In einem anderen Beitrag mit dem Titel„Wie viel kostet HotDocs?“ habe ich eine kurze Zusammenfassung unserer Produkte und ihrer jeweiligen Funktionen gegeben. Wie ich bereits über unser neues SaaS-Produkt geschrieben habe, HotDocs Document Services, wurde mir klar, dass eine seiner coolsten Funktionen, „Client Interviews“, so bahnbrechend ist, dass sie einen eigenen Beitrag verdient. Die Funktion „Client Interviews“ ist eine webbasierte Möglichkeit, HotDocs-Interviews per E-Mail oder durch Veröffentlichen von Links auf Ihrer Website an andere HotDocs-Benutzer oder Personen außerhalb Ihrer Organisation zu senden.
Was ist ein HotDocs-Interview?
Ein HotDocs-Interview ist ein Frage-Antwort-Tool, mit dem Sie die Informationen sammeln können, die Sie in Ihre Vorlage einfügen möchten. Wenn Sie beispielsweise ein Kreditantragsformular zusammenstellen, können Sie ein HotDocs-Interview verwenden, um den Namen, die Bonität, den Kreditbetrag usw. für jeden einzelnen Antragsteller einzugeben. Mit diesen Interviews können Sie so viele Informationen sammeln, wie Sie für die Erstellung eines Dokuments benötigen, und sicherstellen, dass das Dokument korrekt ausgefüllt ist, was Ihnen viel Zeit spart. Darüber hinaus können Sie zuvor verwendete Antworten speichern und bei der Erstellung eines Dokuments für einen ähnlichen Fall wiederverwenden (wenn beispielsweise der Kreditantrag aus unserem vorherigen Beispiel genehmigt wurde, könnten Sie die bereits gesammelten Informationen für den Kreditvertrag in einem Entwurf für eine Hypothek verwenden). Kurz gesagt: HotDocs-Interviews sind der Schlüssel zur schnellen und genauen Dokumentenerstellung.
Was sind Kundeninterviews?
Kundenbefragungen sind eine neue Funktion, mit der Benutzer von Document Services HotDocs-Befragungen über das Internet durchführen können. Bisher mussten Befragungen in Ihrer HotDocs-Desktopanwendung ausgefüllt werden. Mit Kundenbefragungen können Sie nun jedoch eine Befragung an einen Kollegen senden, der über bestimmte Daten verfügt, die nur er bereitstellen kann, oder Sie können einen Link zur Befragung direkt an einen Kunden senden!
Warum sollten Sie Kundeninterviews nutzen?
Bevor es Document Services gab, sah der Prozess zur Erstellung eines automatisierten Dokuments in etwa so aus: Sie treffen sich mit dem Kunden und erfassen die relevanten Daten (z. B. Name, Geburtsdatum, Anzahl der Kinder usw.), indem Sie diese auf Papier oder am Computer notieren. Anschließend geben Sie oder eine andere Person in Ihrem Unternehmen die gesammelten Informationen in ein HotDocs-Interview ein und erstellen das Dokument.
Andererseits können Sie mit der Funktion „Kundeninterviews” von Document Services noch mehr Zeit sparen, indem Sie den zweiten Schritt, bei dem jemand die Daten aus Ihrem Notizbuch oder Computer in HotDocs übertragen muss, weglassen. Jetzt können Sie Ihrem Kunden tatsächlich einen Link zum Interview per E-Mail schicken. Der Kunde, der natürlich bestens über seine persönlichen Daten Bescheid weiß, gibt einige oder alle benötigten Daten direkt in ein HotDocs-Interview ein und sendet es an Sie zurück, sodass die Erstellung des endgültigen Dokuments zum Kinderspiel wird. Sie können Links zu den Interviews auch direkt auf Ihrer Website einfügen, anstatt sie per E-Mail zu versenden. Diese neue Funktion ermöglicht es bereits vielen Unternehmen, ihren HotDocs-Dokumentenerstellungsprozess noch weiter zu beschleunigen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie sich dank Kundenbefragungen weniger Gedanken über den Dokumentenerstellungsprozess machen und sich mehr auf Ihr Geschäft konzentrieren können. Der mühsame und manchmal fehleranfällige Schritt der Eingabe von Kundeninformationen in eine Befragung entfällt.
Ich hoffe, dies hilft Ihnen, HotDocs-Interviews und Kundeninterviews etwas besser zu verstehen. Bitte hinterlassen Sie unten Ihre Kommentare:
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
