Oh oh, die EEOC hat Sie gerade um eine Liste mit Namen und Telefonnummern einer großen Gruppe Ihrer Mitarbeiter gebeten. Warum? Die übliche Antwort lautet, dass die EEOC zumindest einige von ihnen befragen möchte, um zu prüfen, ob sie Beweise für die Behauptungen in einer von einem anderen Mitarbeiter eingereichten Diskriminierungsklage haben. Die Zahl ist in der Regel groß, sodass es für den Arbeitgeber schwierig ist, herauszufinden, wer möglicherweise mit der Behörde gesprochen hat, und möglicherweise Vergeltungsmaßnahmen gegen diese Personen zu ergreifen. Diese Vorgehensweise wird als „Verstecken in aller Öffentlichkeit” bezeichnet und von vielen Ermittlungsbehörden angewendet.
Natürlich würde Ihr Unternehmen niemals Vergeltungsmaßnahmen gegen jemanden ergreifen, der sich an eine Behörde gewandt hat, aber was werden die Mitarbeiter denken, wenn sie einen Anruf von DER REGIERUNG erhalten, in dem sie gebeten werden, über VORWÜRFE gegen das Unternehmen oder seine Führungskräfte zu sprechen? Diese Situation stellt Arbeitgeber vor echte Probleme, da sie mit Widerstand seitens der Mitarbeiter wegen Verletzung der Privatsphäre konfrontiert sind (Warum haben Sie meine Nummer an die Regierung weitergegeben?), mit der Angst, dass Mitarbeiter in Schwierigkeiten geraten könnten, wenn sie mit Ermittlern des Unternehmens oder der Regierung sprechen oder nicht sprechen, und mit schlichter Verwirrung darüber, was zum Teufel eigentlich vor sich geht.
Um diese und andere Probleme zu antizipieren und zu vermeiden, können Unternehmensjuristen und Personalverantwortliche beschließen, proaktiv zu handeln und den Mitarbeitern genau zu sagen, was los ist. Das hat ein Arbeitgeber in Connecticut versucht, als er mit einer Behindertenklage eines ehemaligen Mitarbeiters konfrontiert wurde und die EEOC die Namen von Kollegen für Befragungen anforderte. Das Unternehmen schickte einen Brief an die Mitarbeiter, in dem es sie über die Untersuchung informierte und ihnen mitteilte, dass sie möglicherweise kontaktiert werden würden. Leider ging dieser Versuch nach hinten los, und das Unternehmen sieht sich nun mit einem Gerichtsverfahren konfrontiert, in dem es darum geht, ob es mit dem Versand des Schreibens gegen einen ehemaligen Mitarbeiter und dessen Kollegen Vergeltungsmaßnahmen ergriffen oder eine „Beeinträchtigung” im Sinne des Americans with Disabilities Act („ADA”) begangen hat. Der Fall ist eine Warnung und bietet Arbeitgebern, die mit ähnlichen Umständen konfrontiert sind, eine Orientierungshilfe.
Hintergrund des Falls
Der Fall ist EEOC gegen Day & Zimmerman NPS, INC.(D. Conn. Nr. 15-cv-1416) und wurde am 22. August 2017 von Richter Victor A. Bolden entschieden. Dieser Fall ist einer der ersten, der sich mit einer ADA-Verletzung gemäß Abschnitt 503(b) befasst, der sich von der Standard-Anti-Vergeltungsklausel gemäß Abschnitt 503(a) des ADA unterscheidet. Ein ehemaliger Mitarbeiter, Charles Marsh, ein Elektriker, reichte gemäß dem Americans with Disabilities Act eine Klage gegen das Unternehmen ein. Die EEOC forderte daraufhin die Namen und Kontaktdaten der Mitarbeiter von Day an.
Um Überraschungen für die Mitarbeiter zu vermeiden, schickte Day einen Brief an 146 Elektriker und ehemalige Mitarbeiter in Herrn Marshs Bereich, etwa zu dem Zeitpunkt, als sie auf die Aufforderung der EEOC zur Nennung von Namen reagierte. Die interne Arbeitsrechtsberaterin von Day ließ den Entwurf des Schreibens vom Geschäftsvertreter der Gewerkschaft von Day genehmigen und sagte aus, dass sie das Schreiben ohne diese Genehmigung nicht verschickt hätte. In dem Schreiben wurde Herr Marsh als Beschwerdeführer genannt und seine Behauptung detailliert dargelegt, dass er nicht in der Nähe von Strahlung arbeiten könne und dass Day ihm eine Unterbringung in dem 90 % der Anlage, in dem keine Strahlenbelastung herrschte, verweigert habe. In dem Schreiben wurde darauf hingewiesen, dass Day die Vorwürfe der Beschwerde zurückwies.
