Offene EinschreibungKaum ein Wort löst bei Personalverantwortlichen mehr Angst aus als dieses. Diese 45 Tage, in denen alle endlose Mengen an Papierkram einreichen, endlose Fragen stellen und endlos daran erinnert werden, dass nicht viel Zeit bleibt, um alles zu erledigen.
Die offene Einschreibung kann ein frustrierender Tanz sein, bei dem man Urlauber, Austretende und diejenigen (im Grunde genommen die gesamte verbleibende Belegschaft) aufspüren muss, die die unzähligen Schilder, E-Mails und Briefe nicht bemerkt haben, die sie daran erinnern: „Es ist wieder soweit!“ Ihr Direktor schlägt vor, dass die Personalabteilung T-Shirts mit der Aufschrift „Fragen Sie mich nach der offenen Einschreibung“ trägt, aber Sie haben mit einem Hungerstreik gedroht. Sie bemühen sich um Verzichtserklärungen, Unterlagen, Unterschriften und stellen sicher, dass jede Zeile korrekt ausgefüllt ist. Es ist Jagdsaison auf die Personalabteilung.
[Tweet „Die offene Einschreibung könnte genauso gut eine offene Saison für die Personalabteilung sein.“]
Es dauerte nicht lange, bis ich in meiner HR-Karriere begann, die Woche zwischen Weihnachten und Neujahr Urlaub zu nehmen. Ich erzählte allen, dass ich mich für das neue Jahr erholen würde, aber in Wirklichkeit erholte ich mich von der offenen Einschreibung.
Die Gewissenhaften werden ihre Unterlagen sofort einreichen. Ein paar Nachzügler werden noch nach und nach eintreffen, aber der große Ansturm wird am letzten Tag stattfinden – dem persönlichen Black Friday der Personalabteilung. Da alles andere in den Hintergrund getreten ist, könnte dies tatsächlich ein guter Zeitpunkt sein, um einige andere kleinere Aufgaben zu erledigen. Seien Sie ehrlich: Sie haben Ihren Kalender für den gesamten Monat freigemacht, warum also nicht ein wenig für das kommende Jahr planen? Hier ist eine Checkliste für die Personalabteilung, um diese administrativen Aufgaben zum Jahresende zu erledigen.
1. Solange du hier bist…
Wenn Mitarbeiter ihre Unterlagen einreichen, wird der Empfangsbereich gesperrt, bis Sie alle erforderlichen Zeilen, Unterschriften und Seiten auf Ihrer Liste überprüft haben. Sie kommen erst wieder heraus, wenn alles perfekt ist. Nutzen Sie die Wartezeit, um andere Unterlagen zu aktualisieren. Benötigen Sie Ihre aktuelle Lizenz/Zertifizierung/etc. – haben Sie diese dabei?
2. Zahlen durchrechnen
Nutzen Sie Ihre HR-Software, um Daten zu sammeln: Fluktuations-/Verbleibquoten, Schulungskosten und andere Berichte, die Sie erstellen können. Diese helfen Ihnen nicht nur bei der Planung für die Zukunft, sondern bieten Ihnen auch die Möglichkeit, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
3. Richtlinien und Verfahren
Nehmen Sie das Richtlinienhandbuch aus dem Regal, entstauben Sie es gründlich und sehen Sie es sich durch. Ist alles auf dem neuesten Stand? Entspricht die Sprache den neuesten bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Vorschriften? Gibt es noch eine Richtlinie zur Nutzung des Faxgeräts, das ausgemustert wurde? Markieren Sie alle Verfahren oder Richtlinien, die möglicherweise aktualisiert werden müssen, und kümmern Sie sich nach Neujahr um die Erstellung und Herausgabe von Streichungen/Überarbeitungen.
4. Flexible Ausgabenkonten
Sie haben Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich bereits darauf hingewiesen, ihre FSA-Gelder auszugeben, aber da das Ende des Planjahres näher rückt, bemühen sich viele Mitarbeiter, einen Verlust ihrer Ansprüche zu vermeiden. Im Jahr 2013 hat die US-Steuerbehörde IRS die „Use-it-or-lose-it-Regel” geändert: Arbeitgeber können nun ihr Section 125 Cafeteria-Plan-Dokument ändern, um eine Option für (ausschließlich) Gesundheitsleistungen zu ermöglichen. Mitarbeiter können bis zu 500 Dollar auf das nächste Planjahr übertragen oder eine zweieinhalbmonatige Nachfrist oder Verlängerung (entweder/oder – nicht beides) erhalten, sofern der Plan (oder ein externer Verwalter) dies zulässt. Jetzt ist es an der Zeit, zu entscheiden, wer eine Übertragung vornimmt und wer die Nachfrist in Anspruch nimmt.
