Es ist nie ein schöner Tag, wenn Ihr Unternehmen einen Brief vom Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums erhält, in dem Ihnen mitgeteilt wird, dass Ihr Unternehmen einer Überprüfung der Einhaltung der Affirmative Action unterzogen wird. Es gibt jedoch einige häufige Fehler, die Unternehmen zu Beginn einer Compliance-Prüfung machen und die erhebliche Auswirkungen auf den Ausgang der Prüfung haben können. In diesem Artikel werden wir einige dieser Fehler aufzeigen.
Für diejenigen Leser, die noch nie eine OFCCP-Konformitätsprüfung durchlaufen haben: Der Prozess beginnt damit, dass die Behörde ein sogenanntes „Terminierungsschreiben” an ein Unternehmen sendet. In diesem Terminierungsschreiben wird dem Unternehmen mitgeteilt, welcher Standort der Konformitätsprüfung unterzogen wird, und dem Unternehmen wird eine Frist von 30 Tagen eingeräumt, um bestimmte Informationen vorzulegen. Dem Terminbrief ist eine detaillierte Liste beigefügt, die 22 separate Punkte enthält, die Teil der Einreichung bei der OFCCP sein müssen. Bis Oktober 2014 umfasste die detaillierte Liste nur 11 Punkte, wurde jedoch anschließend teilweise geändert, um den Überarbeitungen der OFCCP-Vorschriften in Bezug auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen sowie anderen OFCCP-Initiativen Rechnung zu tragen.
Hat die OFCCP das Recht, Ihr Unternehmen zu überprüfen?
Häufiger Fehler Nr. 1: Nicht feststellen, ob die OFCCP berechtigt ist, eine Überprüfung in Ihrem Unternehmen durchzuführen
Unternehmen neigen dazu anzunehmen, dass die OFCCP, wenn sie ein Terminanschreiben von ihr erhalten haben, das Recht hat, ihr Unternehmen zu überprüfen. Die OFCCP hat jedoch nur das Recht, Bundesauftragnehmer und Subunternehmer zu überprüfen. Selbst dann gibt es in den Bundesvorschriften bestimmte Dollar-Schwellenwerte, die die Anzahl der Unternehmen begrenzen, die für eine Überprüfung durch die OFCCP in Frage kommen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die OFCCP einem Unternehmen fälschlicherweise ein Terminanschreiben schickt, weil sie sich auf alte oder ungenaue Daten über ein Unternehmen stützt. Unternehmen, die keine Auftragnehmer oder Subunternehmer des Bundes sind, tun sich keinen Gefallen, wenn sie im EEO-1-Bericht des Bundes fälschlicherweise das Kästchen ankreuzen, das angibt, dass sie den Bundesvorschriften zur positiven Diskriminierung unterliegen. Bevor Unternehmen Informationen an die OFCCP übermitteln, sollten sie prüfen, ob sie tatsächlich den Bundesvorschriften zur positiven Diskriminierung unterliegen. Wenn ein Unternehmen der Ansicht ist, dass es nicht darunter fällt, sollte es in Betracht ziehen, das Recht der OFCCP auf Durchführung einer Überprüfung anzufechten.
Prüfen Sie die Pläne zur Förderung benachteiligter Minderheiten, die der OFCCP vorgelegt werden sollen.
Häufiger Fehler Nr. 2: Nichtüberprüfung der statistischen Berichte, die Teil der Affirmative-Action-Pläne Ihres Unternehmens sind
Sobald ein Unternehmen festgestellt hat, dass es den Vorschriften der OFCCP unterliegt, ist es an der Zeit, die vom Unternehmen erstellten Aktionspläne zur Förderung benachteiligter Gruppen (Affirmative Action Plans, AAPs) und die anderen Informationen, die der OFCCP vorgelegt werden müssen, zu überprüfen. Da die statistischen Berichte im AAP gemäß Executive Order 11246 (d. h. dem AAP für Minderheiten und Frauen) einen Großteil der Grundlage für die Compliance-Prüfung durch die OFCCP bilden, ist es wichtig, jeden einzureichenden statistischen Bericht sorgfältig zu überprüfen. Die statistischen Berichte sollten korrekt und vollständig sein. Fehlende oder ungenaue statistische Berichte, die in der detaillierten Auflistung angefordert werden, führen zu Problemen bei der Compliance-Prüfung. Es ist wichtig, keine Vermutungen über die Qualität der statistischen Berichte anzustellen, die aus dem HR-Informationssystem Ihres Unternehmens stammen oder von einem Anbieter bereitgestellt werden. Eine gründliche Überprüfung aller statistischen Berichte ist ein notwendiger Schritt für eine erfolgreiche OFCCP-Prüfung.
