Laut Gartner ist ECM eine Technologieklasse, die fünf Schlüsselfunktionen umfasst: Inhaltserstellung, Inhaltsverarbeitung, Inhaltsverteilung, Inhaltsspeicherung und Inhaltszugriff. Interessant an der ECM-Definition von Gartner ist, dass sie eine Erweiterung der Definitionen anderer Organisationen zu sein scheint. Der Dachverband für ECM, die Association for Information and Image Management (AIIM), definiert ECM beispielsweise als eine Technologieklasse, die die Strategien, Methoden und Werkzeuge umfasst, die zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten im Zusammenhang mit Unternehmensprozessen verwendet werden. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Definitionen besteht in der Inhaltserstellung, die bei Gartner einen wichtigen Platz einnimmt, bei AIIM jedoch völlig fehlt.
Das Beste seines Fachs für die Dokumentenerstellung
In einem kürzlich erschienenen Markttrends-Bericht über ECM haben die beiden leitenden Gartner-Analysten Tom Eid und Bianco Francesco Granetto HotDocs als "Best-of-Breed"-Anbieter und als einen Anbieter bezeichnet, den man im ECM-Bereich im Auge behalten sollte. Angesichts der erweiterten ECM-Definition von Gartner und der Kernfunktionalität von HotDocs (unternehmensgerechte Dokumentenerstellung, gemeinhin als Dokumentenzusammenstellung bezeichnet) ist die Verbindung leicht zu erkennen - wenn es um die Erstellung strukturierter, regelbasierter Inhalte (Verträge, Gründungsdokumente usw.) geht, ist HotDocs der Marktführer.
Andere Faktoren, die zum ECM-Anschluss beitragen
Abgesehen von der führenden Position von HotDocs bei der Erstellung von Inhalten gibt es eine Reihe weiterer Faktoren, die HotDocs in eine Elitegruppe von ECM-Anbietern in Nischenmärkten einordnen. Erstens sind viele Analysten der Ansicht, dass es im ECM-Bereich an Standards mangelt, was zu einer schlechten Interoperabilität zwischen den Anbietern der verschiedenen ECM-Funktionen führt. Schlechte Interoperabilität hemmt das Marktwachstum. Zweitens glauben viele Analysten, dass die unvermeidliche Migration in die Cloud für ECM-Anbieter eine große Chance für die Entstehung und Einhaltung von Standards darstellt. Auch hier gilt: Standards führen zu Interoperabilität, und Interoperabilität führt zu Marktwachstum.
HotDocs, ein Standard für Content-Publisher
Wie bereits erwähnt, ist HotDocs führend im Bereich der Dokumentenerstellung und gilt auch als Standard unter den Herausgebern, die Prozessanwendungen (Vorlagen) für die Dokumentenerstellung entwickeln und vermarkten. Beispiele hierfür sind LexisNexis, Thomson Reuters, Bridgeway, Computershare, WealthCounsel und viele staatliche Anwaltskammern, die zusammen über Hunderttausende von HotDocs-Prozess-Apps verfügen, die im Handel erhältlich sind, wobei weitere HotDocs-App-Bibliotheken in Vorbereitung sind.
Dank der Flexibilität der HotDocs Cloud Services APIs kann jeder ECM-Anbieter diese kommerziell verfügbaren Inhalte den Nutzern seiner eigenen Webanwendungen zur Verfügung stellen, sogar innerhalb zusammengesetzter Inhaltsanwendungen und benutzerdefinierter Workflows, die auf ECM-Plattformen aufgebaut sind. In einer Branche, die sich um die Entwicklung von Standards bemüht, bringt HotDocs eine Menge auf den Tisch.
HotDocs und Interoperabilität
Abgesehen von der Tiefe und Breite des HotDocs-Logikkerns, der es HotDocs ermöglicht, extrem komplexe Dokumente zu erstellen, verfügt HotDocs über hochentwickelte APIs, die die Interoperabilität mit nahezu jeder Webanwendung von Drittanbietern ermöglichen. Darüber hinaus ist HotDocs unter den Anbietern von Dokumentenerstellung ein Wegbereiter für die Cloud. HotDocs Cloud Services, eine einzigartige Document Generation Platform-as-a-Service (DGPaas), ermöglicht es ECM-Anbietern von Drittanbietern (eigentlich allen Anbietern von Cloud-Applikationen), die HotDocs-Prozess-Engine in ihre eigenen Anwendungen oder Webseiten einzubetten und so den Systembenutzern eine eigenständige, völlig individuelle Erfahrung zu bieten. Das ist nicht nur leistungsstark, sondern auch wirklich cool, um einen in der High-Tech-Gemeinde immer noch beliebten Ausdruck zu verwenden.
Eine Konvergenz der Plattformen
HotDocs ist traditionell enger mit dem BPM-Bereich verbunden, wobei HotDocs selbst eine spezielle Art von Prozessplattform ist. Aber nach praktisch allen Definitionen ist ECM ein Überbegriff, der tendenziell alles umfasst, was mit Inhalten zu tun hat. Und Gartner hat, wie bereits erwähnt, die ECM-Definition bereits um Content-Generierungstechnologien erweitert, die Prozessplattformen umfassen, die speziell für die Generierung strukturierter, regelbasierter Inhalte entwickelt wurden, mit anderen Worten: Technologien wie HotDocs.
Es ist interessant festzustellen, dass die ECM-Plattformen zwar ihre eigenen Workflow-Funktionen ausbauen und vielleicht in den BPM-Bereich vordringen, dass aber keiner der ECM-Anbieter bei der Entwicklung eigener Funktionen für die Dokumentenerstellung nennenswerte Fortschritte macht. In Anbetracht der Fähigkeiten von HotDocs, seiner Interoperabilität und des vorhandenen integrierten Stapels von Technologien für die Cloud-Bereitstellung kann HotDocs jedoch leicht die Rolle des Standard für andere ECM-Anbieter übernehmen, die fortschrittliche Dokumentenerstellungsfunktionen in ihren eigenen Webanwendungen anbieten möchten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
