Der Markt für BCDR-Software (Business Continuity and Disaster Recovery) ist derzeit überschwemmt von Software für Kontinuitätsmanager, die in etwa die gleichen Aufgaben erfüllen können. Einige Tools bieten jedoch einzigartige Funktionen wie historische Daten, Vorlagen oder einen integrierten Berater. Eine Plattform zur Planung der Geschäftskontinuität ist für Ihr Unternehmen unerlässlich. In diesem Blogbeitrag erläutern wir die drei wertvollsten Funktionen, auf die Sie bei Ihrer Business-Continuity-Planungssoftware achten sollten.
Was ist eine kontinuierliche BIA?
Eine Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft ist notwendig, um die Parameter innerhalb Ihres Unternehmens festzulegen, um einen Vorfall besser einschätzen zu können, die beste Lösung zu finden, um Ihr Unternehmen wieder auf die Beine zu bringen, und um festzustellen, wie schnell Sie sich erholen müssen.
Eine Geschäftsauswirkungsanalyse (BIA) kann regelmäßig aktualisiert werden, damit Sie die Einhaltung der Vorschriften Ihrer Branche gewährleisten und einen gut entwickelten Plan aufrechterhalten können, der mit dem Wachstum und der Expansion Ihres Unternehmens übereinstimmt. Die Daten der letzten Aktualisierung werden beibehalten und niemals zurückgesetzt oder gelöscht. Die Interaktion, die eine Software bietet, kann die einer einmalig zu verwendenden Vorlage bei weitem überwiegen.
Wie hält eine kontinuierliche BIA Sie konform?
Unabhängig von der Branche gibt es Vorschriften, die Qualität, Sicherheit und bewährte Verfahren gewährleisten sollen. Diese Richtlinien sind auch mit hohen Strafen und Gebühren verbunden, wenn die Mindestanforderungen nicht eingehalten werden. Bis auf wenige Ausnahmen ist jedes Unternehmen verpflichtet, einen Notfallplan (EAP) zu erstellen. Im Gegensatz zu einfachen Formularvorlagen ermöglicht es Ihnen eine kontinuierliche BIA, Ihren BCDR-Plan auf dem neuesten Stand zu halten, was die Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen angeht.
Mit einer Software, die die Fertigstellung Ihres Plans verfolgen kann, können Sie die Fortschritte bei der Einhaltung der Vorschriften verfolgen. Und da der Benutzer die Möglichkeit hat, die Kontinuitätsziele zu aktualisieren und zu überarbeiten, können Sie neue Vorschriften problemlos einbeziehen, sobald sie auftauchen.
Wie trägt eine kontinuierliche BIA dem Wachstum und der Expansion Rechnung?
Gewinn und Kundenwachstum sind universelle Unternehmensziele, die von Leidenschaft und Ehrgeiz angetrieben werden. Daher passen sich Unternehmen ständig an die Märkte ihrer Kunden an, um ihre Reichweite auf neue Gebiete auszudehnen.
Diese Erweiterungen können neue Softwareanwendungen, aktualisierte Werkzeuge und Geräte oder eine Erhöhung der Mitarbeiterzahl bedeuten. Um mit der Entwicklung Ihres Unternehmens Schritt zu halten und einen gut ausgearbeiteten und aktuellen BC/DR-Plan aufrechtzuerhalten, ist die Fähigkeit, die BIA Ihres Unternehmens kontinuierlich zu aktualisieren, von entscheidender Bedeutung.
Entwickeln, Ausführen und Freigeben Ihres BCP auf einer zentralen Plattform
Der Weg, der für moderne Unternehmen vor uns liegt, ist von Unsicherheit geprägt, die durch zunehmende Störungen wie Pandemien, Cyberangriffe, soziale Unruhen und die zunehmende Häufigkeit von Naturkatastrophen verursacht wird. Die zunehmende Kontrolle durch die Aufsichtsbehörden, die höheren Erwartungen der Kunden und die sich weiterentwickelnde Technologie erfordern die Entwicklung eines robusten BCP und einer BIA. Allerdings befindet sich nicht jedes Unternehmen in einem ausgereiften Stadium der Business Resilience, dennoch muss der Betrieb reibungslos laufen. Preparis Planner und RecoveryPlanner bieten die Werkzeuge, um die Planung der Geschäftskontinuität zu vereinfachen und zu rationalisieren, während Sie sich auf das konzentrieren können, was am wichtigsten ist - die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter.