Häufiger Fehler Nr. 3: Erstellen von Jobgruppen, die den EEO-1-Kategorien entsprechen
Die Jobgruppenanalyse ist ein grundlegender statistischer Bericht in einem Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Gruppen. Sie dient dazu, Einstellungsziele für Minderheiten und Frauen festzulegen, und wird nun auch zur Erstellung einer Nutzungsanalyse für Menschen mit Behinderungen verwendet. Die OFCCP neigt auch dazu, andere Arten von Daten, darunter Personalaktivitätsdaten und Vergütungsdaten, nach Jobgruppen zu analysieren, unabhängig davon, ob dies die beste oder geeignetste Methode zur Analyse dieser Daten ist.
Viele Unternehmen bilden Jobgruppen, indem sie EEO-1-Kategorien als Ersatz für Jobgruppen verwenden. Angesichts der Bedeutung von Jobgruppen für die OFCCP-Analysen verschiedener statistischer Informationen kann dies ein schwerwiegender Fehler sein. EEO-1-Kategorien neigen dazu, unterschiedliche Berufe zu kombinieren. Beispielsweise umfasst die EEO-1-Kategorie 2 Ingenieure, Buchhalter und Lehrer. Diese drei Berufsgruppen haben sehr unterschiedliche Qualifikationsanforderungen und ziehen in der Regel Bewerber mit sehr unterschiedlichen demografischen Merkmalen an. Ein weiteres Beispiel ist die EEO-1-Kategorie 7, die Monteure und Schweißer umfasst. Auch diese Berufe haben sehr unterschiedliche Qualifikationsanforderungen und ziehen Bewerber mit sehr unterschiedlichen demografischen Merkmalen an. Während es für viele Arten von Monteursstellen recht einfach sein mag, einen großen Bewerberpool aufzubauen, ist es oft schwierig, Kandidaten für offene Schweißerstellen zu finden. Die Schaffung einer Berufsgruppe, die sowohl Ingenieure als auch Buchhalter umfasst, oder einer Berufsgruppe, die sowohl Monteure als auch Schweißer umfasst, führt tendenziell zu einer dramatischen Verzerrung der mit diesen Berufsgruppen verbundenen Daten. Unternehmen sollten die Arten von Positionen, die in einer Berufsgruppe enthalten sind, sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass Berufsgruppen Berufe umfassen, die wirklich ähnliche Qualifikationen und ähnliche Bewerberpools aufweisen.
Selbst wenn viele Mitarbeiter in derselben Position tätig sind, kann die Verwendung der EEO-1-Kategorien als Ersatz für Berufsgruppen zu einer unangemessenen Auswertung der Daten führen. Ein Unternehmen, das viele Ingenieure beschäftigt, kann beispielsweise über Ingenieure der Einstiegsstufe, Ingenieure der mittleren Ebene und leitende Ingenieure verfügen. Wenn Positionen der mittleren und leitenden Ingenieure durch Beförderung besetzt werden, während Positionen der Einstiegsstufe durch Neueinstellungen besetzt werden, führt die Zusammenfassung aller Ingenieure in einer Berufsgruppe erneut zu einer erheblichen Verzerrung der mit diesen Positionen verbundenen Daten. Die OFCCP könnte Annahmen über die Einstellung und die Verfügbarkeit von Kandidaten für alle Ingenieurspositionen treffen, die nur für Einstiegspositionen im Ingenieurswesen gelten. In einer solchen Situation sollte ein Unternehmen in Betracht ziehen, für jede Ebene separate Berufsgruppen zu bilden.
