Was ist Policy Management? Und warum erfordert es neue Lösungen?
Wie die vielen Zahnräder, die eine Maschine am Laufen halten, besteht auch ein effektives Richtlinienverwaltungsprogramm aus vielen beweglichen Teilen. Der Versuch, diese Teile ohne eine Softwarelösung selbst in den Griff zu bekommen, ist nicht mehr wirklich eine Option.
Eine intuitive, benutzerfreundliche Lösung für das Richtlinienmanagement sollte den Prozess für Sie automatisieren und die konsistente Anwendung von Best Practices ermöglichen, damit Sie mit der Komplexität der Verwaltung von Richtlinien und Verfahren in einer Zeit, in der diese ständig angepasst werden müssen, Schritt halten können.
Was ist Politikmanagement und warum ist es wichtig?
Richtlinienmanagement bezieht sich auf die Erstellung, Kommunikation und Verwaltung aller Richtlinien und Verfahren, die von einer Organisation umgesetzt werden. Richtlinien sind natürlich die Grundlage der Governance-, Risiko- und Compliance-Strategie (oder GRC-Strategie); ein gutes Beispiel für eine Richtlinie, die jedes Unternehmen verwendet, ist ein Verhaltenskodex. Jedes Unternehmen besteht aus verschiedenen Abteilungen, und das Richtlinienmanagement sorgt dafür, dass diese Abteilungen keine Richtlinien erstellen, die andere untergraben könnten.
Das Richtlinienmanagement ist auch für die Risikominderung von entscheidender Bedeutung. Selbst gut gesinnte Mitarbeiter können Risiken verursachen, wenn sie die richtigen Richtlinien und Verfahren nicht kennen und nicht wissen, wie sie diese einhalten können. Sie bildet auch die Grundlage für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und sollte mit anderen Faktoren wie den ethischen Werten und Geschäftszielen eines Unternehmens in Einklang stehen.
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Es handelt sich um eine benutzerfreundliche Lösung für das Richtlinienmanagement, mit der Sie die Einhaltung von Vorschriften verbessern können.
Im Wesentlichen ermöglicht das Richtlinienmanagement der Unternehmensleitung, das gesamte Unternehmen in eine bestimmte Richtung zu lenken und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf derselben Seite stehen. Durch die manuelle Verwaltung von Richtlinien ist Ihr Unternehmen Risiken und vermehrten Rechtsstreitigkeiten seitens der Mitarbeiter ausgesetzt. In Zeiten von Umwälzungen, wie wir sie in letzter Zeit erlebt haben, wird das Richtlinienmanagement sogar noch wichtiger, da sich Unternehmen auf neue Anforderungen einstellen müssen, wie z. B. die Einführung von Strategien für die Arbeit von zu Hause aus und die Erteilung von Zugangsberechtigungen zum Büro.
All diese Veränderungen erfordern ein Richtlinienmanagement sowie effiziente und rationalisierte Prozesse für die Entwicklung, Überprüfung und einheitliche und durchsetzbare Umsetzung dieser Richtlinien im gesamten Unternehmen.
Entwicklung eines effektiven Policy-Management-Programms
Die Verwendung veralteter Lösungen wie Papier oder sogar E-Mail ist einfach nicht mehr zeitgemäß - sie setzen Ihr Unternehmen zahlreichen Risiken aus. Um ein effektives Richtlinienverwaltungsprogramm zu erstellen, müssen Sie ein zentrales Repository einrichten, in dem Sie Richtlinien entwickeln, erstellen und pflegen können.
Dieses Repository sollte als Drehscheibe dienen, um alle Ihre Richtlinien leicht zugänglich zu machen und einen Prüfpfad zu hinterlassen. Mit diesem zentralen Knotenpunkt für Richtlinien wird die Überwachung Ihres Richtlinienverwaltungsprogramms einfach und intuitiv.
Es ist wichtig, automatisierte Arbeitsabläufe für neue Richtlinien einzurichten, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen sie überprüfen und genehmigen, bevor sie für Ihre Mitarbeiter freigeschaltet werden. Möglicherweise möchten Sie auch automatisch eine Versionskontrolle einrichten, so dass die Genehmigenden nur die aktuellste Version einer Richtlinie sehen können, was den Überprüfungsprozess vereinfacht. Ein effektives System zur Verwaltung von Richtlinien zeigt Prüfpfade und eine Historie der Interaktionen mit Richtlinien für den Fall, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden.
Was sind also die Vorteile, die Sie von einem aktualisierten Policy-Management-System erwarten sollten?
Einfach veröffentlichen
Veröffentlichen Sie Ihre Richtlinien schnell und leiten Sie sie auf benutzerfreundliche Weise an die richtigen Personen weiter, so dass der Aufwand für die Schulung der Endbenutzer entfällt. Mit den besten Softwarelösungen ist es einfach, die optimale Art der Kommunikation zu bestimmen und automatisierte Workflows auszulösen, die wiederum die Richtlinien nur an die Personen senden, die sie verstehen und bestätigen müssen. Indem Sie Richtlinien nur an die Mitarbeiter weitergeben, die sie benötigen, können Sie sowohl Ihre eigene Zeit als auch die Ihrer Mitarbeiter sparen.
