2020 war ein Jahr der unerwarteten Entwicklungen. Aber auch von Menschen, die sich der Herausforderung stellen. Die Art des diesjährigen Interact macht dies deutlich.
Letztes Jahr versammelte sich die Mitratech-Anwendergemeinschaft zu unserer jährlichen Anwenderkonferenz in Austin, wie schon bei früheren Interacts. So groß, umfangreich und energiegeladen diese Veranstaltung auch war, unser Veranstaltungsteam (und damit auch unsere Teilnehmer) hatte den Vorteil der Rückschau und der Erfahrung bei der Durchführung der Veranstaltung.
Dieses Jahr? Nicht so sehr. Denn aus aktuellem Anlass mussten wir die Pferde mitten im Strom wechseln - eine Taktik, von der selbst Abe Lincoln abgeraten hätte -, als es darum ging, die Interact 2020 auszurichten.
Störung in Evolution umwandeln
Der erste Tag der Interact 2020 war der Rechtsabteilung gewidmet, und es war passend, mit ihr zu beginnen, da das Thema der Konferenz "The Community Driving Business Continuity" lautete. Das Coronovirus hat den normalen Geschäftsbetrieb für alle auf den Kopf gestellt, und das Überleben vieler Unternehmen stand auf dem Spiel. Die Rechtsabteilungen waren in einzigartiger Weise in der Lage, sich diesen Herausforderungen zu stellen und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um die Rechtsabteilungen, ihre Rechtsdienstleistungsnetzwerke und die Organisation um sie herum auf Kurs zu halten.
Wie Mike Williams, CEO von Mitratech, in seiner Keynote am ersten Tag betonte, Rechtliche Aspekte als Quelle von Innovation und Exzellenz:
Niemand konnte die beispiellosen Umstände vorhersehen, mit denen wir es in diesem Jahr zu tun haben. Sie befinden sich in einer einzigartigen Position, um Ihre Organisationen in den Bereichen Recht, Risiko und Compliance zu führen. Die Rechtsabteilung ist ein Vorreiter bei der Bewältigung dieses Wandels und der Risikominderung.
Aber unsere Nutzergemeinschaft blickt über die Zukunft ihrer Unternehmen hinaus. Wir haben sie gebeten, uns mitzuteilen , was sie sich für das Jahr 2021 wünschen, und ihre Hoffnungen werden wahrscheinlich von fast allen geteilt.
Ein Höhepunkt der Keynote-Sitzung war der Auftritt von George Grawe, Senior VP/Deputy General Counsel bei Allstate, der seit über 30 Jahren die Modernisierung von Rechtsprozessen und -verfahren vorantreibt. Eine Sache, die er schon früh in seiner Karriere bei Allstate erkannte?
Es war leicht, das Diktiergerät herauszuholen, und für einen Anwalt war es leicht, eine Menge Arbeit für das Hilfspersonal zu erzeugen. Ich wollte etwas tun, damit die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zufriedener waren und die Aufgaben, die ich ihnen übertragen hatte, erledigen konnten. Technologie war ein Teil der Antwort... Als wir beschlossen, dass wir Technologie einsetzen wollten, um die von uns gewünschten Veränderungen voranzutreiben, führte uns das zu Mitratech.
Es kann schwierig sein, andere für den Wandel zu gewinnen, selbst in Zeiten wie diesen, in denen es dringender denn je ist. Ein Ansatz, den er empfiehlt?
(Die Leute) werden sagen, dass sie eine effizientere Methode haben, um Dinge zu erledigen... man muss sich mit den Leuten auseinandersetzen, um zu sehen, wie sie ihre Arbeit machen. Wenn Sie einen Weg finden, die Technologie so zu gestalten, dass sie die Arbeitsweise der Mitarbeiter ergänzt, werden sie zu Ihren Verfechtern der Veränderung.
Es ist Zeit, dass wir es richtig machen: Vielfalt in der Anwaltschaft und in Anwaltskanzleien
Das ist ein enorm heißes Thema für eine Sitzung, die wir kürzlich vorstellten, als Victoria Hudgins von Legaltech News sich mit David Cunningham von Legal Metrics und Winston & Strawn sowie Nagendra Donepudi, SVP of Product Development von Mitratech, zusammensetzte.
"Vielfalt ist ein wichtiger Faktor bei Kaufentscheidungen", erklärt David, da immer mehr Kunden verlangen, dass Anwaltskanzleien Inklusion und Vielfalt in den Teams, die für sie arbeiten, zeigen. Diese Kunden "wollen, dass die Menschen das Gefühl haben, dass jeder eine Chance hat", und dieses Gefühl wird auch von vielen Kanzleien geteilt, sagt er:
Ich dachte, die Rechtsabteilungen müssten die Anwaltskanzleien zur Teilnahme (an der Vielfalt) zwingen, aber ich habe auf beiden Seiten eine gleich gute Aufnahme gefunden.
