Den Reset-Knopf drücken: Arbeitsrechtliche Fragen bei der Wiedereröffnung des Arbeitsplatzes

• Wenn Arbeitgeber nach der COVID-19-Quarantäne wieder öffnen, stehen sie vor mehreren Herausforderungen, die sie bewältigen müssen, oder vor Möglichkeiten, sich von ihren Kollegen zu unterscheiden
• Arbeitgeber müssen auf Maßnahmen und Praktiken achten, die sich auf die Arbeitsbedingungen ihrer Mitarbeiter auswirken, um den Prozess der Rückkehr an den Arbeitsplatz zu erleichtern

Wir nähern uns Mitte Mai 2020 und der Wirtschaftsstillstand dauert nun schon fast zwei Monate an. Viele Staaten geben an, dass sich die Lage der öffentlichen Gesundheit ausreichend verbessert hat, um ihre Wirtschaft für nicht lebensnotwendige Geschäfte wieder zu öffnen. Die Staaten gehen bei der Wiedereröffnung schrittweise vor, und Syntrio ist der Meinung, dass Sie bei Ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz genauso vorgehen sollten. Dieser Artikel befasst sich mit vielen der wichtigen Fragen, die in den kommenden Wochen und Monaten auf Ihr Unternehmen zukommen werden. Zur Vorbereitung auf diesen Schritt ist es eine gute Idee, eine Auffrischungsschulung zu Themen wie Lohn und Arbeitszeit, Diskriminierung und unternehmerische Fähigkeiten zu absolvieren, da Sie nun in einer Welt mit neuen Regeln und Sensibilitäten arbeiten.

Fortsetzung der Fernarbeit

In der Anfangsphase der wirtschaftlichen Wiederbelebung ermutigen viele (wenn nicht alle) Staaten ihre Mitarbeiter nachdrücklich, im Rahmen ihrer Möglichkeiten weiterhin von zu Hause aus zu arbeiten. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Richtlinien überprüfen und anpassen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, dass Heimarbeit nicht nur erlaubt ist, sondern auch gefördert wird. Sie sollten auch Ihre Richtlinien für die Unterbringung bestimmter Gruppen überprüfen, da Mitarbeiter mit hohem Risiko wahrscheinlich besondere Vorkehrungen benötigen, um ihre Arbeit weiterhin von zu Hause aus erledigen zu können, auch wenn Ihr physisches Büro wieder geöffnet wird. Achten Sie immer auf die spezifischen Vorschriften in den staatlichen Verordnungen, von denen viele von Ihnen verlangen, dass Sie Mitarbeitern, die Symptome von COVID-19 haben (oder vermuten, dass sie sie haben könnten), entgegenkommen.

Gesetze zum bezahlten Urlaub

Während des Ausbruchs von COVID-19 haben die meisten Staaten Gesetze erlassen, die die Arbeitgeber verpflichten, Arbeitnehmern (und ihren Familien), die von dem Virus betroffen sind, bezahlten Urlaub zu gewähren. Wenn die Menschen an ihren Arbeitsplatz zurückkehren und ihren Urlaub antreten, können sie dafür bezahlte Freistellungen in Anspruch nehmen (PTO). Sie müssen jedoch die Anforderungen Ihres Staates für COVID-bedingten Urlaub und mögliche Freistellungen beachten. Nach dem Bundesgesetz bleibt der Families First Coronavirus Response Act in Kraft und sieht eine bezahlte Freistellung vor, um Mitarbeitern zu helfen, mit sich selbst und ihren Familienmitgliedern fertig zu werden, wenn sie von COVID betroffen sind.19 Sie sind sicherlich verpflichtet, die Anforderungen dieses Gesetzes zu erfüllen, aber es ist auch wahrscheinlich, dass Ihr Staat zusätzliche Anforderungen hat, die Sie kennen müssen.

