Sie Interviews (assistentenähnliche, interaktive Datenerfassungssequenzen) in einen Workflow integrieren können, wo immer sie benötigt werden.
3. Konzentrieren Sie sich auf die Datenerfassung
Nahezu alle BPM-Systeme verfügen über Funktionen zum Erstellen einfacher Formulare zur Datenerfassung. In vielen Arten von Workflows können diese einfachen Formulare ausreichend sein. In Workflows, die die Erstellung komplexer Dokumente umfassen (z. B. Workflows zur Kreditvergabe), sind BPM-Formulare jedoch wahrscheinlich nicht geeignet.
Die Automatisierung der Erstellung komplexer Dokumente erfordert hochentwickelte Formulare zur Datenerfassung, die erst nach der Automatisierung der Dokumente selbst entworfen und erstellt werden können. Anders ausgedrückt: Sie wissen erst dann, welche Fragen gestellt werden müssen, um das/die Dokument(e) zu erstellen, wenn Sie Variablen und Geschäftslogik in die Dokumente selbst integriert haben. Die Variablen, die Sie in das Dokument einfügen, dienen als Fragefelder in den Formularen zur Datenerfassung.
Darüber hinaus muss eine Abfolge von Formularen zur Datenerfassung (ein Interview) für komplexe Rechtsdokumente die interne Struktur und Geschäftslogik der zugrunde liegenden Dokumente widerspiegeln. Andernfalls würden den Systembenutzern Dutzende – sogar Hunderte – irrelevante Fragen gestellt werden. (Siehe „Erstellen interaktiver Formulare zur Datenerfassung für BPM-definierte Workflows“). Um die Dokumente zu automatisieren und die Struktur und Geschäftslogik in einem Interview widerzuspiegeln, benötigen Sie eine Dokumentenerstellungsplattform der Enterprise-Klasse, wie beispielsweise HotDocs.
Und hier ist der entscheidende Punkt: Da Sie die Dokumentgenerierungsplattform verwenden müssen, um Interviews zu erstellen, die komplex genug sind, um Daten für Ihre komplexen Dokumente zu sammeln, können Sie die Dokumentgenerierungsplattform genauso gut verwenden, um alle Datenerfassungsformulare in all Ihren Workflows zu generieren.
4. Bauen Sie Sicherheitsvorkehrungen in die Datenerfassungssequenz (Interview) ein.
Einer der wichtigsten Vorteile jeder Art von Geschäftsprozessautomatisierung ist die Kodifizierung von Best Practices. Bei dokumentenorientierten Workflows verbessert die Einhaltung von Best Practices nicht nur die Effizienz, sondern schützt Sie auch vor kostspieligen Fehlern.
Wie bereits erwähnt, verfügen hochwertige Plattformen zur Dokumentenerstellung über die wohl leistungsstärksten Befragungsfunktionen, die derzeit verfügbar sind. Dies ist ein Nebenprodukt der Notwendigkeit, Datenerfassungssequenzen für komplexe Rechtsinstrumente zu erstellen. Mit solchen Plattformen können Sie assistentenähnliche Befragungen entwerfen, die die Workflow-Benutzer durch den Prozess der Erfassung aller erforderlichen Daten führen. Die Fragefelder können Validierungslogik enthalten, und einzelne Fragen können mit Hilfe-Ressourcen versehen werden. Workflow-Designer können sogar externe Webdienste aufrufen, um Kreditberatern dabei zu helfen, die richtige Antwort in jedem Feld zu finden. Eine globale Bank überprüft jede Antwort, sobald sie in ein Feld eingegeben wird, anhand der internen Richtlinien und Vorschriften der Bank. Die Antworten werden je nach Übereinstimmung mit den Richtlinien farblich gekennzeichnet (Beispielsweise werden Antworten, die nicht den Richtlinien entsprechen, rot markiert. (Siehe „Fallstudie zur Royal Bank of Scotland”).
Bei korrekter und vollständiger Geschäftslogik in Dokumentvorlagen ist die korrekte Dateneingabe der Schlüssel zur Erstellung perfekter Transaktionsdokumente. Schutzmaßnahmen in der Befragungssequenz sind dabei entscheidend.
5. Berücksichtigen Sie beide Dokumenttypen (Text und PDF).
Je nach Art der Dokumente, die in Ihren Workflows verwendet werden, können die aus Ihrem Workflow generierten Dokumente sowohl textbasierte Dokumente (Textverarbeitungsdokumente) als auch PDF-Formulare (grafische Formulare mit Feldern und Kontrollkästchen) umfassen. Achten Sie bei der Auswahl einer Plattform zur Dokumentenerstellung darauf, dass diese die komplexen Automatisierungsanforderungen beider Dokumenttypen erfüllen kann.
