Der vollständige Leitfaden für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Unabhängig davon, ob Sie jemals einen formellen Einarbeitungsprozess durchlaufen haben oder nicht, sind Ihnen wahrscheinlich alle Fragen vertraut, die mit einem neuen Job einhergehen. Der erste Tag bringt gleichermaßen Aufregung und Unsicherheit mit sich. Sie betreten den Arbeitsplatz voller Fragen wie: Wohin gehe ich? Was soll ich zuerst tun? Wie werde ich bezahlt? Wie heißt diese Person und was macht sie?

Ein effektives Onboarding-Programm beantwortet alle Fragen, die dem neuen Mitarbeiter durch den Kopf gehen, sowie zahlreiche Fragen, an die er noch gar nicht gedacht hat. Der Prozess hilft ihm, sich an Ihren Arbeitsplatz, Ihre Richtlinien, Ihre Arbeitsabläufe und Ihre Unternehmenskultur zu gewöhnen. Es gibt auch eine personalisierte, rollenspezifische Komponente, in der er lernt, wie seine Position in die Abteilung und das gesamte Unternehmen passt. Ein Onboarding-Programm versorgt den neuen Mitarbeiter mit allen Informationen, die er wissen muss.

Aber es beschränkt sich nicht nur auf eine Einführungspräsentation und die Formalitäten für neue Mitarbeiter. Onboarding ist auch eine großartige Möglichkeit, Ihr neuestes Teammitglied herzlich willkommen zu heißen. Sie beruhigen es und helfen ihm, die soziale Angst zu überwinden, die es als neuer Mitarbeiter am Arbeitsplatz empfindet. Das Ziel ist, dass es am zweiten Tag und an jedem weiteren Tag mit weniger Unsicherheit und mehr Begeisterung wiederkommt.

Zusammenfassend sind dies die übergeordneten Ziele der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:

Erledigen Sie alle erforderlichen Maßnahmen, um einen neuen Mitarbeiter in das Team aufzunehmen.
Beantworten Sie die häufigsten Fragen, die neue Mitarbeiter haben, wenn sie in Ihr Unternehmen eintreten.
Informieren Sie den neuen Mitarbeiter darüber, wie seine Rolle das Team und das gesamte Unternehmen unterstützt.
Heißen Sie den neuen Mitarbeiter willkommen und helfen Sie ihm, sich wohlzufühlen.

Wie Sie erfahren werden, ist die Umsetzung dieser vier Ziele mit viel Aufwand verbunden. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um ein erfolgreiches Onboarding-Programm zu implementieren. Sie werden verstehen, warum dies für wachsende Unternehmen ein Muss ist und was der Prozess alles umfassen sollte.

Warum ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wichtig?

Es ist leicht zu verstehen, warum Ihre neuen Mitarbeiter es schätzen, wenn Sie ihre Fragen beantworten und ihnen das Gefühl geben, willkommen zu sein. Aber welche Vorteile bringt das Onboarding für Sie als Arbeitgeber?

Steigert die Produktivität – Wenn alles auf der Onboarding-Checkliste abgehakt ist, kann der neue Mitarbeiter direkt mit der Arbeit beginnen, ohne dass ihm noch Fragen oder Sorgen im Kopf herumschwirren.
Fördert die Zusammenarbeit – Gute Ideen entstehen, wenn Menschen miteinander ins Gespräch kommen. Die Pflege der Beziehungen zwischen neuen Mitarbeitern und ihren Kollegen fördert ein kooperatives Arbeitsumfeld.
Verbessert Ihre Unternehmenskultur – Kultur ist allzu oft nur eine Reihe vager Unternehmenswerte, die im Mitarbeiterhandbuch aufgeführt sind. Onboarding bietet die Möglichkeit, Ihre Kultur allen neuen Mitarbeitern aus erster Hand zu vermitteln.
Reduziert die Fluktuation bei neuen Mitarbeitern – In manchen Fällen kündigen neue Mitarbeiter, noch bevor sie ihre Arbeit aufgenommen haben. Wenn Sie unmittelbar nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags mit der Einarbeitung beginnen, können Sie das Engagement der neuen Mitarbeiter deutlich steigern.