Was die Technologie betrifft, die die Rechtsabteilungen der Unternehmen zur Unterstützung ihrer Bemühungen um Vielfalt nachfragen, so sind sie nicht auf der Suche nach eigenständigen Produkten, sondern nach Funktionen, die die bestehenden Produkte erweitern. Nagendra erklärte: "In den letzten Jahren haben wir festgestellt, dass (die Benutzer) etwas wollen, das sich in ein System integrieren lässt, das sie bereits verwenden.
TIK-TAP-Eröffnung: Co-Innovation auf dem Display
Justin Hectus, CIO/CISO bei Keesal, Young & Logan und CIO von Keesal Propulsion Labs, und Brian McGovern, General Manager, Workflow Solutions, von Mitratech sind gut aufeinander eingespielte Referenten, wie jeder sagen kann, der sie schon einmal in Aktion erlebt hat.
Ein Beispiel für Co-Innovation, das sie erzählten: KP Labs hat in einem 24-Stunden-Hackathon einen Workflow für einen Anwendungsfall von NetApp entwickelt und umgesetzt . Das Ergebnis beeindruckte Connie Brenton, Chief of Staff und Senior Director of Legal Operations bei NetApp, so sehr, dass sie sagte: "In 24 Stunden haben Sie einen grundlegend anderen und besseren Weg gefunden, unsere Erwartungen zu kommunizieren und Zusagen von unseren externen Anwälten zu erhalten."
Ein gut durchdachter, flexibler Arbeitsablauf kann mit der richtigen Lösung mehr erreichen, als nur eine Aufgabe von Anfang bis Ende zu beschleunigen. "Wenn man es richtig macht, kann man Richtlinien, Verfahren und Schulungen in den Arbeitsablauf einbauen", so Justin.
Co-Innovation zwischen Anbieter und Kunde und sogar zwischen Legal Ops-Fachleuten in verschiedenen Organisationen ist die Triebfeder hinter diesen Erfolgen. Mit Blick auf das TAP-eigene Co-Innovation Center sagte Brian: "Dort gibt es eine ganze Reihe von Ideen, die einem einen großen Vorsprung bei den nächsten Schritten verschaffen."
"Es ist eine erschreckend offene Gemeinschaft", sagte Justin. "Es dreht sich alles um die Idee der Möglichkeiten, die sich aus TAP ergeben.
IDC Stand der Legal Ops Industrie
Ryan O'Leary, Senior Research Analyst, Legal, Risk, & Compliance bei IDC, präsentierte seine Analyse der aktuellen Störungen auf dem Markt, der sich verändernden Prioritäten der Käufer und der Trends bei Unternehmen, die Rechtstechnologie evaluieren. Die Ergebnisse, die er mitteilte, waren augenöffnend.
Ryan merkte an, dass wir uns zwar gerade in einer unglaublich disruptiven Phase befinden, er aber erwartet, dass weiterhin stark in Rechtstechnologie investiert wird, da diese so zentral für die Bemühungen um die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens ist, die für die Führungsebene zur obersten Priorität geworden ist. Vor COVID standen digitale Vertrauensprogramme und Infrastrukturprojekte an erster Stelle, aber mit dem Wechsel in eine Arbeitsumgebung, in der man von zu Hause aus arbeiten kann, haben sich die Prioritäten verschoben und es geht nun darum, die Lichter am Leuchten zu halten, indem man einen stabilen Geschäftsbetrieb und solide Kundenerfahrungen sicherstellt. Ryan erklärte weiter, dass die Ausfallsicherheit von Unternehmen größer als Kontinuität, denn es geht um die Planung für die nächste Störung und nicht nur um die Betrachtung des aktuellen Risikos.
Da die Rechtsabteilung so wichtig für die Organisation ist, sagte Ryan, dass die derzeitige Krise eine echte Chance für diejenigen darstellt, die in dieser Funktion tätig sind. "Das Budget der Rechtsabteilung scheint während der Pandemie sicher zu sein oder sogar zu wachsen, also ist jetzt nicht die Zeit, sich auf seinen Lorbeeren auszuruhen. Mit der Verlagerung des Schwerpunkts auf Business Resiliency kann Legal Tech Ihnen helfen, Ihre Arbeit effektiver zu erledigen."
Die Rechtsabteilung steht im Mittelpunkt: 83 % der Unternehmen geben an, dass der Chefsyndikus oder der Leiter der Rechtsabteilung eine zentrale Rolle im Geschäftsbetrieb spielt.
Und durch den Nachweis des geschäftlichen Nutzens haben die Rechtsabteilungen dem Rest des Unternehmens die Augen geöffnet. Laut IDC geben 83 % der Unternehmen an, dass der Chefsyndikus oder Chief Legal Officer eine zentrale Rolle im Geschäftsbetrieb spielt und die Rechtsabteilung eine Plattform bietet, um den Wert für ihr Unternehmen zu demonstrieren, indem sie die Effizienz und die Zusammenarbeit verbessert, um die Einhaltung von Vorschriften zu verwalten und Risiken zu verringern.