[Tweet „Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, wer sein FSA-Guthaben überträgt und wer die Nachfrist nutzt.“]
5. Teile und herrsche
Haben Sie separate Akten für die Personal- und Gesundheitsdaten Ihrer Mitarbeiter? Wenn nicht, sollten Sie das tun. Sicherlich ist sich jeder in Ihrer Abteilung der dringenden Notwendigkeit der Vertraulichkeit bewusst; Sie vertrauen ihnen bedingungslos. Aber wenn Sie einen ganzen neuen Schrank benötigen, um die nicht abgehefteten Unterlagen der letzten Monate (Jahre?) unterzubringen, holen Sie sich einen Aushilfsmitarbeiter oder laden Sie die Arbeit dem neuen Kollegen auf. Wir alle haben das schon einmal gemacht – es ist ein Initiationsritus. Fordern wir damit nicht das Schicksal heraus, wenn wir einen noch unerprobten Mitarbeiter damit beauftragen?
Da Sie diese Unterlagen ohnehin alle anlegen müssen, fangen Sie gleich neu an. Legen Sie für jeden Mitarbeiter eine Akte für medizinische Daten/Urlaub/ADA an und bewahren Sie diese Unterlagen getrennt von den Personalakten auf. Niemand außer Ihrem Leistungs- oder ADA-Verwalter sollte Zugriff auf diese Akten haben, um sicherzustellen, dass niemand „zufällig” auf Informationen stößt, zu denen er nicht berechtigt ist. Warum sollten Sie sich die Mühe machen? Im Falle einer Diskriminierungsklage aufgrund tatsächlicher oder vermeintlicher medizinischer Probleme kann das Führen separater Akten mit beschränktem Zugriff eine positive Verteidigung darstellen.
6. Urlaubskrieg
Streiten sich die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen um die besten Urlaubstage? Müssen Sie das ganze Jahr über Streitigkeiten zwischen Führungskräften und Mitarbeitern schlichten? Beginnen Sie frühzeitig. Senden Sie jedem Abteilungsleiter einen Planungskalender zu. Bitten Sie sie, ihre Mitarbeiter darüber zu informieren, dass die Urlaubsplanung nach Neujahr beginnt und dass die Urlaubstage nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben werden. Lassen Sie die Mitarbeiter ihre geplanten Urlaubstage schriftlich beantragen und klären Sie Probleme, bevor es zu Streitigkeiten kommt.
7. Passen Sie Ihre Zeitpläne an
Wer braucht was, wann? Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um mit der Organisation für das kommende Jahr zu beginnen. Vor langer, langer Zeit wurden sie „Tickler-Akten“ genannt (das habe ich von den Ältesten unserer HR-Gruppe gehört), um die kommenden Monate und Jahre zu planen. Heute haben wir Kalender, die uns an alles erinnern, was zu tun ist – aber nur, wenn wir uns die Mühe machen, die Informationen einzugeben. Öffnen Sie den elektronischen Kalender Ihrer Wahl und erstellen Sie einige neue Vorlagen:
- Bewertungskalender: WennSie Leistungsbewertungen zum Jahrestag eines Mitarbeiters durchführen, erstellen Sie einen Kalender, der die Termine für jeden Mitarbeiter enthält, mit einer Erinnerung 30 Tage im Voraus, um die entsprechenden Formulare und Erinnerungen an den Vorgesetzten zu senden.
- Probezeitkalender Einerder größten Fehler, den ich in jedem Unternehmen, für das ich gearbeitet habe, beobachtet habe, ist die mangelnde effektive Nutzung der Probezeit. Die Erstellung eines Kalenders mit den Einstellungsdaten, dem Ende der Probezeit und Erinnerungen, mindestens nach der Hälfte der Probezeit mit dem Vorgesetzten die Leistung zu überprüfen, ist entscheidend, um die besten neuen Mitarbeiter zu gewinnen.