Vor allem aber ist Onboarding das Richtige. Anstatt den neuen Mitarbeiter sich selbst überlassen zu lassen, damit er sich alles selbst herausfindet, sind Sie da, um ihn zu unterstützen, ihm Sicherheit zu geben und ihm zu zeigen, dass Sie sich freuen, dass er zu Ihrem Team gestoßen ist. Ganz einfach gesagt: Onboarding ist eine Win-Win-Situation für Ihr Unternehmen und Ihren neuesten Mitarbeiter.

Preboarding: Verschaffen Sie sich einen Vorsprung beim Onboarding neuer Mitarbeiter

Normalerweise betrachten wir die Einarbeitung als eine Aktivität, die am ersten Arbeitstag des Mitarbeiters beginnt. Anstatt sich an die Arbeit zu machen, verbringen sie den größten Teil der ersten Woche mit der Einweisung neuer Mitarbeiter und dem Ausfüllen von Formularen für neue Mitarbeiter.

Lassen Sie uns jedoch noch einmal auf den Punkt „Reduzierung der Fluktuation bei neuen Mitarbeitern“ aus dem vorherigen Abschnitt zurückkommen. Auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt besteht ein hohes Risiko, dass neue Mitarbeiter zwischen der Annahme eines Angebots und ihrem ersten Arbeitstag kündigen. In dieser Zeit kann so viel passieren, von dem Sie nichts wissen. Der neue Mitarbeiter kann seine Entscheidung hinterfragen und beschließen, bei seinem derzeitigen Arbeitgeber zu bleiben, wo er sich wohlfühlt. Er kann Ihr Angebot auch nutzen, um von seinem derzeitigen Arbeitgeber eine Gehaltserhöhung oder von einem anderen Unternehmen, bei dem er sich vorstellt, eine höhere Vergütung zu verlangen.

Ein wenig Kommunikation Ihrerseits während der ruhigen Phase trägt wesentlich dazu bei, das Engagement des neuen Mitarbeiters für Ihr Unternehmen zu bekräftigen – und verringert den Aufwand für Einarbeitungsmaßnahmen, wenn er schließlich seinen Arbeitsplatz antritt. Dieser Prozess wird als Preboarding bezeichnet und besteht darin, vor dem Eintrittstermin des Mitarbeiters einige einfache Einarbeitungsaufgaben zu erledigen.

Sie können ihnen beispielsweise eine PDF-Datei mit dem Mitarbeiterhandbuch und den Unterlagen zur Anmeldung für Sozialleistungen per E-Mail zusenden. Darüber hinaus können Sie ihnen versichern, dass Sie sich über ihren Eintritt in das Team freuen und gespannt auf ihre Ankunft warten. Dazu reicht es schon, sich einige Tage vor ihrem Arbeitsbeginn bei ihnen zu melden, ihnen mitzuteilen, dass ihr Arbeitsplatz eingerichtet ist, und sie zu fragen, ob sie noch Fragen haben. Wir werden die Schritte vor dem Onboarding in einem späteren Abschnitt ausführlich behandeln. In der Zwischenzeit können Sie sich unsere anderen Ressourcen zu diesem Thema ansehen:

Wie lange sollte ein Onboarding-Programm dauern?

Nachdem Sie nun wissen, wann das Onboarding beginnen sollte, lassen Sie uns darüber sprechen, wann es abgeschlossen sein sollte. Einige sagen, dass es endet, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, da er ständig dazulernt und sich weiterentwickelt. Andere vertreten eine praktischere Sichtweise und glauben, dass das Onboarding abgeschlossen ist, sobald alle Aktivitäten für neue Mitarbeiter abgeschlossen sind und sich der Mitarbeiter in den Arbeitsalltag eingefunden hat.

