Eine neue Art, über Workflow und Prozessautomatisierung nachzudenken: Ein Interview mit TAP-Produktmanager Brian Wardell über unsere neueste Version.
Wenn eine Workflow- oder Prozessautomatisierungsplattform so flexibel und konfigurierbar ist, dass ihre Benutzer ihre Workflows ohne alle Merkmale eines Workflows erstellen können, handelt es sich dann noch um eine Workflow-Automatisierungsplattform?
Die neueste TAP Workflow Automation Release ist voller innovativer Updates und Funktionen, die unsere Kunden gerne nutzen werden. Kein Wunder, denn einige dieser Verbesserungen beruhen auf dem Input und der Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Einige dieser Aktualisierungen sind klein, aber leistungsstark, und andere lassen uns die Grenzen der Workflow- und Prozessautomatisierung in Frage stellen. Wann wird ein Workflow zu etwas anderem?
Wir haben unseren TAP-Produktmanager Brian Wardell gefragt, wie er die Prozessautomatisierung überdacht hat und wie sich diese neuen Denkansätze im Produkt niedergeschlagen haben.
Erzählen Sie mir von der neuen Veröffentlichung! Es klingt, als hättet ihr mit TAP eine neue Richtung eingeschlagen. Kannst du erklären, wie das bisher aussah?
Brian: Tatsache ist, dass die Version 1.7 grundlegende Änderungen in Bezug auf die Funktionsweise von TAP, die Gestaltung von Arbeitsabläufen und die Anwendungsfälle, die mit TAP realisiert werden können, mit sich bringt.
Zuvor basierte unser Workflow-Tool auf der Idee eines Prozesses, der sich immer auf einen Endpunkt zubewegt: Wir betrachteten einen Workflow als eine Reihe von Ursachen und Wirkungen: Der Abschluss einer Aufgabe würde immer eine neue Aufgabe auslösen, die jemand anderes erledigen muss. Wir hatten die fast schon philosophische Vorstellung, dass sich ein Workflow immer auf einen Endpunkt zubewegen muss.
Aber das ist jetzt nicht mehr der Fall. Wenn nun jemand seine Antworten auf eine Anfrage eingibt, kann er aus der Anfrage selbst heraus Maßnahmen ergreifen, ohne sein eigenes Formular weiterleiten zu müssen (und zufälligerweise an jemand anderen).
Das bedeutet, dass ein Benutzer sein Formular unbegrenzt offen halten und eine Reihe von Angelegenheiten in TeamConnect und Objekten in Salesforce erstellen, mehrere E-Mails an andere Benutzer senden kann usw.
Es ist eine wirklich neue Art, über Arbeitsabläufe nachzudenken, und es wird eine Menge Anwendungsfälle ermöglichen, aber auch vieles einfacher machen: Benutzer, die mit Ticketing-Systemen und anderen Produkten arbeiten, die sich in TeamConnect integrieren lassen, müssen nicht mehr durch ein Formular gehen, um eine zusätzliche Angelegenheit direkt zu erstellen. Stattdessen ermöglicht ihnen das statische Formular, alle ihre Anrufe von der gleichen Stelle aus zu tätigen.
Können Sie ein wenig mehr über die Art und Weise sagen, wie Sie über diese Innovation denken? Was sind die Anwendungsfälle der Prozessautomatisierung, die wir plötzlich angehen können?
Brian: Wir geben dem Endnutzer mehr Kontrolle darüber, wie er sich in den Prozess einfügt, an dem er beteiligt ist.
Früher musste der Benutzer diese Anzahl von Workflows initiieren, jetzt kann er mit einer Workflow-Anforderung so viele Datensätze erstellen, wie er möchte. Wenn jemand mit einem Antrag mehrere Aktionen durchführen möchte, kann er dies tun. Der Benutzer kann alles, was er oder sie tun muss, an einem Ort und zu einem Zeitpunkt erledigen, ohne dass er oder sie herausklicken muss, um neu zu beginnen.
Eine der besten Eigenschaften von TAP ist, dass man damit alles automatisieren kann, und es passt zu jedem wiederholbaren Prozess. Die neueste Version verbessert dieses grundlegende Versprechen noch weiter, indem sie dem Designer mehr Flexibilität und mehr Kontrolle darüber gibt, wie sein Arbeitsablauf funktioniert.
Es klingt so, als würde diese Version die Art und Weise, wie wir über Workflows und Prozessautomatisierung denken, grundlegend verändern. Wie wird sich dies Ihrer Meinung nach auf die künftige TAP-Roadmap auswirken?
Brian: In unserer größeren Vision konzentrieren wir uns wirklich auf Flexibilität und darauf, unseren Endbenutzern Optionen zu bieten, damit sie ihre komplexen Prozesse einfach gestalten können. Ein großer Teil unserer Roadmap ist darauf ausgerichtet, unseren Nutzern mehr Optionen zu bieten, sei es durch mehr Standardintegrationen und einfachere Verbindungen zu mehr Dingen oder durch neue Funktionen, die neue Anwendungsfälle ermöglichen.