- Schulungs-/Lizenz-/Zertifizierungskalender Mein Kalenderwar mein TLC-Kalender. Welche Mitarbeiter benötigen aktualisierte Schulungen: EEO, Belästigung (insbesondere, wenn Ihr Bundesstaat dies vorschreibt), OSHA-Zertifizierung usw., und wann? Wessen Lizenzen müssen erneuert werden, wessen Zertifizierungen laufen bald ab? Es dauert eine Weile, die Daten einzugeben, aber sobald sie organisiert sind, ist ein TLC von unschätzbarem Wert, um sicherzustellen, dass Sie alle Vorschriften einhalten.
- Vertragskalender Schalten Sie sich ein, wenn es Zeit ist, mit Lieferanten, Vertragsarbeitern und externen Verwaltungsstellen neu zu verhandeln. Geben Sie sich selbst die gleiche 30-tägige Vorankündigung, damit Sie genügend Zeit haben, alle Dokumente vor dem Treffen zu prüfen.
8. Prüfung der Personalakten
Ein weiteres großartiges Projekt für den Dezember ist es, sich mit den Mitarbeiterakten zu befassen und diese zu überprüfen. Sind alle in der Akte enthaltenen Informationen HR-konform und relevant? Wenn nicht, sollten Sie möglicherweise eine separate Akte anlegen. Angaben wie Geburtsdatum, nationale Herkunft, Religion, Vorstrafen und sogar Sozialversicherungsnummern sollten getrennt von der regulären Akte aufbewahrt werden, wenn andere Personen als die Personalabteilung Zugriff darauf haben. Einige Unternehmen erlauben es Managern, die Akte eines Mitarbeiters im Vorfeld von Leistungsbeurteilungen einzusehen – keine gute Idee. Wenn sie sich für frühere Beurteilungen interessieren, ist das in Ordnung, aber die gesamte Akte darf nur bei Bedarf eingesehen werden. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass die Inhalte der Akte auch wirklich dort hingehören.
Haben Sie Richtlinien für die Aufbewahrung von Unterlagen? Einige Tarifverträge verlangen, dass negative Kommentare nach einer bestimmten Zeit entfernt werden: Abmahnungen, Verwarnungen, Suspendierungen und sogar negative Bewertungen sollten gemäß Ihren Aufbewahrungsrichtlinien gelöscht werden. Alle anderen Unterlagen sollten gemäß den staatlichen und bundesstaatlichen Richtlinien zur Aufbewahrung von Unterlagen gelöscht werden.
Sind noch längst ausgeschiedene Mitarbeiter unter den aktiven Mitarbeitern aufgeführt? Es ist an der Zeit, sie zu entfernen.
[Tweet „Ein großartiges HR-Projekt für den Dezember ist es, sich mit den Mitarbeiterakten auseinanderzusetzen und diese zu überprüfen.“]
9. Bereinigen Sie Ihren Desktop
Nein, ich spreche nicht von den Krümeln, die überall herumliegen, obwohl Sie diese vielleicht auch entfernen sollten. Es ist Zeit für eine gründliche Überprüfung des Desktops Ihres PCs. Suchen Sie nach Daten, von denen Sie dachten, dass sie wichtig wären, die sich aber nie als nützlich erwiesen haben: unvollendete oder ungenutzte Projekte, Briefe und Dokumente. Meine Faustregel war, meinen Papierkorb jedes Jahr im Dezember zu leeren und ihn mit neuen Dingen zu füllen, die ich nicht vollständig löschen wollte. Für den Fall, dass mein Vorgesetzter wollte, dass ich den Bericht, den ich zu 92 Prozent fertiggestellt hatte, noch einmal von vorne beginnen sollte, hatte ich immer noch den größten Teil davon im Papierkorb verfügbar, ohne dass er meinen Desktop verstopfte, die Bilder meiner Kinder verdeckte und meinen Computer sooo laaaangsam laufen ließ.
10. FMLA-Mitteilungen
Wird der Familienurlaub nach dem Kalenderjahr berechnet? Überprüfen und verlängern Sie gegebenenfalls bestehende Urlaube und starten Sie die Uhr neu, um die genutzten Tage/Stunden neu zu zählen.
Nehmen Sie sich die Zeit, um eine oder mehrere der Aufgaben auf dieser Liste zu erledigen, während Sie sich um die offene Saison kümmern. Sie haben eine weitere offene Einschreibungsphase überstanden und einen Vorsprung für das nächste Jahr gewonnen. Und schließlich: Frohes neues Jahr!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