Bestätigungen und Bescheinigungen in Echtzeit erhalten
Mit dem richtigen Tool kann die Geschäftsleitung in Echtzeit nachvollziehen, wer welche Policen akzeptiert hat, welche Version einer bestimmten Police, und wann sie den Erhalt bestätigt und eine Bescheinigung abgegeben haben.
Warum ist das wichtig? Bestätigungen und Bescheinigungen helfen, Ihr Compliance-Programm von oben nach unten und von unten nach oben durchzusetzen. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, die Grundwerte Ihres Unternehmens zu verstehen und sich zu ihnen zu bekennen, wodurch sichergestellt wird, dass alle Mitarbeiter mit den Prioritäten und Werten Ihres Unternehmens übereinstimmen.
Wissen der Mitarbeiter bewerten
Richtlinien werden nicht richtig funktionieren, wenn die Personen, die sie erstellen, keinen Einblick in die Wirksamkeit ihrer Kommunikation haben. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Führung Ihres Unternehmens weiß, ob die Mitarbeiter ihre Richtlinien und Verfahren verstehen oder nicht.
Die einzige Möglichkeit, diese Erkenntnisse zu gewinnen, besteht darin, den Wissensstand der Mitarbeiter durch Tests zu ermitteln. Diese Beurteilungen geben den Führungskräften die nötigen Einblicke, um Wissenslücken zu schließen, deren Ursachen zu verstehen und dementsprechend Abhilfe zu schaffen, Verfahren zu überprüfen und zu ändern - alles innerhalb desselben Systems. Es ist auch ein kluger Schachzug, routinemäßige Umfragen zu automatisieren, um zu verstehen, ob die Mitarbeiter die Richtlinien so umsetzen, wie sie gemeint sind.
Bericht und Prüfung
Letztlich wollen die Aufsichtsbehörden den Nachweis sehen, dass Ihr Compliance-Programm effektiv ist. Mit Ihrer Lösung zur Richtlinienverwaltung sollten Sie schnell und einfach feststellen können, ob Ihr Unternehmen geschützt ist, ob Ihre Mitarbeiter die Vorschriften verstehen und einhalten und ob Sie Ihre Richtlinien rechtzeitig veröffentlicht haben.
Mit anderen Worten: Sie sollten in der Lage sein, die Wirksamkeit Ihres Programms nachzuweisen, indem Sie einen vollständigen Bericht vorlegen, einschließlich eines Berichts über Ihre Umfragen und Testergebnisse.
Beweglichkeit
Die Unternehmen mussten sich umstellen, in vielen Fällen gegen ihren Willen, um die Herausforderungen von COVID-19 und die damit verbundenen Störungen zu bewältigen. Die Mitarbeiter mussten von zu Hause aus arbeiten, was eine neue Politik in Bezug auf digitale Geräte und Ausrüstungen erforderte; die Besuchsregelungen im Büro mussten geändert werden; die Gesundheits- und Sozialpolitik wurde überarbeitet... und das alles in fast halsbrecherischem Tempo.
Mit diesen Veränderungen Schritt zu halten, bereitete vielen Unternehmen enorme Kopfschmerzen, und die herkömmlichen Methoden zur Erstellung, Verteilung und Durchsetzung von Richtlinien waren dieser Aufgabe nicht gewachsen. Ein effektives Richtlinienverwaltungsprogramm, das von moderner Technologie unterstützt wird, gibt der Personalabteilung und den Compliance-Teams die nötige Flexibilität, um Störungen zu bewältigen und Richtlinien im Handumdrehen umzustellen.
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Automatisierung ist der Schlüssel zu einer optimierten Richtlinienverwaltung
Manche Leute versuchen, ein Richtlinienmanagement manuell zu verwalten, doch dieser Ansatz bietet nicht die nötige Robustheit und Detailgenauigkeit, um die Einhaltung der Vorschriften gegenüber den Regulierungsbehörden nachzuweisen und ein vertretbares Compliance-Programm aufzubauen.
Ganz zu schweigen von der manuellen Vorgehensweise? In einer Zeit, in der Effizienz alles ist, ist dies ein Loch, das Zeit und Energie (und damit Geld) verschlingt und Sie viel zu sehr angreifbar macht. Ein automatisiertes, umfassendes Richtlinienverwaltungsprogramm unterstützt Governance, Risiko und Compliance, indem es eine Compliance-Kultur einführt, Grenzen und Erwartungen klar an alle Beteiligten kommuniziert, Ihr Unternehmen vor Rechtsstreitigkeiten schützt und die Erreichung Ihrer Unternehmensziele unterstützt.
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