Beschaffungs-, Informationssicherheits- und Risikomanagementteams führen in der Regel eine Art Due-Diligence-Prüfung von Dritten durch, wenn sie neue Anbieter und Lieferanten suchen und einbinden. Diese Teams müssen sicherstellen, dass der neue Anbieter widerstandsfähig ist und seine vertraglichen Ziele zuverlässig erfüllen kann, dass er über Sicherheits- und Datenschutzkontrollen verfügt, um den Zugriff auf Kundendaten zu regeln und Compliance-Probleme oder Datenverstöße zu vermeiden, dass er finanziell gesund ist und dass er kein Reputationsrisiko darstellt, das sich auf den Betrieb des Unternehmens auswirken könnte.
Die jährliche Studie von Prevalent zum Risikomanagement durch Dritte hat jedoch gezeigt, dass die meisten Unternehmen ihre Lieferantenbewertungen nicht über die regulären Sicherheitsbewertungen hinaus auf Risikobereiche wie Lieferantenleistung und SLA-Management oder Offboarding und Kündigung ausweiten – allesamt wichtige Phasen im Lebenszyklus des Lieferantenrisikos.
Was hält Unternehmen zurück? Manuelle, auf Tabellenkalkulationen basierende Prozesse, die Lücken bei der Identifizierung von Risiken durch Dritte hinterlassen und die Risikoanalyse und -minderung übermäßig komplizieren, was bei mehreren internen Teams, die mit Risiken durch Dritte befasst sind, zu Frustration führt.
Es ist klar, dass Unternehmen ihre TPRM-Programme weiterentwickeln müssen, um Risikobewertungen besser zu automatisieren und die Informationsbeschaffung in jeder Phase des Lieferantenlebenszyklus zu verbessern. Andernfalls riskieren sie die Folgen von Datenverstößen, Compliance-Verletzungen oder Betriebsunterbrechungen.
TPRM-Best Practices: Schlüssel zum Erfolg in jeder Phase des Vendor-Risiko-Lebenszyklus
Prevalent hat seine Kunden befragt, um zu erfahren, wie sie das Lieferantenrisiko während des gesamten Lebenszyklus von Drittanbietern handhaben. Die Ergebnisse der Umfrage, die in unserem neuen Whitepaper „Navigating the Vendor Risk Lifecycle: Keys to Success at Every Stage“(Den Lebenszyklus des Lieferantenrisikos steuern: Schlüssel zum Erfolg in jeder Phase) verfügbar sind, bieten hilfreiche Leitlinien und Best Practices zur Erhöhung der Transparenz und zur Risikominderung.
Dieser Beitrag fasst die Ergebnisse der Studie zusammen und gibt Einblicke in die Messung der Reife von TPRM-Programmen und das Verständnis aller Phasen im Lebenszyklus eines Anbieters. Für vollständige Einblicke laden Sie bitte das vollständige Dokument herunter. Als Bonus erhalten Sie echte Kundenfallstudien und eine Checkliste mit Funktionen, anhand derer Sie Lösungen vergleichen können.
Messung der Reife des TPRM-Programms
Bevor Sie wissen, wohin Sie gehen, müssen Sie wissen, wo Sie stehen. Unsere Studie zeigt, dass Unternehmen in Bezug auf die Reife ihrer TPRM-Programme und -Prozesse an unterschiedlichen Punkten stehen können. Wir haben die Unternehmen jedoch in drei (3) breite, nicht lineare Kategorien eingeteilt:
- Automatisierungsorientiert: Unternehmen auf dieser Reifestufe sind motiviert durch die Notwendigkeit, ihre Prozesse besser zu automatisieren, um ineffiziente, auf Tabellenkalkulationen basierende Ansätze zu ersetzen. Diese Teams leiden täglich unter der intensiven Belastung, Lieferanten zu verwalten und auf Vorfälle bei Drittanbietern zu reagieren, ohne über die Tools und Prozesse zu verfügen, die dies vereinfachen würden. Risiken sind jedoch in der Regel nicht Teil der Unternehmensphilosophie.
- Compliance-orientiert: Unternehmen in dieser Kategorie haben eine organisatorische Verpflichtung, eine regulatorische Anforderung zu erfüllen, die sie dazu zwingt, über die Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen ihrer Drittanbieter zu berichten. Sie haben
, dies zu tun. In dieser Kategorie erkennen Unternehmen, dass sie ein Programm und kein Projekt benötigen. Sie leiden wahrscheinlich unter manuellen Prozessen oder unter der Last eines GRC-Tools, das nicht vollständig für den Zweck geeignet ist. - Risikomanagementorientiert: Außerhalb großer, stark regulierter Unternehmen sind Organisationen dieser Kategorie eher selten anzutreffen . Sie verfügen über Risikomanagementfunktionen auf Unternehmensebene, und das Risikomanagement ist Teil der Unternehmenskultur. Sie genießen Unterstützung auf Führungsebene, Sichtbarkeit im Vorstand und verfügen über die Ressourcen, um zumindest den täglichen Anforderungen gerecht zu werden.