Häufiger Fehler Nr. 4: Versäumnis, die narrativen Informationen in den Affirmative-Action-Plänen Ihres Unternehmens zu überprüfen
Obwohl die OFCCP dafür bekannt ist, die Erläuterungen zu Affirmative-Action-Plänen nicht zu lesen, dürfte die Behörde diesmal ein viel größeres Interesse an den Erläuterungen zum AAP für Veteranen und Menschen mit Behinderungen haben als in der Vergangenheit. Dies liegt zum Teil daran, dass bestimmte Erläuterungen, die in diesem AAP enthalten sein sollten, in der überarbeiteten detaillierten Auflistung der OFCCP verlangt werden. Unternehmen sollten alle Beschreibungen im AAP gemäß der Durchführungsverordnung oder im AAP für Veteranen und Menschen mit Behinderungen sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass diese Beschreibungen korrekt und verständlich sind. Die beschreibenden Abschnitte eines AAP sollten dazu dienen, Situationen zu erörtern, die naturgemäß einer Erklärung bedürfen, wie beispielsweise eine kürzlich erfolgte Verringerung der Gesamtzahl der Mitarbeiter an einem Unternehmensstandort. Die Beschreibungen im AAP sollten auch dazu dienen, das Unternehmen gegenüber der OFCCP in einem möglichst positiven Licht darzustellen.
Geben Sie nicht mehr Informationen an als erforderlich.
Häufiger Fehler Nr. 5: Übermittlung von Informationen zu mehr als einem „Betrieb” an die OFCCP
Wenn die OFCCP ein Terminanschreiben an ein Unternehmen sendet, wird dieses in der Regel an eine „Niederlassung” geschickt. (Ausnahmen bilden hier Fälle, in denen die OFCCP eine Überprüfung einer Funktionseinheit durchführt, die Teil einer funktionalen AAP-Vereinbarung ist, oder wenn die OFCCP eine Überprüfung einer Unternehmenszentrale durchführt.) Der Wortlaut des Terminanschreibens lautet wie folgt:
Das US-Arbeitsministerium, Amt für die Einhaltung von Bundesverträgen (Office of Federal Contract Compliance Programs, OFCCP), hat Ihr Unternehmen mit Sitz in [genaue Adresse] für eine Konformitätsprüfung ausgewählt.
Das Planungsschreiben fordert weder Informationen über das gesamte Unternehmen (es sei denn, das Unternehmen verfügt nur über eine einzige Niederlassung) noch Informationen über alle Niederlassungen in einer Stadt oder alle Niederlassungen einer bestimmten Geschäftseinheit. Es fordert Informationen über eine „Niederlassung”, die von der OFCCP in der Regel als ein Gebäude an einer bestimmten Adresse angesehen wird. Unternehmen sollten im Allgemeinen KEINE Informationen über Mitarbeiter und Personalaktivitäten außerhalb der in dem Terminierungsschreiben genannten Niederlassung einreichen, es sei denn, einer der folgenden Punkte trifft zu:
-
- Die Mitarbeiter werden einbezogen, weil sie von den Führungskräften des für eine Compliance-Prüfung ausgewählten Betriebs ausgewählt werden.
- Mitarbeiter werden einbezogen, weil sie allein in einem Vertriebs- oder Servicegebiet arbeiten und sich an Manager in der Einrichtung melden, die für eine Compliance-Prüfung ausgewählt wurde.
Die OFCCP erlaubt es Unternehmen, Mitarbeiter und Personalaktivitäten von Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitern in die Affirmative-Action-Pläne für einen größeren, verbundenen Betrieb einzubeziehen. Aus strategischer Sicht kann es jedoch sinnvoll sein, separate Affirmative-Action-Pläne für diese kleineren Betriebe zu erstellen, um die an die OFCCP übermittelten Informationen zu begrenzen.