Unser Ziel ist es, Menschen in die Lage zu versetzen, ihre Anwendungsfälle auf unterschiedliche Weise zu bewältigen. Wir möchten, dass unsere Benutzer ihre Arbeitsabläufe so automatisieren können, wie sie es wünschen, ohne von der Technologie eingeengt zu werden. Wir haben unsere Technologie so entwickelt, dass sie Optionen eröffnet und nicht verschließt.
Wir haben uns sehr über die kürzliche Übernahme von ContractRoom durch Mitratech gefreut. Wie hat das neue CLM-Tool in der Suite mit TAP zusammengearbeitet und Ihre Roadmap beeinflusst?
Brian: Wir sind begeistert von ContractRoom und davon, wie es nicht nur Verträge und CLM unterstützen wird, sondern wirklich die gesamte Dokumentenerstellung und alles, was redlined, verhandelt, unterschrieben werden muss, usw. Wir haben gerade ein Gipfeltreffen mit den Teams von TeamConnect und ContractRoom abgehalten, um zu überlegen, wie wir unsere gesamte Produktsuite nutzen können. Wir können Team Connect und ContractRoom bereits integrieren, aber wir wollen die Integration noch weiter verbessern. Wir sehen auch Anwendungsfälle für ContractRoom, um TAP zu nutzen, also in die andere Richtung zu gehen.
Wie haben Sie die Funktionen für diese neueste Version entwickelt? Konzentrieren Sie sich auf einen bestimmten Anwendungsfall oder eine bestimmte Rolle?
Brian: Es ist eine Mischung. Viele der Funktionen, die wir entwickelt haben, wurden von unseren Kunden angefragt, und diese Anfragen waren innovativ, und wir haben festgestellt, dass sie der breiteren Nutzergemeinschaft zugute kommen würden. Es gibt immer ein Gleichgewicht zwischen den Dingen, die wir intern entwickeln, da wir auf dem Gebiet der Workflow-Automatisierung auf dem neuesten Stand sind, aber wir bekommen auch viele großartige Ideen von unseren Kunden, die wir dann umsetzen. Unsere API-Updates kamen zum Beispiel auf Wunsch einiger Kunden zu uns. Sie machen es viel flexibler und schneller, eine Beziehung aufzubauen, die früher ziemlich komplex war.
Welche Anwendungsfälle werden von der neuen Version profitieren?
Brian: Wir haben bereits über einige davon gesprochen, aber alles, was einen API-Aufruf eines Drittanbieters beinhaltet, wird viel einfacher sein. Alles, was mit Eskalationen und untergeordneten Workflows zu tun hat, wird ebenfalls viel einfacher sein.
Wie setzen Sie und Ihre Teams die Prioritäten bei den Funktionen?
Brian: Das ist unterschiedlich. Wir haben ein Co-Innovation Forum, in dem Kunden Ideen einreichen, die dann für ihre Kollegen sichtbar sind, die diese Ideen bewerten und kommentieren können. Ich überprüfe das Forum, und eine beträchtliche Anzahl unserer Funktionen wird dort entwickelt. Wir erhalten auch Funktionsanfragen von Kunden in Einzelgesprächen. Wir versuchen immer, einige von ihnen in unsere Version aufzunehmen. Und manchmal ist das, was unsere Kunden wollen, etwas, das wir schon lange bauen wollten: Das ist das Beste.
Außerdem möchten wir uns auf Dinge konzentrieren, die wir in der Prozessautomatisierungsbranche für spannend und innovativ halten, so dass wir unsere Experten im Haus nutzen können, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Selbst wenn sie nicht danach gefragt haben, ist es immer unser Ziel, dass der Kunde bei der Veröffentlichung denkt: "Oh, das wird mein Leben einfacher machen. Ich kann verstehen, warum sie das gebaut haben."
Es klingt, als ob wir uns wirklich auf die Flexibilität von TAP im Allgemeinen konzentrieren. Sehen Sie dadurch eine Öffnung von TAP für mehr Prozessautomatisierungsinitiativen auf Unternehmensebene?
Brian: Absolut, diese Art von Änderungen werden es für einen Kunden viel einfacher machen, nicht nur ein oder zwei Anwendungsfälle zu sehen, sondern vierzig, fünfzig, sechzig. Wir sind eine großartige Lösung für Legal Operations, aber wir sind nicht auf Legal Ops beschränkt.
Letzte Frage: Was ist Ihre Lieblingsfunktion? Von dieser Version oder generell?
Brian: Für diese Version gefällt mir die Schaltfläche. Aber für alle TAPs? Formeln. Sie sind für die Leute nicht so aufregend, aber sie können für viele Dinge verwendet werden und sparen eine Menge Zeit.