Die ideale Dauer der Einarbeitungsphase hängt von Ihnen und Ihrer Unternehmensleitung ab. Wir empfehlen jedoch generell, nach einigen Monaten mit neuen Mitarbeitern ein Feedbackgespräch zu führen. Zu diesem Zeitpunkt haben sie bereits ein solides Verständnis ihrer Aufgaben und Sie können ihre Leistung genau einschätzen. Sie können sich mit ihrem Vorgesetzten zusammensetzen und offen über ihre bisherigen Erfahrungen sprechen.

Wenn Ihr Unternehmen eine Probezeit für neue Mitarbeiter vorsieht, ist es sinnvoll, diese zeitlich so zu legen, dass sie mit dem Onboarding endet.

Onboarding-Schritte: Ab der Annahme des Angebots

Bisher haben wir erläutert, warum Onboarding wichtig ist und wann es beginnen und enden sollte. Lassen Sie uns nun ins Detail gehen und die Maßnahmen durchgehen, die Ihr Onboarding-Programm umfassen sollte, wann sie abgeschlossen sein müssen und wer in Ihrem Unternehmen für die einzelnen Maßnahmen verantwortlich ist.

Phase 1: Nachdem der Kandidat das Stellenangebot mündlich angenommen hat

Die erste Phase umfasst ausschließlich Vorbereitungsaktivitäten, da der neue Mitarbeiter noch nicht offiziell zu Ihrem Personal gehört. Damit ist der Einstellungsprozess für die Stelle abgeschlossen und die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber beginnt.

Benachrichtigen Sie die Personalabteilung über die Einstellungsentscheidung.
Verantwortlich: Vorgesetzter/Personalverantwortlicher des Mitarbeiters
Lassen Sie sich vom neuen Mitarbeiter ein unterschriebenes Angebotsschreiben geben und vereinbaren Sie einen Starttermin. Senden Sie eine vom CEO/Eigentümer (oder dem zuständigen Mitglied der Geschäftsleitung) unterschriebene Kopie an den neuen Mitarbeiter zurück, damit dieser sie zu seinen Unterlagen nehmen kann.
Verantwortung: Vorgesetzter/Personalverantwortlicher des Mitarbeiters und Geschäftsführer/Eigentümer (Unterschrift)
Senden Sie ein Dokument mit den Beschäftigungsbedingungen (Vergütung, Probezeit usw.). Lassen Sie den neuen Mitarbeiter mitunterzeichnen und senden Sie ihm eine Kopie zurück.
Verantwortlich: Personalabteilung und CEO/Eigentümer (Unterschrift)

Phase 2: Ein bis zwei Wochen vor dem Eintrittstermin des Mitarbeiters

Alle Einstellungsaktivitäten sind nun abgeschlossen und Sie können mit anderen Vorbereitungsaufgaben fortfahren. Zu diesem Zeitpunkt ist es noch etwas Zeit bis zum Arbeitsbeginn des Mitarbeiters, aber Sie bleiben in Kontakt und erledigen einfach zu bewältigende Aufgaben im Rahmen der Einarbeitung.

Senden Sie dem neuen Mitarbeiter per E-Mail eine PDF-Datei des Mitarbeiterhandbuchs und ein Bestätigungsformular. Bitten Sie ihn, das gesamte Dokument zu lesen und das Formular zu unterschreiben und zurückzusenden, um zu bestätigen, dass er die Unternehmensrichtlinien verstanden hat.
Verantwortlich: Personalabteilung
Senden Sie Formulare für die Gehaltsabrechnung, die direkte Einzahlung und die Steuerabzüge. Bitten Sie den neuen Mitarbeiter, die ausgefüllten/unterzeichneten Formulare zusammen mit den erforderlichen Begleitdokumenten (z. B. Fotokopien des amtlichen Ausweises und der Sozialversicherungskarte) zurückzusenden.
Verantwortlich: Personalabteilung
Senden Sie Formulare zur Anmeldung von Sozialleistungen (z. B. Versicherung und Altersvorsorge). Bitten Sie darum, dass die ausgefüllten/unterzeichneten Formulare zurückgeschickt werden.
Verantwortung: Personalwesen