BC-Planung und -Schulung rationalisieren
Die Risiken, die durch die jüngsten Ereignisse verursacht wurden, haben den Fokus der Branche erneut auf Risiken im Zusammenhang mit Pandemien, wetterbedingten Unterbrechungen und der Widerstandsfähigkeit der Lieferkette gelenkt. An dieser Stelle kommen die Planungs- und Schulungskomponenten der Software ins Spiel. Diese Funktionen stellen sicher, dass die Mitarbeiter genau wissen, wie sie sich in einem Notfall verhalten sollen, und die Unternehmensleitung kann sicherstellen, dass alles für den nächsten Vorfall vorbereitet ist.
Der Planungsteil der Software muss die kontinuierliche Überarbeitung der Anforderungen unterstützen und neue Richtlinien verbreiten, wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt, neue Bedrohungen auftauchen und neue Compliance-Standards eingeführt werden. Unternehmen, die die Vorteile einer Business-Continuity-Software nutzen, können die Planungsanforderungen effizienter überarbeiten und unternehmensweit umsetzen als Unternehmen, die Vorlagen für Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme verwenden.
Preparis Planner ist ein Tool für die Planung und Vorbereitung der Geschäftskontinuität, das Ihren BC-Managementprozess rationalisiert, vereinfacht und unterstützt. Planner wurde entwickelt, um Managern, die mit der Erstellung eines BCP betraut sind, Zugang zu den historischen Daten und dem Wissen zu bieten, das in den letzten 30 Jahren gesammelt wurde, um Sie bei der Entwicklung, Ausführung und Weitergabe von BC-Strategiedokumenten zu unterstützen. Der in Planner eingebettete Berater begleitet Sie bei der Beantwortung einfacher Fragen zu Ihrem Unternehmen, um einen maßgeschneiderten BCP zu erstellen.
Direkt über die Preparis-Plattform gewährt Preparis Planner jederzeit und überall Zugang zu Ihrer Business-Continuity-Strategie und ermöglicht es Ihnen,:
- Rasche Anpassung an organisatorische Veränderungen
- Rationalisierung von Planung und Schulung
- Unterstützung der Entwicklung von BC-Metriken
- Förderung des Engagements, der Innovation und des Fortschritts des BC-Programms
Kritische Prozesse definieren und das Team aufbauen
Es ist nicht einfach, die BCP-Entwicklungsprozesse unter einem Dach zu zentralisieren. Eine Plattform, die die Erstellung eines BC-Plans vereinfacht und Funktionen bietet , die das gesamte Team einbinden , ermöglicht es, sich auf andere unternehmenskritische Aufgaben zu konzentrieren. Definieren Sie kritische Prozesse und legen Sie die Priorität für den Beginn Ihrer BCP-Entwicklung fest.
Mit Preparis Planner können Sie es der gesamten Organisation leicht machen , sich an der Business Continuity-Strategie zu beteiligen. Helfen Sie mit, eine unternehmensweite Kultur der Bereitschaft zu schaffen, fördern Sie die Akzeptanz der Führungskräfte und erhöhen Sie die Widerstandsfähigkeit der Organisation.
Mit einer integrierten Kalendererinnerung können Sie die rechtzeitige Ausführung aller Aufgaben sicherstellen, sich schnell an organisatorische Änderungen anpassen und Aufgaben zuweisen, damit Ihre Teammitglieder bei ihren Projekten auf dem Laufenden bleiben.
