Tipps zur Überprüfung des Pandemieplans Ihres Anbieters

Warum Sie das interessieren sollte

Keine Person oder Organisation ist gegen die negativen Auswirkungen einer Pandemie gefeit. Die Weltwirtschaft muss sich auf die Auswirkungen einer Pandemie vorbereiten und anpassen, die weit verbreitet sein wird und nicht nur eine begrenzte geografische Region oder ein Gebiet, sondern möglicherweise jeden Kontinent bedroht. Außerdem muss man sich auf mehrere Ausbruchswellen einstellen, die zwei bis drei Monate dauern und sich über ein Jahr oder länger hinziehen können.

Pandemien stellen die Bereitschaft und Reaktion aller Abteilungen auf die Probe, vom Risikomanagement über die Personalabteilung und die Führungsebene bis hin zu Sicherheit, Wartung und Hausmeisterei. Eine laxe Pandemieplanung und -vorbereitung kann eine Kaskade von Fehlern auslösen, z. B. unzureichende Ressourcen, Verfahren und unzureichende Schulungen für wichtige Mitarbeiter.

Die Pandemieplanung ist ein operatives Risiko, beinhaltet aber auch strategische Risiken und Reputationsrisiken. Die Sicherstellung, dass Anbieter über einen angemessenen Pandemieplan verfügen, minimiert Störungen der betrieblichen Abläufe und Prozesse sowie Datenverluste und erhält das Vertrauen der Kunden.

Höchstwahrscheinlich hat Ihr Unternehmen bereits einen Pandemieplan aufgestellt. Aber was ist mit Ihren Zulieferern? Ein umfassendes Pandemie-Risikomanagement umfasst eine kritische Interdependenz, d. h. ein Ausfall bei einem Ihrer Zulieferer bedeutet auch einen Ausfall in Ihrem Unternehmen.  

5 Hauptfaktoren, die bei der Überprüfung des Pandemieplans Ihres Anbieters zu berücksichtigen sind:

1. Vorbeugendes Programm

Verringert die Wahrscheinlichkeit, dass der Betrieb eines Anbieters durch ein Pandemieereignis schwer beeinträchtigt wird. Ein Präventivprogramm sollte Folgendes umfassen: Überwachung potenzieller Ausbrüche, Schulung der Mitarbeiter, Kommunikation und Koordinierung mit wichtigen Dienstleistern und Lieferanten sowie Bereitstellung geeigneter Hygieneschulungen und Hilfsmittel für die Mitarbeiter.

2. Dokumentierte Strategie

Skaliert die Pandemiebemühungen des Anbieters so, dass sie mit den Auswirkungen eines bestimmten Stadiums eines Pandemieausbruchs vereinbar sind. Eine dokumentierte Strategie bedeutet die Festlegung von Parametern für Maßnahmen auf der Grundlage verschiedener Annahmen, d. h. erster Fall im Ausland, erster Fall in den Vereinigten Staaten, erster Fall im Unternehmen selbst. Stellen Sie sicher, dass die Strategie zusätzliche Pläne dafür enthält, wie sich der Anbieter von einer Pandemiewelle erholen wird und wie er sich auf die folgende(n) Welle(n) vorbereitet.

3. Umfassender Rahmen von Einrichtungen, Systemen oder Verfahren

Der Anbieter muss in der Lage sein, seinen kritischen Betrieb fortzusetzen, wenn ein großer Teil des Personals für längere Zeit nicht verfügbar ist. Zu den Verfahren gehören soziale Distanzierungsmaßnahmen wie Fernarbeit und die Umleitung von Kunden auf Online-Dienste sowie Maßnahmen der Gesundheits- und Regierungsbehörden.

4. Test-Programme

Überprüfen Sie, ob die Pandemieplanungspraktiken und -fähigkeiten des Anbieters effektiv sind und die Aufrechterhaltung kritischer Abläufe ermöglichen.

5. Aufsichtsprogramme

Bestätigen Sie, dass der Anbieter eine kontinuierliche Überwachung mit laufender Überprüfung und Aktualisierung des Pandemieplans durchführt, damit die Richtlinien, Standards und Verfahren die aktuellsten, relevanten Informationen enthalten.

Die Validierung und Überprüfung des Pandemievorbereitungs- und -reaktionsplans eines Anbieters erfordert eine konfigurierbare und skalierbare Lösung für das Anbieterrisikomanagement (VRM). Reagieren Sie schnell auf eine unerwartete Pandemie mit automatisierten Tools und Funktionen, die bestehende Systeme stärken, anstatt neue zu entwickeln. Ideale VRM-Funktionen umfassen:

Bewertung der Bereitschaft für eine Pandemie

Die Grundlage für einen Pandemieplan ist eine Risikobewertung der potenziellen Auswirkungen einer Pandemie auf die Fähigkeit, den Betrieb aufrechtzuerhalten oder zu erweitern. Eine Bewertung der Pandemiebereitschaft sollte Fragebögen enthalten, die über wichtige Komponenten außerhalb des Verkäufers berichten, wie z. B. die Widerstandsfähigkeit der Lieferketten für wichtige Waren und Dienstleistungen.

Geografische Risikokonzentration des Anbieters

In normalen BCP/DR-Fällen wirken sich böswillige Handlungen, technische Störungen und natürliche/menschlich verursachte Katastrophen in der Regel nur auf ein bestimmtes geografisches Gebiet, eine Einrichtung oder ein System aus. Im Falle einer Pandemie könnte es eine oder mehrere Wellen von Auswirkungen geben, die die Regionen in Bezug auf Zeitpunkt, Schwere und Dauer unterschiedlich treffen können. 

Robuste VRM-Lösungen verfügen über Karten zur geografischen Risikokonzentration, die die Standortdaten Ihrer Lieferanten verfolgen und einen Einblick in die übermäßige Abhängigkeit eines Unternehmens von einem einzelnen Dritt- oder Viertanbieter und/oder einer geografischen Region geben. So können Sie z. B. feststellen, wie viele der Callcenter Ihrer Anbieter am stärksten von hohen Abwesenheitsraten aufgrund von Krankheit oder Naturkatastrophen betroffen sind.

Bei der Vorbereitung auf eine Pandemie darf kein Teil Ihres Unternehmens vernachlässigt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen und seine Dritt- und Drittlieferanten über einen umfassenden Pandemieplan verfügen. Selbst wenn Sie gut geplant haben, werden Sie während und nach einer Pandemie immer denken, dass Sie nicht genug geplant haben. Sie benötigen eine leistungsstarke Lösung für das Risikomanagement von Lieferanten, die Ihnen die Arbeit abnimmt und eine qualitativ hochwertige Pandemievorbereitung gewährleistet.