Hinweis zu dieser Phase: Wenn Sie die Unterlagen für neue Mitarbeiter vor deren erstem Arbeitstag fertigstellen , wird der Onboarding-Prozess effizienter. Dadurch wird der Arbeitsaufwand für die neuen Mitarbeiter bei ihrer Ankunft im Büro reduziert und die Personalabteilung hat Zeit, sie in die Mitarbeitersysteme aufzunehmen, bevor sie offiziell zum Personal gehören.

Diese Formalitäten können jedoch kompliziert sein und müssen korrekt ausgefüllt werden. Versichern Sie dem neuen Mitarbeiter, dass er sich bei Fragen jederzeit an Sie wenden kann. Darüber hinaus könnten sich manche Menschen unwohl dabei fühlen, sensible Informationen wie ihre Sozialversicherungsnummer über das Internet zu übermitteln. Wenn der neue Mitarbeiter solche Bedenken äußert, bieten Sie ihm an, seine Unterlagen am ersten Arbeitstag persönlich abzugeben.

Phase 3: Eine Woche vor dem Arbeitsbeginn des Mitarbeiters

Der erste Arbeitstag des Mitarbeiters rückt immer näher und die letzten Vorbereitungen für den Einstieg werden nun abgeschlossen. Die meisten Punkte in diesem Schritt beziehen sich auf die Vorbereitung auf die Ankunft des neuen Mitarbeiters am Arbeitsplatz und darauf, ihm mitzuteilen, dass sich alle auf den großen Tag freuen.

Richten Sie den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters ein. Machen Sie ein Foto des Bereichs und senden Sie es per E-Mail an den neuen Mitarbeiter, um ihm zu zeigen, dass Sie sich auf seine Ankunft vorbereiten.
Verantwortlich: Vorgesetzter des Mitarbeiters/Büroleiter
Richten Sie den Computer des neuen Mitarbeiters ein und installieren Sie die erforderliche Software. Erstellen Sie ein E-Mail-Konto und andere erforderliche Anmeldungen.
Verantwortung: IT
Erwägen Sie, dem neuen Mitarbeiter eine E-Mail zu senden, um ihn zu fragen, ob er Wünsche bezüglich Software oder Ausrüstung hat (je nach Position).
Verantwortlich: IT/Vorgesetzterdes Mitarbeiters
Senden Sie dem neuen Mitarbeiter per E-Mail seinen voraussichtlichen Zeitplan für den ersten Arbeitstag. Teilen Sie ihm die richtige Ankunftszeit und Anweisungen zum Betreten des Arbeitsplatzes mit.
Verantwortlich: Vorgesetzter des Mitarbeiters/Personalabteilung
Bestellen Sie Visitenkarten, Uniformen, Namensschilder und andere personalisierte Materialien für Mitarbeiter.
Verantwortlich: Büroleiter

Phase 4: Der erste Arbeitstag des Mitarbeiters

Endlich ist es soweit: Der erste offizielle Arbeitstag des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen. Wie Sie sehen, gibt es an einem einzigen Arbeitstag eine Menge Onboarding-Schritte zu bewältigen. Dank Preboarding sind Sie bereits tief in den Onboarding-Prozess eingebunden, sodass die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass Aufgaben auf den zweiten oder dritten Tag verschoben werden müssen.

