Juristische Abläufe weiterentwickeln: Warum sollten Sie Ihre eigenen Arbeitsabläufe haben?

Warum ist es wichtig, dass Sie Ihre Arbeitsabläufe in der Rechtsabteilung sowohl anpassen als auch standardisieren können? Dafür gibt es eine Menge guter Gründe und eine sehr solide Lösung.

Jede Rechtsabteilung eines Unternehmens "besitzt" ihre eigenen Arbeitsabläufe, mehr oder weniger. Dabei handelt es sich um Prozesse und Wege, die sich im Laufe der Zeit herausgebildet haben, die Wege, auf denen das Legal Ops-Team eines Unternehmens die Dinge zu erledigen pflegt, sei es für die einfache NDA-Bearbeitung oder für komplexere Aufgaben im Zusammenhang mit CLM oder der Verwaltung von Angelegenheiten.

Aber wie wir schon sagten, gehen die Legal Ops-Teams dazu über, juristische Technologie-Tools zu nutzen, um ein Projekt von Punkt A nach Punkt B zu bringen. Oder, was häufiger vorkommt, nach Punkt Z und jedem Schritt und jeder Genehmigung dazwischen.

Die Workflow-Automatisierung ist ein Geschenk des Himmels für das Management und die Dienstleistungen der Rechtsabteilung, denn sie ermöglicht die Automatisierung und Standardisierung von Routineprozessen, beschleunigt sie und beseitigt menschliche Fehler und die damit verbundenen Kopfschmerzen. Bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen in der Rechtsabteilung ist es jedoch wichtig, eine übermäßige Inflexibilität zu vermeiden, da die Benutzer sonst in eine Situation geraten könnten, in der die Qualität ihrer Dienstleistungen tatsächlich beeinträchtigt wird.

Personalisierung = Kundenservice

Jedes Unternehmen und jede Organisation des öffentlichen Dienstes ist bis zu einem gewissen Grad eigenwillig. Die Rechtsabteilung eines Unternehmens muss daher immer damit zurechtkommen. Die Arbeitsabläufe der Rechtsabteilung, die für einen globalen petrochemischen Konzern geeignet sind, passen nicht zu einem mittelgroßen pharmazeutischen Forschungslabor.

Selbst innerhalb eines bestimmten Segments oder innerhalb desselben Unternehmens müssen die Arbeitsabläufe und Prozesse von Legal Ops angepasst werden, um Ergebnisse zu erzielen, die genau den Anforderungen der Rechtsabteilung entsprechen. Das ist das Herzstück der Kundenbetreuung.

Leider waren die traditionellen manuellen Prozesse in den Rechtsabteilungen oft zu stark "angepasst". Manchmal gab es keine Doktrin für einen bestimmten Prozess, so dass die Projektabläufe spontan improvisiert wurden oder, selbst wenn sie einem Plan folgten, ein Nährboden für menschliche Fehlbarkeit waren. Außerdem mussten die Manager diese Prozesse ständig überwachen, um zu verhindern, dass die Mitarbeiter übermäßig daran herumpfuschen oder sie so sehr umgehen, dass die Effizienz oder die Einhaltung der Vorschriften verloren geht.

Ein standardisierter Prozess ist also eine gute Sache, solange er nicht übermäßig starr ist. Die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe, die Linearität und Standardisierung verspricht, ist also automatisch der richtige Weg dorthin... oder?

Wer bedient wen?

Jules Verne sagte einmal : "Infolge der Erfindung von Maschinen wird der Mensch von ihnen verschlungen werden. Viele CIOs und CTOs von Rechtsabteilungen haben bei der Bewertung von Workflow-Anwendungen für Rechtsabteilungen festgestellt, dass es sich dabei um ein Goldlöckchen-Problem handelt: Sie müssen ein Automatisierungssoftwareprodukt finden, das einen Standardisierungsgrad bietet, der für ihre Tätigkeit genau richtig ist. Wenn es zu starr und unflexibel ist, diktiert die "Maschine" am Ende ihre Kultur und ihre Ergebnisse.

Das mussten viele Unternehmen, nicht nur in der Rechtsabteilung, sondern auch in vielen anderen Branchen, feststellen, als sie frühere Generationen von Workflow-Automatisierungs-, DTM- und BPM-Software einsetzten. Diese Softwareplattformen erzwangen die Einhaltung festgelegter Prozessmodelle, und jede Anpassung war schwierig und langwierig, gespickt mit mehr als nur ein paar aufgeregten Gesprächen mit der IT oder den Entwicklern.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass jede Workflow-Technologie-Lösung für die Rechtsabteilung den beteiligten Menschen dient und nicht umgekehrt. Um dieses Gleichgewicht zu erreichen, suchen CIOs und CTOs nach Tools zur Workflow-Automatisierung, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bieten und gleichzeitig Standardisierung, Compliance und Governance gewährleisten.

