Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ist meist ein schneller Prozess. Das Einstellungsteam findet schnell den idealen Kandidaten und macht ihm ein Angebot, bevor ein anderes Unternehmen ihn wegschnappt. Und sobald der neue Mitarbeiter anfängt, sind seine ersten Wochen ein Wirbelwind aus neuen Bekanntschaften, Papierkram und dem Erlernen der Feinheiten seiner Rolle und des gesamten Unternehmens.
Aber zwischen dem Zeitpunkt, an dem eine Person ein Angebot annimmt, und ihrem ersten Arbeitstag liegt eine riesige Lücke. Nachdem sie den Arbeitsvertrag unterschrieben haben, verschwinden sie für eine Weile, um sich aus ihrem aktuellen Job zu verabschieden und vor dem Start in den neuen Job erst einmal durchzuatmen.
Viele Personalverantwortliche haben erkannt, dass diese ruhige Zeit genutzt werden kann, um den Onboarding-Prozess früher zu beginnen. Der neue Mitarbeiter kann in seiner Freizeit Versicherungsformulare ausfüllen und das Mitarbeiterhandbuch durchlesen. Er kann auch schon Beziehungen zu seinen zukünftigen Kollegen aufbauen und sich mit dem Unternehmen und der Unternehmenskultur vertraut machen, bevor er seinen ersten Arbeitstag antritt.
Die Vorbereitung eines neuen Mitarbeiters auf den Eintritt in Ihr Unternehmen unmittelbar nach der Annahme Ihres Angebots wird als Preboarding bezeichnet. Es handelt sich um eine Neuausrichtung des Onboardings und ist eine hervorragende Möglichkeit, mit einem neuen Mitarbeiter während der traditionell ruhigen Zeit zwischen der Zusage und dem Arbeitsantritt in Kontakt zu treten.
Was passiert während der Funkstille?
Es kommt selten vor, dass jemand in derselben Woche, in der er das Stellenangebot annimmt, auch schon seine neue Arbeit aufnimmt. In der Regel braucht man etwas Zeit, um noch offene Dinge zu erledigen, und die meisten Unternehmen geben neuen Mitarbeitern dafür auch den nötigen Freiraum.
Während dieser Auszeit kann jedoch viel passieren, was dazu führen kann, dass der Kandidat seine Zusage gegenüber Ihrem Unternehmen zurückzieht. Manche Menschen sind ehrgeizig und nutzen ein Stellenangebot als Verhandlungsmasse. Sie halten es anderen Unternehmen, bei denen sie sich beworben haben, oder sogar ihrem derzeitigen Arbeitgeber vor und versuchen, ein besseres Angebot zu erzielen.
Aber nicht alle Arbeitssuchenden sind so aggressiv. Viele Menschen verspüren Angst, während sie auf ihren ersten Arbeitstag warten. Die Annahme einer neuen Stelle ist eine lebensverändernde Entscheidung, und manche Menschen können sich in der Wartezeit davon abbringen.
In beiden Situationen trägt ein wenig Kommunikation wesentlich dazu bei, das Engagement der neuen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu bekräftigen. Der serielle Interviewer wird beginnen, eine Bindung zu seinem neuen Vorgesetzten und seinem Team aufzubauen. Und die zweifelhaften Gedanken des Schwarzsehers werden durch all die herzlichen Begrüßungen, die er erhält, übertönt werden.
Vorab an Bord gehen erfolgreich
Pavle Stojkovic ist People Operations Manager bei Managed By Q – einem Unternehmen für Büromanagementdienstleistungen. Er ist davon überzeugt, dass die Art und Weise, wie Unternehmen ihre neuen Mitarbeiter einarbeiten, viel über die langfristige Mitarbeitererfahrung aussagt. „Die Einarbeitung beginnt in dem Moment, in dem sich jemand bei einem Unternehmen bewirbt“, sagt Pavle. „In dem Moment, in dem sie Interesse an Ihrem Unternehmen bekunden, beginnen sie sich eine Meinung darüber zu bilden, wer Sie sind, wie Sie Ihre Mitarbeiter behandeln und was sie aus dieser Erfahrung mitnehmen werden.“
Pavle empfiehlt Unternehmen, einen schrittweisen Preboarding-Prozess zu entwickeln, an dem jeder neue Mitarbeiter teilnimmt. Ein erfolgreiches Programm erfüllt die Punkte auf Ihrer Checkliste für neue Mitarbeiter, sorgt dafür, dass sich der neue Mitarbeiter willkommen fühlt, und hält ihn während der Zeit bis zum ersten Arbeitstag beschäftigt. Pavle empfiehlt die folgenden Schritte:
- Weisen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter einen „Ansprechpartner“ zu, der ihn durch die ersten Schritte begleitet. Dies kann ein Mitglied des HR-Teams, ein Büroleiter oder der einstellende Manager sein.
- Bitten Sie Ihren Ansprechpartner, Ihrem neuen Mitarbeiter einen groben Zeitplan zu schicken. Darin sollte beschrieben sein, was ihn vor seinem Arbeitsantritt und in den ersten ein bis zwei Wochen erwartet. Halten Sie den Zeitplan möglichst einfach. Es kann einschüchternd sein, eine Stelle anzunehmen und sofort einen detaillierten Fahrplan zu erhalten.
- Planen Sie etwas Zeit ein, damit Ihr neuer Mitarbeiter wieder ins Büro kommen kann. Wählen Sie dafür einen Zeitpunkt gegen Ende des Tages, idealerweise an einem Freitag. Das Ziel ist es, Ihren neuen Mitarbeiter in einer informellen, geselligen Umgebung seinem Team und seinen Kollegen vorzustellen.
- Melden Sie sich eine Woche, drei Tage und 24 Stunden vor dem ersten Arbeitstag bei Ihrem neuen Mitarbeiter. Sie können Dinge erwähnen wie „Wir haben heute Nachmittag Ihren Computer eingerichtet” oder „Ihr Schreibtisch ist für Montag bereit”. Das zeigt dem neuen Mitarbeiter, dass Sie an ihn denken und sich um seine Ankunft kümmern.
Bleiben Sie in Kontakt
Die Personalbeschaffung ist ein langer Prozess. Sie können es sich nicht leisten, wieder von vorne anzufangen, weil ein Kandidat ein angenommenes Angebot zurückzieht. Geben Sie ihnen keine Gelegenheit, ihre Meinung zu ändern. Führen Sie einen Preboarding-Prozess ein, damit Ihre neuen Mitarbeiter motiviert und gut vorbereitet sind, wenn ihr erster Arbeitstag kommt.
Möchten Sie noch mehr über Preboarding erfahren? Dann lesen Sie unseren Business Guide „Tipps für ein effektives Preboarding neuer Mitarbeiter”.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