Versenden Sie eine unternehmensweite E-Mail, in der Sie die Einstellung des neuen Mitarbeiters bekannt geben und ihn öffentlich im Team willkommen heißen.
Verantwortlich: Vorgesetzter des Mitarbeiters
Beauftragen Sie jemanden, den neuen Mitarbeiter bei seiner Ankunft in Empfang zu nehmen, damit er nicht ratlos ist, wohin er sich wenden soll.
Verantwortlich: Vorgesetzter des Mitarbeiters/Personalabteilung
Führen Sie den neuen Mitarbeiter durch den Arbeitsplatz und erklären Sie ihm die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.
Verantwortlich: Büroleiter/Personalabteilung/Vorgesetzter des neuen Mitarbeiters
Stellen Sie den neuen Mitarbeiter seinen direkten Teamkollegen, den Führungskräften des Unternehmens und allen anderen Personen vor, denen er während seiner Einführungsphase begegnet.
Verantwortlich: Büroleiter/Personalabteilung/Vorgesetzter des neuen Mitarbeiters
Führen Sie ein Einführungsgespräch mit dem neuen Mitarbeiter durch. Zeigen Sie ihm das Organigramm, geben Sie ihm einen Überblick über die Unternehmenswerte und fassen Sie die wichtigsten Richtlinien aus dem Mitarbeiterhandbuch zusammen.
Verantwortlich: Personalabteilung
Zeigen Sie dem Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz und seine Arbeitsmittel. Schulen Sie ihn in der optimalen Nutzung der Software und weisen Sie ihn in die Richtlinien für den Umgang mit Technik und Arbeitsmitteln ein.
Verantwortung: IT
Führen Sie den neuen Mitarbeiter in die langfristigen Ziele seines Teams, die Rolle jedes Kollegen und die Bedeutung seiner Position ein. Skizzieren Sie seine Aufgabenbereiche und legen Sie Kennzahlen/Ziele fest, anhand derer seine Leistung gemessen wird.
Verantwortung: Vorgesetzter des Mitarbeiters
Melden Sie den neuen Mitarbeiter für alle erforderlichen Schulungsprogramme an.
Verantwortlich: Vorgesetzter des Mitarbeiters /Personalabteilung
Fügen Sie den Mitarbeiter zu wiederkehrenden Besprechungen hinzu. Planen Sie außerdem Nachbesprechungen für das Ende der ersten Woche, des ersten Monats und der ersten drei Monate im Job ein.
Verantwortlich: Vorgesetzter des Mitarbeiters
Laden Sie den neuen Mitarbeiter zum Mittagessen mit seinem direkten Team ein oder organisieren Sie ein informelles Treffen für alle. Das Ziel dabei ist, ihm zu helfen, die Menschen, mit denen er zusammenarbeiten wird, in einer ungezwungenen Atmosphäre kennenzulernen.
Verantwortung: Vorgesetzter des Mitarbeiters

Phase 5: Ende der ersten Arbeitswoche des Mitarbeiters

Zu diesem Zeitpunkt sind die meisten einmaligen Einarbeitungsaufgaben erledigt. Der Mitarbeiter steht auf der Gehaltsliste, ist mit der Arbeitsweise des Unternehmens vertraut und hat die Ärmel hochgekrempelt und sich an die Arbeit gemacht. Jetzt sorgen Sie dafür, dass er sich rundum wohlfühlt und einen guten Start hatte.

Treffen Sie sich mit dem neuen Mitarbeiter und fragen Sie ihn nach seinen Eindrücken/seinem Feedback zur ersten Woche. Vergewissern Sie sich, dass er seine Aufgaben versteht und an relevanten, vorrangigen Aufgaben arbeitet.
Verantwortlich: Vorgesetzter des Mitarbeiters
Teilen Sie ihnen den Arbeitsplan für die zweite Woche und die typischen täglichen Aufgaben für die Zukunft mit.
Verantwortlich: Vorgesetzterdes Mitarbeiters
Stellen Sie sicher, dass alle Formalitäten für neue Mitarbeiter erledigt sind und dass diese über die erforderlichen Arbeitsmittel verfügen, um produktiv arbeiten zu können.
Verantwortlich: Personalabteilung/IT

Phase 6: Ende des ersten Monats des Mitarbeiters

Die Einarbeitung ist zu diesem Zeitpunkt fast abgeschlossen. Der Mitarbeiter sollte sich in den Arbeitsalltag eingefunden haben und seine anfängliche Nervosität überwunden haben. Das Ziel besteht nun darin, sicherzustellen, dass er die Ergebnisse liefert, die Sie bei seiner Einstellung erwartet haben.