Business-Continuity-Software kann Ihnen dabei helfen, Ihren BCP zu dezentralisieren , indem Sie den Benutzern die Verantwortung für die Eingabe, Pflege und Aktualisierung ihrer Informationen übertragen. Dies unterstreicht die Bedeutung ihrer Rolle und ermutigt sie, sich am BCM zu beteiligen, da der Prozess viel einfacher wird. Der Verwaltungsaufwand verringert sich erheblich, und Sie haben mehr Zeit, die Strategie zu verbessern, anstatt zu erzwingen, dass sie von allen befolgt wird.
Einen Plan erstellen, Ihr Team schulen, Ihren Plan testen
Das Schwierigste an der Entwicklung eines BCP oder einer BIA ist, mit einem leeren Blatt anzufangen. Preparis Planner hilft Ihnen, den Prozess zu beschleunigen, indem er Vorlagen anbietet, die mit den notwendigen Informationen und Prozessen aus mehr als 30 Jahren BC-Erfahrung vorausgefüllt sind . Darüber hinaus sind alle Ihre BC-Prozesse und -Dokumente an einem zentralen Ort übersichtlich organisiert und dienen als einzige Quelle der Wahrheit für Ihre Organisation.
In der Anfangsphase führt Sie der eingebettete Berater von Planner durch einen schnellen Prozess, in dem Sie kurze Fragen zu Ihrem Unternehmen beantworten. Als Ergebnis erhalten Sie einen maßgeschneiderten Plan, und Sie können jederzeit weitere Pläne entwickeln, um Ihr Unternehmen bei der Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen.
Ein in die BC-Software integriertes Dashboard ermöglicht die Überwachung und Messung von Leistung und Metriken in Echtzeit, die Bestimmung der RTO Ihres Unternehmens und die einfache Erstellung einer Zusammenfassung des Prozesses, die Sie mit den Beteiligten im Unternehmen teilen können. Die Datenvisualisierung liefert eine Zusammenfassung des Prozesses, und die angezeigten Daten bieten wertvolle Einblicke und ermöglichen eine fundierte Entscheidungsfindung.
Das manuelle Sammeln von Daten aus mehreren Dokumenten zur Entwicklung von Metriken ist eine mühsame Aufgabe. Wenn es keine Plattform gibt, werden die Metriken nicht häufig genug erstellt, um einen Mehrwert zu bieten. Wenn die Daten manuell zusammengestellt werden müssen, ist die Gefahr von Fehlern viel größer. Die Strategieentwicklung kann behindert werden, wenn kein Vertrauen in die Genauigkeit der Daten und ihre Fähigkeit, im Namen des gesamten Unternehmens zu sprechen, besteht. Die Geschäftsleitung kann zögern oder nicht bereit sein, auf der Grundlage dieser Informationen zu handeln.
Da Business-Continuity-Tools eine zusammenfassende Berichterstattung fördern, kann das Führungsteam die Unternehmenskultur weiter verändern, indem es auf der Grundlage der gesammelten Daten handelt und sich mit den Risiken befasst. Wenn die Änderung das Ergebnis der Datenerkenntnisse war, wird die für die BC-Planung verantwortliche Person den direkten Wert ihrer Arbeit erkennen und die Bemühungen zur Schaffung einer widerstandsfähigen Kultur als nachhaltig ansehen.
Umsetzung Ihrer Strategie und Validierung des Prozesses
Während Ihr Unternehmen die unvermeidlichen Veränderungen durchläuft, sammeln sich komplexe Berichte an, die Informationen zur Geschäftskontinuität zusammenfassen. Es versteht sich von selbst, dass das Führungsteam, das am Aufbau eines widerstandsfähigen Unternehmens interessiert ist, einen Überblick über den aktuellen Stand der Bereitschaft auf Unternehmensebene benötigt, um die Richtung des Programms festzulegen.
Mit der Hilfe von Preparis Planner wird der mühsame Prozess der BCP-Erstellung in einfache, umsetzbare Schritte unterteilt, die es Ihnen ermöglichen, fehlende Komponenten zu identifizieren und eine empfohlene Roadmap zu entwickeln, um Lücken in Ihrem Plan zu schließen. Sie erhalten auch einen einzigartigen Zugang zu mehr als 30 Jahren Branchenerfahrung unter einem Dach, um eine BC-Strategie zu entwickeln, die für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