Warum eine eigene Wohnung?

Einige der Hauptgründe, warum ein internes Legal Ops-Team eine Workflow-Automatisierungslösung benötigt, die es ihm ermöglicht, seine eigenen maßgeschneiderten Workflows zu entwerfen, zu veröffentlichen und zu speichern:

• Optimierung von Effizienz und Geschwindigkeit: Nur wenn sie in der Lage sind, Arbeitsabläufe für die Rechtsabteilung zu erstellen, die darauf ausgerichtet sind, die Effizienz zu maximieren und Probleme zu minimieren, können die Rechtsabteilungen von Unternehmen hoffen, die Service- und Finanzziele zu erreichen, die vielen dieser Abteilungen vorgegeben werden. Dies setzt voraus, dass die Softwareplattform ihrer Wahl Flexibilität für die Feinabstimmung der Optimierung bietet.
• Maximale Flexibilität im Falle eines plötzlichen Bedarfs. Ein Legal Ops-Team oder eine Rechtsabteilung möchte beispielsweise Workflows für unwahrscheinliche oder seltene Fälle entwickeln und speichern, die für ihren jeweiligen Geschäftsbereich typisch sind, oder für den Umgang mit rechtlichen Herausforderungen oder anderen Notfällen.
• Förderung der Zusammenarbeit, die zunehmend das breitere juristische Ökosystem und Personen außerhalb des unmittelbaren Legal Ops-Teams einbeziehen muss. Es kann sein, dass verschiedene Abteilungen, Kunden und Stakeholder in verschiedene Projekte einbezogen werden, einschließlich externer Rechtsberater, und es können Dutzende von Projekten (mindestens!) gleichzeitig aktiv sein. Daher ist die Anpassung der juristischen Arbeitsabläufe an die verschiedenen Teamkonfigurationen unerlässlich.
• Um eine positive Standardisierung zu gewährleisten: Sobald ein Workflow perfekt auf einen bestimmten Routineprozess zugeschnitten ist, kann er als Vorlage gespeichert und immer wieder verwendet werden. Die Mitarbeiter, die ihn verwenden, können beruhigt sein, denn "Standardisierung" bedeutet, dass er aufgabenspezifisch, getestet und angstfrei ist und die eigenen Best Practices und Regeln der Rechtsabteilung einbezieht.
• Förderung einer besseren Arbeitsmoral. Vor allem Juristen sind zufriedener, wenn sie ihre Intelligenz, ihr Fachwissen und ihre Kreativität in einem Rahmen einsetzen können, der ihr einzigartiges Verständnis und ihre Kompetenz widerspiegelt und nutzt, so dass sie die bestmögliche Arbeit leisten können.

Aber der wichtigste Grund für die Forderung nach Anpassbarkeit und Flexibilität bei der Automatisierung von juristischen Workflows oder anderen Prozesstechnologien, die dazu dienen, die Arbeitsabläufe in der Rechtsabteilung und das gesamte Ökosystem der Rechtsabteilung weiterzuentwickeln? Das ist ganz einfach: Der Prozess sollte niemals den Fachmann beeinträchtigen.

Entwicklung von Legal Ops - technikgestützt, aber mit Menschen in der Hand

Die Rechtsabteilung befindet sich in einer intensiven Phase der Entwicklung und Innovation, in der die IT-Verantwortlichen versuchen, herauszufinden, welche neuen Tools sie annehmen und wie sie diese nutzen sollen. Es gibt viele offene Fragen darüber, wohin diese Entwicklung uns alle führen wird und wie sie sich für interne Rechtsabteilungen und die Unternehmen, denen sie dienen, auswirken wird.

Um diese Komplexität besser in den Griff zu bekommen, ist es wertvoll, fundierte Standpunkte von allen Seiten zu hören - von Technologen, Analysten, Leitern von Rechtsabteilungen und anderen, die über praktische Erfahrungen verfügen, wenn es darum geht, die neuen, glänzenden Tools der Rechtstechnologie - wie Automatisierungslösungen für Arbeitsabläufe in der Rechtsabteilung - auf die anstehenden Herausforderungen anzuwenden.

Aus diesem Grund haben wir ein kostenloses Online-Webinar aufgezeichnet, MISSION: IMPERATIVE - Wie die Technologie die Rolle der Rechtsabteilung weiterentwickeltaufgezeichnet, eine offene Diskussion/Q&A mit einigen der renommiertesten Experten für Legal Ops-Technologie. [UPDATE: Sehen Sie sich das aufgezeichnete Webinar über den unten stehenden Kasten an.]