Der Preparedness CycleFrameworkTM: Eine Fünfjahres-Methodik zum Aufbau einer Kultur der Vorsorge
Kultur beginnt mit Führung
Die Schaffung einer „Kultur der Vorsorge“ innerhalb von Gemeinschaften ist ein kluges und lohnenswertes Ziel.
Um dies zu erreichen, müssen die Verantwortlichen für das Notfallmanagement jedoch zunächst eine interne Kultur schaffen, die bewährte Verfahren fördert und mit den strategischen Planungsdisziplinen im Einklang steht.
Um Behörden dabei zu unterstützen, die Bereitschaft ihrer Abteilungen und Gemeinden zu verbessern, hat BOLDplanning, ein Geschäftsbereich von Agility, das Preparedness CycleFrameworkTM entwickelt, ein Fünfjahresmodell für integrierte Planung, Übungen und Technologieimplementierung.
Das Modell vereint wichtige Komponenten des strategischen Bereitschaftsplanungsprozesses und enthält gleichzeitig einen Zeitplan für fortlaufende Schulungen und regelmäßige Übungen.
Phase eins: Der Gefahrenminderungsplan (HMP)
Es ist zwar möglich, in jeder Phase in das Rahmenwerk für den Vorsorgezyklus einzusteigen, doch der logischste Ausgangspunkt ist der Gefahrenminderungsplan (HMP).
Die Gefahrenminderung ist eine gezielte Maßnahme zur Verringerung der Auswirkungen verschiedener Arten von Katastrophen. Der Prozess umfasst in der Regel die Ermittlung der vorherrschenden Risiken für die Gemeinschaft, die Einschätzung ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und potenziellen Schwere sowie die Festlegung langfristiger Strategien, die zur Verringerung ihrer negativen Auswirkungen umgesetzt werden können.
Der HMP ist so wichtig, dass die FEMA bestimmte nicht notfallbezogene Katastrophenhilfe/Finanzmittel nur dann bereitstellt, wenn ein Plan gemäß den FEMA-Richtlinien entwickelt wurde. Die Pläne müssen außerdem alle fünf Jahre aktualisiert werden.
Phase Zwei: Der Notfallplan (EOP)
Notfallpläne (Emergency Operations Plans, EOPs) konzentrieren sich darauf, die richtigen Maßnahmen für den Fall eines kritischen Ereignisses festzulegen. Lokale EOPs konzentrieren sich in der Regel auf Maßnahmen zum Schutz der Bevölkerung innerhalb der unmittelbaren Gemeinde, während sich staatliche EOPs auf Maßnahmen konzentrieren, die sicherstellen, dass alle Regierungsebenen in der Lage sind, sich einheitlich zu mobilisieren, um die Einwohner des Staates zu schützen. Angesichts kontinuierlicher organisatorischer Veränderungen, Mitarbeiterfluktuation usw. sollte der EOP jährlich überarbeitet werden.
Stufe 3: Der Plan zur Aufrechterhaltung des Betriebs (COOP)
Die Planung der Betriebskontinuität (Continuity of Operations, COOP) ist eine Vorsorgemaßnahme, um sicherzustellen, dass die missionskritischen Funktionen (Mission Essential Functions, MEFs) und primären missionskritischen Funktionen (Primary Mission Essential Functions, PMEFs) einer Organisation auch in einer Krisensituation weiterhin erfüllt werden können. Eine COOP beantwortet die folgenden grundlegenden Fragen für eine Organisation, die mit einer Störung konfrontiert ist:
- Wohin könnten/würden wir gehen?
- Wie würden wir kommunizieren und was würden wir sagen?
- Was machen wir und welche Aufgaben sind am wichtigsten?
- Welche Ausrüstung wird benötigt, um unsere Arbeit fortzusetzen?
Die wichtigsten Komponenten eines COOP-Plans lassen sich einfach in Personen, Orte und Dinge unterteilen.
Stufe 4: Trainingsprogramm
Übung macht den Meister. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, ein regelmäßiges Übungsprogramm zu entwickeln, das dazu beiträgt, dass alle Beteiligten wissen, was in einer bestimmten Situation zu tun ist.
Um sicherzustellen, dass die Übungen den anerkannten Best Practices entsprechen, sollten für die Leitung wichtiger Übungssitzungen Moderatoren eingesetzt werden, die im Rahmen des Homeland Security Exercise and Evaluation Program (HSEEP) geschult wurden. Noch besser ist es, Moderatoren zu suchen, die eine Master Exercise Practitioner (MEP)-Zertifizierung erworben haben, um diese Aufgaben zu übernehmen.
Es wird empfohlen, jährlich zwei Tabletop-Übungen, mehrere Drills oder eine funktionale Übung durchzuführen. Vollständige Übungen sollten nach Möglichkeit alle drei Jahre durchgeführt werden. Darüber hinaus sollten nach jeder Übung Nachbesprechungsberichte (AARs) erstellt und überprüft werden, um festzustellen, wo die Erwartungen erfüllt wurden und wo nicht.
Die halbjährlichen Übungen können sich abwechselnd auf operative Tests aus dem EOP und Kontinuitätsherausforderungen aus dem COOP-Plan konzentrieren.
Fünfte Stufe: Trainingsprogramm
Zusätzlich zu den Übungen ist es wichtig, regelmäßige und häufige Schulungen für alle am Plan beteiligten Akteure durchzuführen. Es wird empfohlen, die Schulungen monatlich abzuhalten, insbesondere angesichts der einfachen Zugänglichkeit und breiten Verfügbarkeit von Online-Schulungen.
Das Emergency Management Institute (EMI) der FEMA bietet eine Vielzahl von kostenlosen Online-Kursen an. Darüber hinaus sollten Schulungen mit Schwerpunkt auf Technologie und Softwarelösungen in den Zeitplan aufgenommen werden.
Mehr erfahren
Erfahren Sie mehr über den Vorbereitungszyklus, indem Sie sich noch heute an BOLDplanning wenden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