In dem Schreiben wurden die Mitarbeiter außerdem darauf hingewiesen, dass sie möglicherweise von einem Ermittler der EEOC kontaktiert werden könnten, und es wurde erklärt, dass es die Entscheidung des Mitarbeiters sei, ob er mit dem Ermittler sprechen wolle, und dass das Sprechen oder Nichtsprechen keine nachteiligen Folgen für den Mitarbeiter haben würde. In dem Schreiben wurde das Engagement von Day für Chancengleichheit am Arbeitsplatz und das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen für die Teilnahme an der EEOC-Untersuchung bekräftigt. Das Schreiben schloss mit der Erklärung, dass der Mitarbeiter, wenn er sich für ein Gespräch mit der EEOC entschiede und die Anwesenheit eines Anwalts von Day wünsche, dies dem Unternehmen mitteilen solle, damit entsprechende Vorkehrungen getroffen werden könnten. Außerdem enthielt es die Kontaktdaten des externen Rechtsbeistands des Unternehmens.
Die EEOC reichte Klage ein und behauptete, dass der Brief eine Vergeltungsmaßnahme gegen Herrn Marsh wegen der Einreichung einer Klage darstelle und dass der Brief die durch das ADA geschützten Rechte von Herrn Marsh und den Empfängern beeinträchtige.
Motivationen des Unternehmens
Die Unternehmensjuristin sagte aus, dass sie den Brief als einfache Höflichkeit gegenüber den Mitarbeitern betrachtete, um ihnen mitzuteilen, dass das Unternehmen ihre Namen weitergegeben hatte und sie mit einem Anruf rechnen konnten. Sie hielt diesen Ansatz für besser, als jeden betroffenen Mitarbeiter anzurufen. Aus ihrer Erfahrung heraus, so sagte sie, sollte der Brief Fragen darüber beantworten, ob die Mitarbeiter kooperieren müssten und dass es keine Vergeltungsmaßnahmen für die Kooperation geben würde. Sie erklärte außerdem, dass der Brief dazu beitragen könne, herauszufinden, was die Zeugen wüssten, und dass sie keinen Grund zu der Annahme habe, dass einer der Mitarbeiter etwas über den Fall wisse. Sie stimmte zu, dass das Unternehmen keine gesetzliche Verpflichtung habe, den Mitarbeitern mitzuteilen, dass ihre Namen an die EEOC weitergegeben worden seien, und merkte an, dass sie der Meinung sei, dass das Unternehmen nach Einreichung einer Klage eine Untersuchung zu der Behauptung durchführen müsse, die der Mitarbeiter in der Klage vorgebracht habe.
Ereignisse nach dem Bilanzstichtag
Nach der Veröffentlichung des Briefes wurde Marsh von verschiedenen Kollegen auf seine Behauptungen angesprochen, und er behauptete, dass er nun der erste sei, der entlassen werde, wenn er von seiner Gewerkschaft vermittelt werde. Die EEOC veröffentlichte am Tag der Klageerhebung eine Pressemitteilung, in der sie den Fall allgemein beschrieb. In solchen Pressemitteilungen werden häufig der Name der klagenden Partei und die Art der Klage offengelegt, einschließlich der Tatsache, dass sie sich auf eine Behinderung bezieht, ohne jedoch eine bestimmte Erkrankung zu nennen. Eine Aktualisierung zu diesem Fall wurde auf dem Twitter-Account der EEOC veröffentlicht.
Die Entscheidung
Sowohl die EEOC als auch Day beantragten ein summarisches Urteil. Der Richter lehnte zu diesem Zeitpunkt einen Sieg für beide Seiten ab und erklärte, dass die Angelegenheit von einer Jury geklärt werden müsse. Die Tatsache, dass die Ansprüche der EEOC bis hierher Bestand hatten, dürfte jedoch für Arbeitgeber, die unter ähnlichen Umständen Kontakt zu ihren Mitarbeitern aufnehmen möchten, beunruhigend sein. Die Erörterung der Fragen durch das Gericht bietet jedoch einige Anhaltspunkte.
Day argumentierte, dass jede Entscheidung gegen das Unternehmen dessen Recht auf freie Meinungsäußerung gemäß dem Ersten Verfassungszusatz verletzen würde. Es wies auch darauf hin, dass die EEOC ähnliche Informationen wie die in dem Schreiben enthaltenen veröffentlicht. Das Gericht wies dieses Argument zurück und stellte fest, dass die Diskriminierungsgesetze manchmal Verhaltensweisen verbieten, die mit Meinungsäußerungen verbunden sind. Unter Bezugnahme auf Fälle der NLRB verwies das Gericht auch auf eine Reihe von Fällen, in denen unangemessene Kommunikation mit Mitarbeitern in Sammelklagen verboten wurde. Schließlich wies das Gericht das Argument zurück, dass das Schreiben durch das „Prozessprivileg” geschützt sei, das Aussagen in Rechtsstreitigkeiten vor Nebenklagen wie Verleumdung schützt. Das Gericht wies darauf hin, dass die Meinungsfreiheit keine Äußerungen schützt, die vergeltend oder zwingend sind. Da es keine Fälle gibt, die direkt zugunsten des Unternehmens sprechen, befand das Gericht, dass das Schreiben, wenn es als vergeltend angesehen wird, nicht durch den Ersten Verfassungszusatz geschützt ist.
