Ein Plan zur Aufrechterhaltung des Betriebs (Continuity of Operations, COOP) ist ein wichtiger Bestandteil der Notfallvorsorge. Er beschreibt, was das Unternehmen tun sollte, um seine wesentlichen Funktionen während und nach einer Störung aufrechtzuerhalten. Leider haben einige Unternehmen überhaupt keinen Plan. Andere haben zwar einen Plan, aber wichtige Elemente sind unvollständig, veraltet oder fehlen ganz.
Um Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, die Qualität seines COOP-Ansatzes zu bestimmen, sollten Sie die folgenden zehn Fragen berücksichtigen:
1. Hat meine Organisation ihre potenziellen Gefahren und Risiken vollständig definiert?
Eine umfassende Analyse der Gefahren und Risiken der Organisation ist ein grundlegender Bestandteil jedes COOP. Diese Bedrohungen sollten als Leitfaden für die Planung, Vorbereitung und Durchführung von Übungen dienen.
2. Sind die wesentlichen Funktionen meiner Organisation entsprechend der Schwere einer Störung klar definiert?
Ein COOP wird entwickelt, um sicherzustellen, dass die wesentlichen Funktionen einer Organisation sowohl während als auch nach einer Störung aufrechterhalten bleiben. Daher ist es unerlässlich, dass alle diese kritischen Funktionen klar umrissen und geeignete Maßnahmen detailliert beschrieben werden.
3. Sind meine Kontakte korrekt und aktuell?
Menschen treffen Entscheidungen und setzen Pläne um. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass COOP-Pläne genaue und aktuelle Kontaktinformationen enthalten. Dazu gehören vollständige Namen, korrekte Titel, Abteilung, mehrere Kontaktmöglichkeiten usw.
4. Spiegelt meine Teamzusammensetzung die von der Organisation gewünschte Aufgabenteilung korrekt wider?
Die Bewältigung einer Störung durch die Verlagerung in alternative Einrichtungen oder ähnliche Maßnahmen erfordert erhebliche Anstrengungen, die am besten durch Zusammenarbeitsteams bewältigt werden können. COOP-Pläne sollten sicherstellen, dass die Zuständigkeiten der Teams die organisatorischen Anforderungen genau widerspiegeln und dass die teilnehmenden Teammitglieder angemessen zugewiesen wurden.
5. Sind meine Erbfolgeverfügungen korrekt und vollständig und umfassen sie bis zu drei Erbfolgestufen?
Um angesichts einer Störung die kontinuierliche Führung sicherzustellen, müssen Unternehmen Nachfolgeordnungen für Schlüsselpositionen oder -rollen festlegen. Ein häufiger Fehler besteht darin, nur einen Nachfolger zu benennen. Nachfolgeordnungen sollten mindestens drei Ebenen umfassen.
6. Umfassen meine Befugnisübertragungen die erforderlichen funktionalen Aktivitäten und wurden die bevollmächtigten Vertreter ordnungsgemäß benannt?
Es ist unerlässlich, dass wichtige Betriebsfunktionen auch bei einer Störung der Organisation aufrechterhalten bleiben. Genehmigungen für Reisen, Gehaltsabrechnungen, Einkäufe usw. müssen auch dann weiterlaufen, wenn die primäre Autorität nicht verfügbar ist. Daher müssen geeignete Bevollmächtigte benannt werden, die befugt sind, Entscheidungen zu treffen und Transaktionen zu genehmigen. Wie bei der Nachfolgeordnung sollten auch die Befugnisübertragungen auf mindestens drei Ebenen festgelegt werden.
7. Sind meine Ausweichstandorte fest eingerichtet und sind die Kontaktdaten meines Facility Managers vollständig und korrekt?
Der Hauptzweck eines COOP besteht darin, einen Plan für die Aufteilung der wesentlichen Funktionen einer Organisation und deren Wiederherstellung an einem anderen Ort im Falle einer Störung bereitzustellen. Auch wenn nicht jede Störung eine Ausweichstätte erforderlich macht, sollten Pläne Situationen berücksichtigen, in denen dies eine notwendige Option ist. Dementsprechend müssen alle Details zu alternativen Einrichtungen vor dem Auftreten einer Störung geklärt werden. Dazu gehören alle notwendigen Verträge, Verfahren usw. für den Umzug. Es ist auch wichtig, dass die Kontaktinformationen der primären und alternativen Einrichtungen korrekt und aktuell sind.
8. Haben wir unsere wesentlichen Unterlagen und Ressourcen identifiziert und überprüft, ob diese aktuell sind?
Nahezu alle wesentlichen Funktionen innerhalb einer Organisation verfügen über zugrunde liegende Aufzeichnungen oder Daten, die diese Funktion unterstützen. Ob es sich nun um Notfallpläne, Mitarbeiterkontaktdaten, rechtliche Dokumente, Planungssoftwareanwendungen usw. handelt – diese müssen verwaltet, gepflegt und geschützt werden, um sicherzustellen, dass die wesentliche Funktion auch während einer Störung weiterlaufen kann. Vor diesem Hintergrund müssen Organisationen klar festlegen, welche Aufzeichnungen wesentlich sind, wo Backups vorhanden sind, wer Zugriff darauf hat und welche Verfahren es gibt, um sicherzustellen, dass diese Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand gehalten werden.
9. Verfügen wir über klar definierte Verfahren zur Aktivierung des Notfallplans (COOP)?
Die Verfahren zur Aktivierung des COOP sollten detailliert beschrieben werden. Dazu gehören Informationen darüber, wer die Entscheidung zur Aktivierung trifft, wie/wann die Menschen benachrichtigt werden, was die Menschen konkret tun müssen usw.
10. Verfügen wir über wirksame Verfahren, um das Personal über die Aktivierung eines COOP zu informieren?
Eine COOP ist sinnlos, wenn das Personal nichts von ihrer Aktivierung weiß. Organisationen sollten über Alarm- und Benachrichtigungsverfahren verfügen, um die Mitarbeiter über die Aktivierung und alle damit verbundenen Anweisungen zu informieren.
Um mehr über die Entwicklung und Pflege eines effektiven COOP zu erfahren, wenden Sie sich noch heute an das Team von BOLDplanning.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