Beschäftigungspolitiken und -vereinbarungen

Vor der Schließung des COVID arbeiteten viele nicht-traditionelle Mitarbeiter auf der Grundlage von Arbeitsverträgen (z. B. als unabhängige Auftragnehmer). Ebenso legten viele Beschäftigungsrichtlinien die Bedingungen für ein Arbeitsumfeld fest, das die Umstände, mit denen wir in den letzten zwei Monaten konfrontiert waren, nicht berücksichtigte. Daher ist es wichtig, alle Richtlinien und Vereinbarungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie sowohl mit allen kürzlich erlassenen Gesetzen im Zusammenhang mit der COVID übereinstimmen als auch in Bezug auf ihren Geltungsbereich und ihre Gültigkeit auf dem neuesten Stand sind. Wenn Sie z. B. Auftragnehmer haben, die auf der Grundlage von Verträgen arbeiten, deren Laufzeiten auslaufen, sollten Sie mit diesen Personen zusammenarbeiten, um die Verträge so zu überarbeiten, dass Sie beide die erforderliche Zeit haben, um die Projekte zu den vereinbarten Bedingungen abzuschließen.

Fragen der Diskriminierung

Wenn Sie Ihr Unternehmen wiedereröffnen, müssen Sie möglicherweise schwierige Entscheidungen darüber treffen (oder haben dies bereits getan), welchen Teil Ihrer Belegschaft Sie behalten können. Achten Sie dabei stets darauf, dass Sie einen Mitarbeiter nicht aus Gründen, die einer geschützten Kategorie wie Alter, Ethnie, Religion, Geschlecht oder anderen zugeordnet werden können, zur Kündigung, Arbeitszeitverkürzung, Degradierung oder einer anderen arbeitsplatzbezogenen Bedingung ausgewählt haben. Allzu oft ergreifen wohlmeinende Arbeitgeber in Krisenzeiten Beschäftigungsmaßnahmen, die zwar nicht diskriminierend sein sollen, aber Auswirkungen auf einen Arbeitnehmer haben, die einer geschützten Gruppe zugeordnet werden können. Aus diesem Grund schlagen wir vor, dass Sie Ihre Entscheidungen darüber, wer in welchem Umfang an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, auf der Grundlage von Kriterien treffen, die für die geschützte Gruppe neutral sind. Auf diese Weise ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie von vornherein mit einer Diskriminierungsklage konfrontiert werden.

Sicherheitsprobleme

Finally, employees are going to be on a heightened level of safety concern and insecurity when they return to work. Make sure you are compliant with all safety-related regulations. Check for guidance from the US Centers for Disease Control and Prevention (www.cdc.gov) and the US Occupational Safety and Health Administration (www.osha.gov) for guidance on safe workplace practices regarding COVID-19.

Beanstandungen

Achten Sie auch auf den Schutz der Mitarbeiter, die sich zweifellos Sorgen um ihre Sicherheit und andere Geschäftspraktiken machen werden. Stellen Sie sicher, dass den Mitarbeitern versichert wird, dass Beschwerden und Bedenken willkommen sind und dass Vergeltungsmaßnahmen für Beschwerden jeglicher Art nicht toleriert werden.

Schulung zu Belästigung

Wenn Sie die oben genannten Punkte beachten, mit denen Ihr Unternehmen in den kommenden Wochen und Monaten konfrontiert sein könnte, ist es wahrscheinlicher, dass Sie nach der COVID-19-Quarantäne einen reibungslosen Übergang zurück an den Arbeitsplatz haben. Natürlich sollten Sie auch Ihre Verpflichtungen gemäß den staatlichen und lokalen Gesetzen (falls vorhanden) im Auge behalten und die vorgeschriebenen Schulungen zur sexuellen Belästigung auf dem neuesten Stand halten. Während der Pandemie konnte man leicht vergessen, wie wichtig es ist, regelmäßige Schulungen durchzuführen, aber jetzt, da die Mitarbeiter wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren (und selbst in Fällen, in denen sie an einem entfernten Ort bleiben), werden die staatlichen Behörden für faire Arbeitsbedingungen angewiesen sein, diese Gesetze durchzusetzen.

If you are not current with your annual or bi-annual obligation to train your employees on the prevention of sexual harassment in the workplace, we suggest that you contact Syntrio for guidance. We also are available to provide training on the prevention of employment discrimination, wage, and hour compliance, FMLA and leave-related compliance, and all other employment law issues your business may face now and in the future.