Nachdem das Gericht mögliche Einreden zurückgewiesen hatte, wandte es sich der Frage zu, ob der Brief eine Vergeltungsmaßnahme im Sinne des ADA darstellte. Das Gericht wandte die McDonnell-Douglas-Analyse zur Beweislastumkehr an und stellte fest, dass der Kläger Folgendes nachweisen muss:
Die Faktoren 1 und 2 waren unstrittig. Das Gericht hatte zuvor entschieden, dass es rechtlich nicht feststellen könne, dass das Schreiben keine „nachteilige Maßnahme” darstelle. Das Gericht hatte zuvor auf andere Entscheidungen hingewiesen, wonach ein vernünftiger Tatsachenfinder zu dem Schluss kommen könnte, dass die Weitergabe der Verwaltungsbeschwerde eines Arbeitnehmers an Kollegen durch einen Arbeitgeber eine nachteilige Maßnahme darstellt. Da in Fällen von Vergeltungsmaßnahmen nachteilige Maßnahmen weiter gefasst sind als in Fällen von Diskriminierung, hielt das Gericht an seiner früheren Entscheidung fest und erklärte, es sei Sache der Jury, zu entscheiden, ob der Brief eine „nachteilige Maßnahme” darstelle.
Eine enge zeitliche Nähe, beispielsweise drei Monate, wurde häufig herangezogen, um in Vergeltungsfällen einen Kausalzusammenhang nachzuweisen, so das Gericht.
In Bezug auf den Kausalzusammenhang zwischen der geschützten Tätigkeit von Herrn Marsh und der möglichen nachteiligen Maßnahme stellte das Gericht fest, dass die Zeitspanne zwischen der Einreichung der Beschwerde und dem Schreiben des Unternehmens (17 Monate) nicht der einzige relevante Zeitrahmen war. Das Schreiben wurde nur drei Monate nach der Anfrage der EEOC nach Namen und Kontaktdaten versandt, wobei diese Anfrage darauf hindeutete, dass die EEOC beabsichtigte, die Beschwerde ernsthaft zu verfolgen. Eine enge zeitliche Nähe, wie beispielsweise drei Monate, werde häufig herangezogen, um in Vergeltungsfällen einen Kausalzusammenhang nachzuweisen, so das Gericht. Darüber hinaus wurde in dem Schreiben eindeutig auf die Klage von Herrn Marsh und die Untersuchung der EEOC Bezug genommen, wodurch ein weiterer Zusammenhang zwischen der geschützten Tätigkeit und der potenziellen nachteiligen Maßnahme hergestellt wurde. Das Gericht befand daher, dass eine Jury vernünftigerweise zu dem Schluss kommen könnte, dass ein ausreichender Kausalzusammenhang vorliegt, um einen Verstoß nachzuweisen.
Das Gericht entschied außerdem, dass eine Jury darüber zu entscheiden habe, ob Days legitimer, nicht diskriminierender Grund für das Schreiben, nämlich „die Minimierung von Geschäftsunterbrechungen“, glaubwürdig sei. Das Gericht war der Ansicht, dass eine Jury vernünftigerweise zu dem Schluss kommen könnte, dass in dem Schreiben weder Herr Marsh noch die Art und der Gegenstand seiner Anschuldigung oder die gewünschte Unterkunft genannt werden mussten, noch dass erklärt werden musste, dass die Mitarbeiter nicht mit dem Ermittler der EEOC sprechen mussten, und dass den Mitarbeitern dann Rechtsbeistand angeboten werden musste. Solche Maßnahmen könnten von einer Jury als Untergrabung der von Day vorgebrachten legitimen Gründe für das Versenden des Schreibens angesehen werden.
Das Gericht lehnte daraufhin sowohl den Antrag der EEOC als auch den Antrag von Day auf ein summarisches Urteil wegen Einmischung ab. Der Oberste Gerichtshof hat keine Kriterien dafür festgelegt, was eine „Einmischung gemäß ADA“ darstellt, und auch andere Gerichte haben keine solchen Standards entwickelt. Der Schutz vor „Einmischung“ ist wohl umfassender als der Schutz vor „Vergeltungsmaßnahmen“, da dieser Teil des ADA besagt, dass ein Arbeitgeber „keine Person einmischen darf“. Somit kommen auch die Rechte Dritter neben Herrn Marsh – seine Kollegen – ins Spiel. Mit Blick auf Fälle von Einmischung nach dem National Labor Relations Act stellte das Gericht fest, dass die Motive des Arbeitgebers für sein Vorgehen möglicherweise nicht relevant sind. Ob der Brief eine „abschreckende Wirkung“ auf Herrn Marsh oder seine Kollegen hatte, war daher von einer Jury zu entscheiden und nicht im Rahmen eines summarischen Urteils.
