EEOC veröffentlicht Vorschlag zur Erhebung von Vergütungsdaten im Rahmen des jährlichen EEO-1-Berichts

Am 1. Februar 2016 veröffentlichte die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) eine Mitteilung über ihre Absicht, den jährlichen EEO-1-Bericht um Vergütungsdaten zu ergänzen. Die von der EEOC vorgeschlagene Erhebung von Vergütungsdaten weist einige Ähnlichkeiten mit einem Vorschlag auf, den das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums im Jahr 2015 veröffentlicht hatte. Dieser Vorschlag des OFCCP hätte nur Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes betroffen, während der Vorschlag der EEOC die meisten Unternehmen betreffen würde, die den EEO-1-Bericht erstellen müssen.

Im Folgenden haben wir einige Antworten auf Fragen zusammengestellt, die Arbeitgeber möglicherweise zu dem Vorschlag der EEOC haben. Bitte beachten Sie, dass diese Fragen und Antworten von HR Analytical Services entwickelt wurden. Die EEOC hat eigene Fragen und Antworten, die auf ihrer Website unter der am Ende dieses Artikels angegebenen Adresse verfügbar sind.

1. Frage: Erwartet die EEOC, dass Arbeitgeber mit der Einreichung ihrer EEO-1-Berichte für 2016 beginnen, Vergütungsdaten anzugeben?
   Antwort: NEIN. Die EEOC schlägt NICHT vor, dass Vergütungsdaten im Jahr 2016 vorgelegt werden.
2. Frage: Wann müssen Arbeitgeber frühestens Vergütungsdaten als Teil des EEO-1-Berichts vorlegen?
   Antwort: Die EEOC hat angegeben, dass sie erwartet, dass Arbeitgeber ihre Vergütungsdaten 2017 in ihren EEO-1-Berichten angeben.
3. Frage: Ist es sicher, dass der Vorschlag der EEOC, Vergütungsdaten in den EEO-1-Bericht aufzunehmen, 2017 in Kraft treten wird?
   Antwort: NEIN. Es gibt keine Garantie dafür, dass der Vorschlag der EEOC rechtzeitig für die Umsetzung der Erhebung von Vergütungsdaten im Jahr 2017 fertiggestellt wird.
4. Frage: Was sind die nächsten Schritte in Bezug auf diesen Vorschlag?
   Antwort: Die EEOC nimmt bis zum 1. April 2016 Stellungnahmen zu ihrem Vorschlag entgegen, dem EEO-1-Bericht Vergütungsdaten hinzuzufügen. Nach Ablauf dieser Frist muss die EEOC die Stellungnahmen prüfen und auf alle darin geäußerten Bedenken eingehen. Die EEOC kann beschließen, den Vorschlag in seiner aktuellen Form weiterzuverfolgen, auf der Grundlage der eingegangenen Stellungnahmen wesentliche Änderungen vorzunehmen oder den Vorschlag ganz aufzugeben. Die EEOC muss dann die Genehmigung des Office of Management and Budget (OMB) einholen, bevor Änderungen am EEO-1-Bericht zur Umsetzung freigegeben werden können. Das OMB wird den Antrag der EEOC im Hinblick auf seinen Nutzen für die Öffentlichkeit und die Belastungen für Arbeitgeber, die mit der Erhebung zusätzlicher Daten verbunden sein könnten, bewerten. Das OMB wird dann den überarbeiteten EEO-1-Bericht der EEOC in der vorgelegten Form annehmen, Änderungen am Antrag der EEOC verlangen oder keine Maßnahmen zu dem Vorschlag ergreifen. Wenn das OMB eine Version des überarbeiteten EEO-1-Berichts genehmigt, veröffentlicht die EEOC eine Mitteilung über den überarbeiteten EEO-1-Bericht im Federal Register. Jede Mitteilung im Federal Register über eine endgültige Version des überarbeiteten EEO-1-Berichts enthält ein Datum für die Umsetzung des überarbeiteten Berichts.
5. Frage: Wie lange wird es dauern, bis die EEOC die Genehmigung des OMB für den überarbeiteten EEO-1-Bericht erhält?
   Antwort: Das ist schwer zu sagen. Wenn der Vorschlag der EEOC in der Öffentlichkeit erhebliche Bedenken hervorruft und/oder wenn das OMB erhebliche Bedenken hinsichtlich des Vorschlags hat, könnte es viele Monate dauern, bis die EEOC eine akzeptable Version des überarbeiteten EEO-1-Berichts vorlegt. Es ist möglich, dass die EEOC nicht alle Bedenken der Öffentlichkeit und/oder des OMB ausräumen kann und dass dieser Vorschlag niemals umgesetzt wird.