Treffen Sie sich mit dem neuen Mitarbeiter und fragen Sie ihn nach seinen Eindrücken/seinem Feedback zu den ersten Wochen.
Verantwortlich: Vorgesetzterdes Mitarbeiters
Bitten Sie die direkten Kollegen des Mitarbeiters oder alle Personen, mit denen er bis zu diesem Zeitpunkt eng zusammengearbeitet hat, um Feedback.
Verantwortlich: Vorgesetzterdes Mitarbeiters
Sprechen Sie über die bisher geleistete Arbeit und geben Sie ihnen ein erstes Feedback. Besprechen Sie ihre Leistungskennzahlen, sofern genügend Daten vorliegen.
Verantwortung: Vorgesetzterdes Mitarbeiters
Beenden Sie alle Schulungsprogramme, an denen sie teilgenommen haben, und melden Sie sie gegebenenfalls für einen Fortgeschrittenenkurs an.
Verantwortlich: Vorgesetzter des Mitarbeiters /Personalabteilung

Phase 7: Ende der ersten drei Monate des Mitarbeiters

Diese letzte Phase des Einarbeitungsprozesses wird empfohlen, ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Nach einigen Monaten ist die „Flitterwochenphase“ vorbei und der neue Mitarbeiter hat einen realistischen Eindruck von seiner Arbeit gewonnen, sodass ein abschließendes Check-in-Gespräch ideal ist.

Treffen Sie sich mit dem neuen Mitarbeiter und fragen Sie ihn, ob er alle Aufgaben, die mit der Stelle verbunden sind, versteht und sich damit wohlfühlt.
Verantwortung: Vorgesetzter des Mitarbeiters
Fragen Sie, welche Projekte oder Initiativen ihrer Meinung nach dazu beitragen werden, dass das Team seine Ziele erreicht. Nachdem sie sich nun mit Ihrem Unternehmen vertraut gemacht haben, sollten sie beginnen, Ideen einzubringen.
Verantwortung: Vorgesetzter des Mitarbeiters
Geben Sie dem neuen Mitarbeiter erneut ein erstes Feedback. Zu diesem Zeitpunkt sollten der Vorgesetzte und der Mitarbeiter jedoch bereits regelmäßige Einzelgespräche führen.
Verantwortung: Vorgesetzter des Mitarbeiters
Bitten Sie sie, eine Umfrage zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter auszufüllen. Finden Sie heraus, wo Ihr Unternehmen in Bezug auf die Einarbeitung neuer Mitarbeiter besonders gut abschneidet und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt.
Verantwortungsbereich: Personalwesen
Informieren Sie den neuen Mitarbeiter, dass die Einarbeitung abgeschlossen ist.
Verantwortlich: Personalabteilung

Hinweis zur Phase: Wenn Ihr Unternehmen eine Probezeit für neue Mitarbeiter vorsieht, sollten Sie diese so gestalten, dass sie mit der letzten Einarbeitungsphase endet.

Die Einarbeitung ist abgeschlossen!

Auch wenn diese Liste auf den ersten Blick übertrieben erscheinen mag, gelten die meisten dieser Maßnahmen für jedes Unternehmen, das einen neuen Mitarbeiter einstellt. Durch die systematische Erledigung all dieser Aufgaben innerhalb eines angemessenen Zeitraums bleiben neuen Mitarbeitern keine offenen Fragen, während sie sich in ihre neue Position einarbeiten.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Liste weitergeholfen hat! Wenn Sie eine leicht zugängliche Version benötigen, laden Sie sie als PDF herunter!

Zusätzliche Ressourcen für die Einarbeitung:

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.