Sofern keine Einigung erzielt wird, wird also bald eine Jury über diesen sehr interessanten Fall entscheiden. Was können Auftragnehmer und Arbeitgeber aus diesem Ergebnis lernen?
Unterricht
Wenn, wie das Gericht festgestellt hat, Ihre legitimen Motive möglicherweise nicht ausreichen, um Ihnen einen teuren Prozess zu ersparen, stellt sich die Frage, wie Sie legitime geschäftliche Erfordernisse, um Unruhen in Ihrer Belegschaft zu vermeiden, mit dem Ziel, nicht vor Gericht zu landen, in Einklang bringen können.
Der Autor ist der Ansicht, dass sich aus dem Fall Day & Zimmerman einige Leitlinien ableiten lassen. Aus Sicht der EEOC wäre es natürlich vorzuziehen, wenn der Arbeitgeber überhaupt keinen Kontakt zu den Mitarbeitern aufnehmen würde, um jegliche Möglichkeit von Vergeltungsmaßnahmen oder Belästigungen zu vermeiden. Aus persönlicher Erfahrung wissen der Autor und viele interne Rechts- und Personalverantwortliche jedoch, wie störend unangekündigte Anrufe bei einer Gruppe von Mitarbeitern sein können – die Personalabteilung kann mit Fragen überhäuft werden.
Obwohl in der Stellungnahme festgestellt wird, dass der Arbeitgeber nicht „verpflichtet” war, einen Brief an die Mitarbeiter zu schicken, wurden nicht alle Mitteilungen ausdrücklich verboten. Nach Ansicht des Autors scheint das eigentliche Problem für das Gericht in diesem Fall in den konkreten Einzelheiten des Briefes zu liegen. Angesichts der wenigen Fälle zu diesem Thema ist es schwierig, eine definitive Empfehlung abzugeben. Der Autor schlägt jedoch folgenden Ansatz vor:
Geben Sie nicht den Namen des beschwerdeführenden Mitarbeiters an und beschreiben Sie den Fall nicht so detailliert, dass der Mitarbeiter identifizierbar ist. Wenn Sie den Fokus so stark auf den Beschwerdeführer legen, machen Sie ihn zu einem potenziellen Ziel, was wahrscheinlich nach hinten losgehen wird. Die EEOC wird während der Ermittlungsphase keine Namen öffentlich nennen, sondern erst, wenn Klage eingereicht wird.
Weisen Sie die Mitarbeiter darauf hin, dass es ihre Entscheidung ist, ob sie mit der EEOC sprechen möchten, und dass die Untersuchung unabhängig von ihrer Entscheidung keine nachteiligen Auswirkungen auf ihr Arbeitsverhältnis haben wird. Auch wenn die EEOC es vielleicht vorziehen würde, dass der Arbeitgeber nichts sagt oder seine Mitarbeiter zur Zusammenarbeit anweist, können die Mitarbeiter selbst entscheiden. Day hat das Recht, nichts zu sagen, vielleicht etwas zu sehr betont, aber die Tatsache, dass es die Entscheidung des Mitarbeiters ist, ohne ausdrücklich auf das Recht hinzuweisen, nicht mit der EEOC zu sprechen, sollte vertretbar sein.
Bieten Sie keine Beratung an. Die EEOC betrachtet dieses Angebot als eine Einmischung an sich. Allerdings …
Vielleicht können Sie Ratschläge geben, wenn der Mitarbeiter zu Ihnen kommt und um Hilfe bittet. Vielleicht, weil Sie dadurch einige interessante (d. h. schwierige) Fragen hinsichtlich Privilegien und Konflikten aufwerfen können. Wenn Sie Ratschläge geben, sollten Sie darauf vorbereitet sein, nachzuweisen, dass dies auf Initiative des Mitarbeiters und nicht des Arbeitgebers geschehen ist.
Schlussfolgerung
Unsere Leitlinien können nicht garantieren, dass die EEOC nicht gegen Sie vorgehen wird. Die vorgeschlagenen Maßnahmen sollten es Ihnen jedoch ermöglichen, die Risiken einer Geschäftsunterbrechung und die Risiken eines Rechtsstreits angemessen abzuwägen. Interne Mitarbeiter sollten sich über die aktuellen Entwicklungen in diesem Bereich auf dem Laufenden halten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