Häufiger Fehler Nr. 6: Einreichen eines Bewerberprotokolls anstelle von zusammenfassenden Daten zu den Bewerbern
Die OFCCP hat seit langem ein Interesse daran, festzustellen, ob es Ungleichheiten bei der Einstellung von Bewerbern einer bestimmten ethnischen Gruppe oder eines bestimmten Geschlechts gibt. Um zu untersuchen, ob solche Ungleichheiten bestehen, wird in Punkt 18 der detaillierten Aufstellung die „Gesamtzahl der Bewerber und die Gesamtzahl der Einstellungen” in der betreffenden Einrichtung nach Berufsgruppe oder Berufsbezeichnung angefordert, einschließlich der Aufschlüsselung dieser Bewerber und Einstellungen nach ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht. Was in der detaillierten Aufstellung NICHT verlangt wird, ist ein „Bewerberprotokoll”, und Unternehmen sind nicht verpflichtet, detaillierte Daten darüber vorzulegen, was mit jedem einzelnen Bewerber geschehen ist, wenn die Informationen ursprünglich an die OFCCP übermittelt wurden. Die OFCCP hat zwar das Recht, zusätzliche Informationen über Bewerber anzufordern, insbesondere wenn sie eine statistische Ungleichheit in den ursprünglich übermittelten Informationen feststellt, aber die Vorlage eines Bewerberprotokolls in der Anfangsphase der Konformitätsprüfung kann mehr Fragen aufwerfen, als sie möglicherweise klärt.
Häufiger Fehler Nr. 7: Einreichen einer Wirkungsanalyse oder anderer Informationen, die auf eine statistische Diskrepanz hinweisen
Die detaillierte Auflistung erfordert die Einreichung von zusammenfassenden Daten zu Bewerbern, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen. Während Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes verpflichtet sind, Analysen der Personalaktivitäten durchzuführen, verlangen weder die detaillierte Auflistung noch die Bundesvorschriften die Einreichung von Wirkungsanalysen oder anderen Berichten, die eine statistisch signifikante Diskrepanz aufzeigen könnten. Für ein Unternehmen ist es von Vorteil zu wissen, wo solche Diskrepanzen bestehen und wo die OFCCP Fragen stellen könnte. Es ist jedoch wenig bis gar nicht sinnvoll, der OFCCP einen Bericht vorzulegen, der die Behörde auf einen Bereich hinweisen könnte, der einer Untersuchung wert ist. Die Vorlage einer Wirkungsquotenanalyse oder eines anderen statistischen Berichts bei der OFCCP, der eine Diskrepanz deutlich macht, kann zwar zeigen, dass ein Unternehmen eine effektive Analyse seiner Daten durchführt, aber es kann auch dazu führen, dass die OFCCP Bereiche untersucht, die die Behörde bei einer Compliance-Prüfung sonst möglicherweise ignoriert hätte.
Vermeiden Sie es, zugeben, dass erhebliche Probleme aufgetreten sind.
Häufiger Fehler Nr. 8: Seine Sünden bekennen
Die Vorlage einer Wirkungsanalyse, die eine statistische Diskrepanz aufzeigt, ist eine Form eines größeren Fehlers, den Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes begehen. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Bemühungen zu bewerten und Maßnahmen zu erörtern, die sie zur Umsetzung der Affirmative-Action-Vorschriften in ihren AAPs ergriffen haben. Unternehmen sind jedoch NICHT verpflichtet, Erklärungen abzugeben oder anderweitig Informationen bereitzustellen, die auf ein erhebliches Versagen bei der Gewährleistung der Chancengleichheit oder der Einhaltung der Affirmative-Action-Vorschriften hindeuten könnten. AAPs sollten keine Aussagen enthalten wie „Statistiken deuten darauf hin, dass weibliche Bewerber diskriminiert wurden” oder „Eine Überprüfung unserer Personalpraktiken deutet darauf hin, dass das Unternehmen männliche Mitarbeiter nicht angemessen bezahlt hat”. Das Bekennen der eigenen Sünden gegenüber der OFCCP führt eher zu einer Vergleichsvereinbarung, die Maßnahmen verlangt, als zu einer Begnadigung für vergangene Verfehlungen. Wenn Statistiken eindeutig darauf hindeuten, dass ein Problem besteht, sollte sich jede AAP-Beschreibung, die zu diesem Problem verfasst wird, auf die Lösung des Problems konzentrieren oder darauf, warum die Statistiken möglicherweise kein genaues Bild der Situation vermitteln.
