Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, wissen Sie, wie viel Aufwand es bedeutet, einen neuen Mitarbeiter in das Team aufzunehmen. Nach dem Einstellungsprozess – der an sich schon eine Herausforderung ist – müssen Sie den neuen Mitarbeiter willkommen heißen und ihm alles Wissenswerte über die Arbeit in Ihrem Unternehmen vermitteln.
Viele neue Mitarbeiter möchten sofort loslegen und mit der Arbeit beginnen. Allerdings müssen zunächst einige Formalitäten erledigt werden. Auch wenn vieles davon für einen eifrigen neuen Mitarbeiter, der bereit ist, loszulegen, nicht besonders spannend ist, ist das Onboarding (oder Preboarding) eine wichtige Funktion in jedem Unternehmen. Der Mitarbeiter muss alle kennenlernen, den gesamten Arbeitsplatz sehen, wichtige Unterlagen ausfüllen, die Arbeitsweise des Unternehmens kennenlernen und die richtigen Werkzeuge für seine Arbeit erhalten. Dann kann er sofort loslegen.
Was ist Onboarding?
Wir alle haben schon einmal eine Einarbeitungsphase erlebt, als wir eine neue Stelle angetreten haben. Am ersten Tag geht man voller Tatendrang ins Büro. Wahrscheinlich wird man sich gleich an das coole Projekt machen, das man mit dem neuen Vorgesetzten beim Vorstellungsgespräch besprochen hat, oder? Nicht so schnell.
Begrüßen Sie neue Mitarbeiter mit unserer Onboarding-Checkliste
Bei Ihrer Ankunft werden Sie umgehend an einen Personalverantwortlichen übergeben, der Sie einarbeitet. Dieser führt Sie wahrscheinlich durch das Büro und stellt Sie allen Mitarbeitern vor, bevor er Sie in einen Raum begleitet, um allgemeine Einarbeitungsaufgaben zu erledigen, wie zum Beispiel:
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- Ausfüllen von Lohn- und Steuerformularen
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- Anmeldung zur Versicherung und Altersvorsorge
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- Erhalt eines Computers, eines E-Mail-Kontos, eines Büroschlüssels und anderer notwendiger Dinge
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- Lernen der Unternehmensrichtlinien, die im Mitarbeiterhandbuch behandelt werden
- Das Organigramm und gängige Unternehmensabläufe kennenlernen
Dies sind nur einige allgemeine Beispiele dafür, was typischerweise beim Onboarding von Mitarbeitern behandelt wird. Ihr Unternehmen und die spezifische Position, für die Sie jemanden eingestellt haben, haben möglicherweise noch weitere Anforderungen, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen. Sobald alles erledigt ist, kann der neue Mitarbeiter an einem für sein Team spezifischen Onboarding teilnehmen (mit Themen wie Aufgabenbeschreibung, Planung wiederkehrender Besprechungen, erforderliche Schulungen). Dann kann er endlich loslegen.
Was ist Preboarding?
Das Onboarding ist zwar wichtig, aber Sie haben wahrscheinlich schon erkannt, wie ineffizient es ist. Es erfordert, dass ein motivierter Mitarbeiter von seinem Schreibtisch weggenommen wird, um eine Arbeit zu erledigen, die das Unternehmen nicht voranbringt.
Viele Unternehmen beginnen diesen Prozess mittlerweile zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Kandidat das Stellenangebot annimmt, und seinem ersten Arbeitstag. Dies wird als Preboarding bezeichnet.
Einige der Verfahren, wie die Ausgabe eines Computers und möglicherweise die Erläuterung der Unternehmensrichtlinien, müssen persönlich durchgeführt werden. Andere, die keiner großen Erläuterung bedürfen, wie das Ausfüllen von Steuer- und Versicherungsunterlagen, können jedoch per E-Mail erledigt werden, bevor der Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt. Preboarding spart viel Zeit und ermöglicht es dem neuen Mitarbeiter, sich vom ersten Tag an auf seine Arbeit zu konzentrieren. Es gibt jedoch noch eine Reihe weiterer Gründe, sich für Preboarding anstelle des traditionellen Onboardings zu entscheiden.
Vorteile des Preboarding neuer Mitarbeiter
Preboarding ist mehr als nur die Verlagerung von Onboarding-Aktivitäten vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters. Neben der Erledigung aller Formalitäten liegt der Schwerpunkt auch darauf, neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und ihnen vor Arbeitsbeginn die Nervosität zu nehmen.
Die Annahme einer neuen Stelle ist eine wichtige Lebensentscheidung. Selbst wenn Sie während der Vorstellungsgespräche von all den Möglichkeiten begeistert sind, kann es leicht passieren, dass Sie Ihre Entscheidung hinterfragen, nachdem Sie das Stellenangebot angenommen haben. Die meisten Menschen treten eine neue Stelle nicht sofort an, sodass sie viel Zeit haben, sich zu fragen, ob es besser gewesen wäre, ihren alten Job zu behalten oder eine Stelle bei einem anderen Unternehmen anzunehmen. Diese Gefühle sind ganz natürlich und resultieren aus der Unsicherheit, die mit einem Karrierewechsel einhergeht.
Viele dieser negativen Gefühle lassen sich durch andere Preboarding-Aktivitäten beseitigen. Anstatt dem neuen Mitarbeiter einfach nur Unterlagen zum Ausfüllen zu schicken, können Sie ihn auch auf folgende Weise willkommen heißen:
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- Versenden Sie eine unternehmensweite E-Mail, in der Sie die Einstellung bekannt geben, und ermutigen Sie alle, ihren neuen Kollegen willkommen zu heißen.
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- Laden Sie sie ein, im Büro vorbeizuschauen. Führen Sie sie herum und zeigen Sie ihnen, wo sie arbeiten werden.
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- Vereinbaren Sie ein Mittagessen mit dem unmittelbaren Team, damit sie alle in einer ungezwungenen Atmosphäre kennenlernen können.
- Bleiben Sie vor dem ersten Tag in Kontakt. Senden Sie eine E-Mail, in der Sie fragen, ob sie Fragen haben, und teilen Sie ihnen mit, dass Sie sich auf ihre Ankunft vorbereiten.
Die Einarbeitung ist ein wichtiger Teil der Integration eines neuen Mitarbeiters in das Team. Es gibt jedoch keinen Grund, sie bis zum offiziellen Arbeitsbeginn aufzuschieben.
Nutzen Sie die Zeit vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters, um den Papierkram zu erledigen und die während des Einstellungsprozesses entstandene Begeisterung aufrechtzuerhalten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
