Die OFCCP arbeitet nun seit über einem Jahr mit Hochdruck daran, und es scheint, als würden jeden Tag neue Richtlinien und Ankündigungen veröffentlicht. Um diese Dynamik aufrechtzuerhalten, hat die OFCCP nun sechs Terminierungsschreiben zur öffentlichen Begutachtung und Kommentierung vorgelegt. Die Pläne der OFCCP enthalten einige alte und einige neue Elemente, wobei ein Element (zusätzliche Überwachungsdetails) bereits vom Tisch ist.
Das Office of Management and Budget (OMB), das den Überprüfungsprozess leitet, bittet um Stellungnahmen von Auftragnehmern. Das OMB wägt die „Belastung” der Auftragnehmer durch die Bereitstellung der angeforderten Informationen gegen den Nutzen der erhaltenen Informationen ab. Die Kommentierungsfristen enden je nach Art des Scheduling Letter Anfang Juni. In der Vergangenheit hat der öffentliche Überprüfungsprozess zu erheblichen Änderungen in den Plänen der OFCCP geführt. So unterscheiden sich beispielsweise die aktuellen Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderung in ihrer vorgeschlagenen Fassung von 2013 erheblich von der endgültigen Fassung von 2014.
Dieser Artikel konzentriert sich auf die Änderungen an der Standard-Prüfung von „Lieferungen und Dienstleistungen”, mit der die meisten Auftragnehmer vertraut sind. Die vorgeschlagenen Terminierungsschreiben finden Sie hier.
Unser Folgeartikel befasst sich mit den neuen Initiativen „Focused Review” (gezielte Überprüfung) und „Compliance Check” (Konformitätsprüfung) der OFCCP.
Aktuelle Entwicklungen, die zu berücksichtigen sind
Gemäß mehreren der vorgeschlagenen Terminierungsschreiben müssen Sie, wenn Ihre Prüfungsmitteilung mehr als 6 Monate nach Beginn Ihres Planzeitraums versandt wird, Daten zu Einstellungen, Kündigungen und Beförderungen „für jeden abgeschlossenen Monat des aktuellen AAP-Jahres“ vorlegen. (Wenn Sie also einen Kalenderjahresplan haben und Mitte September ein Terminierungsschreiben erhalten, würden Ihre Überwachungsdaten vom 1. Januar bis zum 30. August reichen. Seit der Veröffentlichung der Terminierungsschreiben zur Stellungnahme haben Vertreter der OFCCP erklärt, dass Sie keine Daten über den standardmäßigen Überwachungszeitraum von 6 Monaten hinaus vorlegen müssen, es sei denn, Sie möchten dies.
Noch etwas: OFCCP-Direktor Leen sagt, dass die Behörde der vorgeschriebenen Überprüfung der Wirksamkeit Ihrer Öffentlichkeitsarbeit viel mehr Aufmerksamkeit schenken wird als bisher. Überprüfen Sie also Ihr Öffentlichkeitsarbeitsprogramm!
Was ist mit den aktuellen Terminplanungsbriefen los?
Die aktuellen Standard-Terminplanungsschreiben laufen am 30. Juni 2019 aus (siehe das aktuelle Standard-Terminplanungsschreiben „Lieferung und Dienstleistung” hier. Das Ablaufdatum aller aktuellen Terminierungsschreiben wird jedoch verlängert, bis die aktualisierten Versionen in Kraft treten. Es ist schwer zu sagen, wie lange das OMB für die Überprüfung benötigen wird. Angenommen, die OFCCP möchte die neuen Terminierungsschreiben bis zum 1. Oktober 2019, dem Beginn ihres Geschäftsjahres 2020, einführen. Dann könnte es schnell gehen.
Was gibt es Neues beim Terminplanungsbrief „Lieferung und Service“?
Identifizierung Ihrer drei größten Subunternehmer nach „Dollarwert“
Diese neue Anforderung ist im Terminplanungsbrief selbst enthalten, nicht im darauf folgenden Abschnitt „Detaillierte Auflistung“. In der Vergangenheit unterlagen Subunternehmer kaum der Aufsicht durch die OFCCP, es sei denn, sie waren selbst Auftragnehmer der Bundesregierung. Mit dieser neuen Anforderung will die Regierung Subunternehmer für eine mögliche Überprüfung identifizieren. Die Behörde hat dies jedoch zu einer schwierigen Aufgabe gemacht, indem sie fragt, welcher Ihrer Subunternehmer die größte Rolle bei den von Ihrem Unternehmen erfüllten Bundesaufträgen spielt. Viele Auftragnehmer werden diese Anforderung als Herausforderung empfinden.
Bereitstellung von Verfügbarkeits- und Vermittlungszielen für Minderheitenuntergruppen
Die Punkte 4 und 6 der detaillierten Auflistung gehen über die derzeitige Berichterstattung über die Verfügbarkeit und die Ziele von „Minderheiten insgesamt“ hinaus und konzentrieren sich auf die Analyse und Berichterstattung von Minderheiten-Untergruppen. Auch wenn Sie diese Überprüfung möglicherweise bereits selbst durchführen, ist die Vorbereitung dieser Details für die Prüfung zeitaufwändig. Darüber hinaus erhöht die vorgeschlagene Überprüfung der Untergruppen-Ziele die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Einreichung Indikatoren enthält, die die OFCCP bei der Prüfung weiterverfolgen möchte.
Analyse Ihres Vergütungssystems
Die Anforderung, Ihr Vergütungsprogramm zu analysieren, um festzustellen, ob es Unterschiede hinsichtlich ethnischer Zugehörigkeit oder Geschlecht gibt, ist nicht neu. Neu ist jedoch, dass Sie bei einer Prüfung Ihre tatsächliche Vergütungsüberprüfung der OFCCP vorlegen müssen. Die gute Nachricht ist, dass Ihre Überprüfung Ihres „Vergütungssystems” gemäß der Executive Order 11246 nicht übermäßig technisch sein muss. Wir haben die wesentlichen Elemente einer „groben” Zusammenfassung der Vergütungsüberprüfung im AJE-Webinar zum Thema Prüfungspraktiken im April dargelegt.
Beförderungs
Zusätzlich zur Identifizierung der an Beförderungen beteiligten Berufsgruppen (die „zu und von“ und damit verbundene Details) möchte die Agentur nun, dass Sie einzelne Bewerber identifizieren. Was ist der Sinn davon? Selbst wenn Ihr Berichtssystem gut ist, könnten Ihre Ergebnisse zu negativen Auswirkungen zufällig sein – beispielsweise verzerrt, weil viele Beförderungen „nicht wettbewerbsorientiert“ sind, sondern 1:1-Karriereentwicklungs- und Nachfolgeplanungsernennungen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