Achten Sie auf die detaillierte Auflistung
Häufiger Fehler Nr. 9: Nicht alle in der detaillierten Auflistung aufgeführten Gegenstände einreichen
Mit der Erweiterung von 11 auf 22 Punkte kann es für Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes leicht passieren, dass sie versehentlich vergessen, Informationen zu jedem einzelnen Punkt der Liste einzureichen. Leider erwartet die OFCCP, dass Unternehmen zu allen 22 Punkten eine Antwort vorlegen, selbst wenn diese Antwort lautet: „Dieser Punkt ist aus folgendem Grund nicht zutreffend ...“ Beispielsweise wird es im Jahr 2015 eine Reihe von Unternehmen geben, die sich einer Überprüfung der Einhaltung der Affirmative-Action-Vorschriften unterziehen und die für die Punkte 9 und 13 erforderlichen Daten zum Veteranen- und Behindertenstatus für das Vorjahr nicht erhoben haben. Anstatt diese Punkte zu ignorieren, sollte die OFCCP darüber informiert werden, welche Maßnahmen das Unternehmen derzeit ergreift, um die Bestimmungen der einzelnen Punkte der detaillierten Auflistung zu erfüllen.
Einige der Änderungen an der detaillierten Auflistung erfordern von jedem Unternehmen, das einer Überprüfung der Einhaltung der Affirmative-Action-Vorschriften unterzogen wird, mehr Informationen als bei früheren Überprüfungen der Einhaltung der Vorschriften. Dies gilt insbesondere für die Einreichung von Vergütungsinformationen. Während in der vorherigen Version der detaillierten Auflistung nur die Einreichung von zusammenfassenden Daten zur Vergütung erforderlich war, verlangt die aktuelle Version der detaillierten Auflistung detaillierte Informationen zu jedem Mitarbeiter, der in der Personalanalyse gemäß der Executive Order 11246 AAP aufgeführt ist. Es reicht nicht aus, zusammenfassende Daten einzureichen oder die in der detaillierten Auflistung ausdrücklich geforderten Informationen wegzulassen.
Häufiger Fehler Nr. 10: Versäumnis, der OFCCP mitzuteilen, wie die erforderlichen Angaben in der detaillierten Auflistung zu finden sind
Viele Unternehmen werden die in der detaillierten Auflistung angeforderten Informationen effektiv bereitstellen. Da jedoch mittlerweile so viele Punkte angefordert werden und diese Punkte wahrscheinlich über die AAPs und andere an die OFCCP übermittelte Informationen verstreut sind, könnte es für die OFCCP schwierig sein, alle 22 Punkte zu finden. Unternehmen helfen sich selbst bei Compliance-Prüfungen, indem sie den Compliance-Beauftragten der OFCCP eine Art Wegweiser zur Verfügung stellen, wo diese 22 Punkte zu finden sind.
Zusammenfassung
Angesichts all der Veränderungen im Bereich der positiven Diskriminierung sind die Compliance-Prüfungen der OFCCP zu einer sehr komplizierten Angelegenheit geworden. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer können sich selbst sehr helfen, indem sie einige der oben genannten häufigen Fehler vermeiden, die Unternehmen zu Beginn einer Compliance-Prüfung regelmäßig begehen. Durch die Vermeidung dieser Fehler kann ein Unternehmen, das einer Prüfung unterzogen wird, der OFCCP sein Verständnis der Bundesvorschriften zur positiven Diskriminierung demonstrieren und die Prüfung möglicherweise schneller zum Abschluss bringen.
Bitte beachten Sie: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihres Unternehmens. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © HR Analytical Services Inc. 2015.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