Eine wichtige Funktion, auf die Sie achten sollten, ist die gemeinsame Nutzung von Komponenten. Das bedeutet, dass Variablen, die beispielsweise bei der Automatisierung eines textbasierten Kreditvertrags verwendet werden, auch in jeder anderen Dokumentvorlage, einschließlich PDF-Formularen, verwendet werden können. Mit diesem Ansatz können Sie eine Komponente (Variable) an einer einzigen Stelle aktualisieren und sie global in allen Dokumenten und PDF-Formularen aktualisieren lassen. Darüber hinaus können Bankmitarbeiter (z. B. Kreditberater) eine Antwort einmal eingeben und sie erscheint dann in allen Dokumenten und Formularen.
6. Berücksichtigung einer tiefgreifenden Datenintegration mit Unternehmensspeichersystemen
Einer der ersten Schritte in Ihrem Arbeitsablauf sollte eine Überprüfung der Unternehmensspeichersysteme sein, um festzustellen, ob Sie bereits über relevante Daten zu der betreffenden Transaktion verfügen. Da Sie wahrscheinlich eine Plattform zur Dokumentenerstellung verwenden möchten, um Interviews zur Datenerfassung zu erstellen, sollten Sie sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Plattform in Ihre bestehenden Datenspeichersysteme integriert werden kann. Sie sollten in der Lage sein, Felder in Ihren Workflow-Interviews auszufüllen und neue Daten (die während des Interviewprozesses eingegeben wurden) wieder in die Datenspeichersysteme zu schreiben.
7. Konzentrieren Sie sich auf die Datenweiterleitung statt auf die Dokumentenweiterleitung.
Da die meisten BPM-Systeme nicht über ausgefeilte Funktionen zur Dokumentenerstellung verfügen, gehen die meisten BPM-Anbieter davon aus, dass Sie Dokumente außerhalb des Workflows erstellen. In diesem Szenario werden die fertigen Dokumente in den Workflow übernommen, wo sie für verschiedene Genehmigungsstufen weitergeleitet werden können.
Die Erfassung aller Daten, die zur Erstellung von Dokumenten innerhalb des Workflows (sowie für alle anderen Datenanforderungen innerhalb des Workflows) erforderlich sind, ermöglicht jedoch einen wesentlich effizienteren Ansatz –Weiterleitung von Daten zur Genehmigung statt von Dokumenten. Im Abschnitt „Sicherheitsvorkehrungen” oben habe ich eine Bank erwähnt, die einen automatisierten Workflow für die Kreditvergabe verwendet. Der Workflow kennzeichnet die Antworten in einem Interview farblich entsprechend ihrer Übereinstimmung mit den Richtlinien der Bank. Der vollständige Satz von Antworten wird dann von den Kundenbetreuern (den Mitarbeitern, die mit den Kunden in Kontakt stehen und die Kreditdaten tatsächlich erfassen) an einen Kreditgenehmigungsausschuss weitergeleitet. Der Ausschuss kann dann schnell den farbcodierten Satz von Antworten überprüfen, anstatt stundenlang komplexe Kreditunterlagen zu lesen. Durch diesen Ansatz konnte die Bank den Prozess der Kreditvergabe für gewerbliche Kredite von drei Tagen auf weniger als eine Stunde verkürzen. Und das Beste daran ist, dass die Bank jetzt weniger notleidende Kredite vergibt.
8. Planen Sie für die Zukunft
Die Workflows, die Sie sich derzeit vorstellen, können einfach oder komplex sein und Ihre aktuelle Wunschliste an Features und Funktionen enthalten. Es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass Ihre heutigen Vorstellungen im Vergleich zu dem, was Sie in ein oder zwei Jahren benötigen oder wünschen, nur rudimentär sind.
Lassen Sie sich nicht vom Sirenengesang der Einfachheit verführen. Entscheiden Sie sich für eine BPM- und Dokumentengenerierungsplattform, die über die Funktionen und die Funktionalität verfügt, um praktisch jedes Niveau an technologischer Komplexität zu bewältigen. (Siehe „Das ‚einfache’ Problem beheben”) Auf diese Weise müssen Sie Ihre Technologieinvestition nicht nach ein paar Jahren aufgeben und eine weitere Investition tätigen, die tatsächlich Ihren langfristigen Anforderungen entspricht.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