Große Unternehmen investieren in Rechtstechnologien als Teil einer Gesamtstrategie für die digitale Transformation. Neben dieser primären strategischen Triebkraft waren die Verbesserung der Teameffizienz, das Schritthalten mit der Nachfrage und dem Wachstum des Unternehmens sowie der Wunsch nach mehr Sicherheit die treibenden Kräfte für diesen Anstieg der Investitionen. Für das Rechtsmanagement in Unternehmen wurden Benutzerfreundlichkeit, fortschrittliche Analysen und KI sowie Datenverschlüsselung und -verwaltung als die wichtigsten Funktionen genannt. Ryan wies darauf hin, dass Unternehmen, die Automatisierung und Analysen nicht nutzen, um den manuellen Aufwand zu verringern, "Geld auf dem Tisch liegen lassen".
Wie sieht der Blick in die Zukunft aus? Ryan wies darauf hin, dass die zunehmende Bedeutung der Erbringung von Rechtsdienstleistungen derzeit ein großer Schmerzpunkt in vielen Organisationen ist, die sich damit auseinandersetzen müssen. Er wies auch auf den Aufstieg von Slack und ähnlichen Tools hin, die neue Bereiche mit potenziellen Risiken für die Mitarbeiter darstellen, die die Rechtsabteilung genau untersuchen muss. Alles in allem ist die Zukunft der juristischen Abläufe und Technologien vielversprechend; der derzeitige Fokus auf Business Resiliency wird die breite Akzeptanz nur beschleunigen.
Schützen Sie Ihr wichtigstes Kapital, Ihre Mitarbeiter!
Julie Pearl, ehemalige Vorsitzende und Mitbegründerin von Tracker Corp und CEO der Pearl Law Group, wurde von William Stock, Gründungsmitglied und Partner bei Klasko Immigration Law Partners, LLP und Marketa Lindt, Partnerin bei Sidley Austin LLP, begleitet.
Sie sind drei der führenden Einwanderungs- und Arbeitsrechtsanwälte des Landes und sprachen über eine Vielzahl von Themen und Fragen im Zusammenhang mit der Pandemie und den Auswirkungen der Heimarbeit auf das Einwanderungsrecht. "Das sind Fragen, die Sie jetzt mit Sicherheit beantworten müssen, wenn Sie sie vorher nicht beantworten mussten", sagte William Stock.
Die neue Mobilität, die zum Beispiel durch die Arbeit von zu Hause aus möglich ist, bedeutet, dass ein Arbeitnehmer problemlos den Standort wechseln kann. Aber wie sehen die Meldepflichten für Arbeitgeber aus, wenn diese Mitarbeiter ein Visum haben? Und da die Anforderungen von ICE und USCIS strenger werden und mehr ICE-Prüfungen und potenzielle Geldstrafen drohen, "sehen wir, dass sie (ausländische Arbeitnehmer) noch nie so besorgt waren wie jetzt", erklärt Marketa Lindt.
Die Gemeinschaft als Motor der Geschäftskontinuität
Die letzte Sitzung des Tages brachte James Wiseman, VP, Client Operations bei Mitratech, LaToya Smith Griffin, Senior Manager, Legal Operations and Business Analytics bei Home Depot, George Chiu, Director, Systems Development bei Prudential Financial, und Jeff Marple, Innovation Director - Corporate Legal, Liberty Mutual Insurance, zusammen.
Sie sprachen eine Vielzahl von Themen an, die sich in der COVID-19-Ära auf die Versicherungsbranche auswirken, insbesondere im Hinblick auf die Telearbeitskräfte. "Ich frage mich, ob das Arbeiten aus der Ferne die neue Norm ist", sagte George Chiu. "Ich sehe keinen Produktivitätsrückgang aus Sicht des Unternehmens. Die Ungewissheit, wieder ins Büro zu gehen, ist vielleicht keine Ungewissheit. Vielleicht können wir mehr Zeit mit der Arbeit aus der Ferne verbringen. Ich wäre sehr überrascht, wenn jeder gezwungen wäre, ins Büro zurückzukehren.
Für ihn war "die größte Herausforderung in dieser Zeit nicht die Technologie, sondern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Ich sitze zu 100 % zu Hause am Computer und könnte einfach immer weiter arbeiten."
Bei Home Depot ist die Nutzung und der Schwerpunkt der Rechtstechnologie nicht so sehr von der Pandemie betroffen, so LaToya. "Ich glaube nicht, dass unsere Anforderungen aus [COVID-19] anders sind. Unser Ziel ist es immer, durch den Einsatz von Technologie effizienter zu werden", von Papier wegzukommen und Kosten zu sparen. Was die eingesetzten Technologien angeht, so lobte sie Mitratech: "Was im Büro funktioniert, funktioniert auch zu Hause perfekt."
Doch wie Jeff Marple hinzufügte, werden die aktuellen Umstände zwangsläufig zu Veränderungen in der Rechtsbranche führen. "Wenn es jemals einen größeren Katalysator für die digitale Transformation in der Rechtsbranche gegeben hat, dann weiß ich nicht, was es ist!"
Was im Büro funktioniert hat, funktioniert auch zu Hause perfekt.
LaToya Smith Griffin
Haushaltswarengeschäft
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