Wie schneidet Ihr Unternehmen hinsichtlich der Reife seines TPRM-Prozesses ab? Laden Sie das Dokument herunter, um weitere Kriterien für die Bewertung Ihrer Position zu erhalten.
Phasen des Lebenszyklus von Drittanbietern
Die Ergebnisse unserer Studie zeigen, dass es sieben (7) verschiedene Phasen im Lebenszyklus eines Anbieters gibt, von denen jede ihre eigenen Risiken und idealen Lösungen mit sich bringt. Was sind diese Phasen und was möchten Unternehmen in jeder Phase erreichen?
- Beschaffung und Auswahl von Lieferanten. Umfassende Risikoprofile, die einen schnelleren und einfacheren Vergleich von Lieferanten ermöglichen, sowie schnelle Überprüfungen hinsichtlich gängiger Reputations-, Finanz-, Sicherheits- und Datenschutzkontrollen und -praktiken.
- Aufnahme und Onboarding von Lieferanten. Einfache Onboarding-Workflows und Optionen zum Importieren von Lieferanten, um ein umfassendes Lieferantenprofil zu erstellen, kombiniert mit einem anpassbaren Aufnahmeprozess, der mit allen Personen innerhalb (oder außerhalb) des Unternehmens geteilt werden kann, die am Onboarding-Prozess beteiligt sind.
- Bewertung inhärenter Risiken. Automatische Einstufung, Profilierung und Kategorisierung von Anbietern nach nahezu beliebigen Kriterien, um weitere Due-Diligence-Maßnahmen in angemessenem Umfang durchzuführen.
- Bewertung von Lieferanten und Behebung von Risiken. Mehrere vorgefertigte Fragebögen (Standard und individuell angepasst); die Möglichkeit, die Bibliothek mit bereits ausgefüllten Bewertungen zu nutzen oder die Erfassung, Analyse und Behebung für Sie durchführen zu lassen; sowie integrierte Anleitungen zur Behebung und Compliance-Berichte, um den gesamten Prozess zu vereinfachen.
- Kontinuierliche Überwachung von Sicherheits-, Reputations- und Finanzrisiken. Ein umfassender Überblick über Risiken, der über eine jährliche Bewertung hinausgeht und regelmäßige Warnmeldungen zu Cyber-, Reputations- und Finanzrisiken von Anbietern umfasst. Mit diesen Informationen erhalten Unternehmen einen aktuelleren Überblick über die Risiken von Anbietern als mit dem üblichen statischen Ansatz, der für Tabellenkalkulationen typisch ist.
- Verwaltung der laufenden Lieferantenleistung und SLA. Die Fähigkeit eines Lieferanten, seine Versprechen einzuhalten, ist ebenso wichtig wie seine Cybersicherheitskontrollen. Unternehmen wünschen sich Lösungen, die Service Level Agreements (SLAs) kontinuierlich überwachen und neben ihren Cyber-, Datenschutz- oder anderen Risikobewertungen auch auf potenzielle Leistungsprobleme hinweisen.
- Offboarding und Kündigung von Lieferanten. Leicht verständliche Arbeitsabläufe, Dokumentenmanagement und Checklisten, um sicherzustellen, dass physische und virtuelle Sicherheitskontrollen vorhanden sind, wenn eine Geschäftsbeziehung ausläuft.
Nächster Schritt: Erstellen Sie Ihr TPRM-Programm wie die Branchenführer
Wenn Ihr Unternehmen ein TPRM-Programm aufbauen oder verbessern möchte, kann Prevalent Ihnen dabei helfen. Laden Sie das Whitepaper „Navigating the Vendor Risk Lifecycle: Keys to Success at Every Stage“(Den Lebenszyklus von Lieferantenrisiken steuern: Schlüssel zum Erfolg in jeder Phase) herunter und erhalten Sie hilfreiche Einblicke in folgende Themen:
- Wie Sie den Reifegrad Ihres Unternehmens im Bereich TPRM bestimmen (und wie Sie die nächste Stufe erreichen)
- Tipps, bewährte Verfahren und zu vermeidende Fallstricke
- Was echte Kunden tun, um ihre TPRM-Probleme zu lösen
- Wichtige Funktionen, auf die bei der Bewertung von Risikomanagementlösungen für Lieferanten zu achten ist
Egal, ob Sie neu im Bereich des Risikomanagements für Dritte sind oder bereits ein erfahrener Profi, Sie werden umsetzbare Erkenntnisse mitnehmen, die Ihnen helfen, Ihr Programm zum Erfolg zu führen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf Prävalent.net. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech das KI-gestützte Risikomanagement für Dritte, Prevalent. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, regulatorische Änderungen und Compliance abgestimmt sind.
