Für viele CIOs und CTOs, die das schon einmal erlebt haben, ist das ein Albtraumszenario: Sie führen eine grundlegende Technologie oder ein Software-Tool ein, aber die Einführung erfordert das Abreißen und Ersetzen der bestehenden Architekturen und Software. Kein Wunder, dass sie sich vor der Umstellung scheuen... oder wenn sie es doch tun, fühlen sie sich gezwungen, Altsysteme zu verwerfen und von Grund auf neu zu bauen.
Die Einführung einer neuen WFA-Plattform für Ihr Unternehmen sollte jedoch nicht bedeuten, dass Sie Altsysteme über Bord werfen müssen, wenn es um die Automatisierung von Arbeitsabläufen geht. Es gibt einen Platz für diese etablierten und immer noch brauchbaren Systeme, wie Wolfram Jost, CTO des deutschen Plattformanbieters Software AG, in einem Interview 2017 betonte:
"Sicherlich erfordern die Digitalisierung und beispielsweise das Internet der Dinge neue digitale Geschäftsprozesse, aber die über Jahrzehnte entwickelten Softwarelösungen über Bord zu werfen, zu 'reißen und zu ersetzen', würde das Kind mit dem Bade ausschütten, und zwar in absurdem Maße.
"Man schätzt, dass weltweit 350 Milliarden Zeilen COBOL-Code im Einsatz sind und täglich bis zu 30 Milliarden Transaktionen mit einem Umsatz von einer Billion Dollar abgewickelt werden. Betrachtet man nur die Vereinigten Staaten, so wird COBOL bei 95 Prozent der Geldautomatentransaktionen, 80 Prozent der Kassentransaktionen und über 90 Prozent der Urlaubsbuchungen verwendet. Der durchschnittliche Amerikaner hat wahrscheinlich mehr als 10 Mal pro Tag mit dieser Sprache zu tun."
Nahezu jedes große Unternehmen hat alte Technologien an Bord, die noch immer eine wichtige Rolle spielen. Aber auch die erwähnten CIOs und CTOs stehen unter dem Druck, sich schnell und dennoch kosteneffizient weiterzuentwickeln. Sie müssen effizientere Plattformen einführen, um die Agilität zu steigern und die Kosten zu senken, können es sich aber nicht leisten, die alten Systeme zu verwerfen.
Integration, aber keine Migräne
Diese Altsysteme sind so sehr in die Unternehmensinfrastruktur eingebettet, dass ihre Ersetzung nicht nur ein IT-Problem, sondern ein Problem für das gesamte Unternehmen darstellt. Geschäftsprozesse und Rentabilität können ernsthaft gestört werden.
Oft ist eine solche Umstellung finanziell ohnehin nicht machbar. Die Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften oder die Geschäftsmodelle können sich ändern, aber selten gibt es einen ausreichenden Grund für eine umfassende Umstellung, die sich auf den gesamten Betrieb auswirkt und den Gewinn schmälert.
Um also die betriebliche Flexibilität, Reaktionsfähigkeit und Effizienz zu verbessern, müssen die Technologieverantwortlichen dieser Unternehmen Softwarelösungen finden, die eine nahtlose Integration mit bestehenden Plattformen ermöglichen. Außerdem sollte eine ideale WFA-Lösung auch mit anderen Softwareanwendungen von Drittanbietern, auf die sich das Unternehmen möglicherweise verlässt, problemlos zusammenarbeiten.
Der Bedarf an einer leicht anwendbaren, flexiblen und skalierbaren Plattform zur Workflow-Automatisierung, die diese Anforderungen erfüllt, ist der Grund, warum Unternehmen dazu neigen, SaaS-basierte Lösungen zu nutzen, die sich problemlos in bestehende Plattformen integrieren lassen. Wie sollte dies in der Praxis aussehen?
Vereinheitlichung des Unternehmens, ein Workflow nach dem anderen
Nehmen wir an, Sie haben sich für eine WFA-Plattform entschieden, die diese Art von Integration verspricht, und sie muss mit einem bereits implementierten ERP-System funktionieren:
- Wenn ein im WFA-System erstelltes Formular, z. B. ein Kundenauftragsformular, durch einen automatisierten Auftragseingangs-Workflow geleitet wird, werden die Daten des Formulars über einen Konnektor auch an das ERP-System gesendet.
- Das ERP erzeugt eine Bestellung und stößt einen Erfüllungsworkflow in der WFA-Plattform an, wiederum über einen Konnektor.
- Ein Fulfillment-Spezialist erhält eine Benachrichtigung, dass ein Auftrag bearbeitet wird.
- Gleichzeitig speichert die WFA-Plattform alle Formulare und zugehörigen Dokumente zentral, so dass die Debitoren- oder Kundendienstteams über das ERP auf sie zugreifen können.
Die manuelle Eingabe entfällt, was die Abwicklung beschleunigt. Jeder Teil des Prozesses ist automatisiert und vereint unterschiedliche Systeme und Datenbanken zu einem weitaus integrierteren und effizienteren Ganzen.
Andere Vorteile? Jetzt werden die alltägliche Effizienz und die Prozessverbesserungen, die mit der Einführung einer SaaS-Plattform zur Workflow-Automatisierung einhergehen, in die Tat umgesetzt. Besser noch: Ihr Unternehmen hat einen großen Schritt in Richtung digitaler Transformation gemacht und ist gleichzeitig den Schmerzen und Kosten entgangen, die mit einem Rip-and-Replace-Szenario verbunden gewesen wären.
Das ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten - CFO, CIO und Mitarbeiter gleichermaßen.