6. Frage: Welche Organisationen sind von dem Vorschlag der EEOC zur Erhebung von Vergütungsdaten betroffen?
   Antwort: Organisationen mit 100 oder mehr Mitarbeitern wären nach diesem Vorschlag verpflichtet, Vergütungsdaten vorzulegen. Derzeit müssen Organisationen mit 100 oder mehr Mitarbeitern der EEOC jährlich Daten zu Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht übermitteln. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer der ersten Ebene mit mindestens 50 Mitarbeitern müssen ebenfalls Daten zu Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht an die EEOC übermitteln. Gemäß der von der EEOC vorgeschlagenen Überarbeitung des EEO-1-Berichts wären Organisationen mit weniger als 100 Mitarbeitern von der Bereitstellung von Vergütungsdaten ausgenommen. Organisationen wie Universitäten, die derzeit von der Erstellung des EEO-1-Berichts ausgenommen sind, würden weiterhin von der Erstellung jeglicher Teile des EEO-1-Berichts ausgenommen sein.
7. Frage: Wie würden die Vergütungsdaten an die EEOC übermittelt werden?
   Antwort: Die Arbeitgeber würden weiterhin Daten unter Verwendung der 10 EEO-1-Kategorien und der Klassifizierungen der EEOC nach Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht melden. Die Vergütungsdaten würden nach 12 Gehaltsstufen innerhalb jeder EEO-1-Kategorie gemeldet. Die 12 Gehaltsstufen wären für jede EEO-1-Kategorie einheitlich, sodass jede EEO-1-Kategorie eine Gehaltsstufe für Gehälter von 19.240 bis 24.439 US-Dollar, von 24.440 bis 30.679 US-Dollar usw. hätte.
8. Frage: Würden der EEOC im überarbeiteten EEO-1-Bericht zusätzliche Daten über die demografischen Daten und Vergütungsdaten hinaus zur Verfügung gestellt werden?
   Antwort: JA. Arbeitgeber müssten die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden für jeden Arbeitnehmer unter Verwendung derselben Struktur melden, in der auch die Vergütungsdaten gemeldet werden (d. h. für jede Rasse, ethnische Zugehörigkeit und Geschlechtsklassifizierung nach den 12 Gehaltsstufen innerhalb jeder EEO-1-Kategorie). Die EEOC bittet um Rückmeldungen dazu, wie die geleisteten Arbeitsstunden für freigestellte Arbeitnehmer gemeldet werden sollten.
9. Frage: Müssten Arbeitgeber ihre Vergütungssysteme an die Lohnbänder der EEOC anpassen?
   Antwort: NEIN. Die 12 Lohnbänder würden nur für die Berichterstattung an die EEOC verwendet werden. Arbeitgeber wären nicht verpflichtet, sie für andere Zwecke zu verwenden.
10. Frage: Welche Art von Vergütung würde in den Daten enthalten sein, die der EEOC zur Verfügung gestellt werden müssen?
    Antwort: Die EEOC hat vorgeschlagen, dass Arbeitgeber die Vergütung verwenden, die auf dem W-2-Formular eines Mitarbeiters angegeben ist. Dazu gehören das Grundgehalt oder der Grundlohn, Provisionen, Trinkgelder, steuerpflichtige Nebenleistungen, Boni, Überstundenvergütung usw.
11. Frage: Wurden Bedenken hinsichtlich des Vorschlags der EEOC geäußert?
    Antwort: Die Anzahl und Art der geäußerten Bedenken sind zu zahlreich, um sie hier aufzulisten. Es gibt analytische Bedenken hinsichtlich der Art der Daten, die die EEOC zu erheben beabsichtigt, praktische Bedenken hinsichtlich der Frage, ob und wie Arbeitgeber diese Daten bereitstellen könnten, sowie Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit dieser Daten, wenn sie der EEOC zur Verfügung gestellt würden.
12. Frage: Was ist aus dem Vorschlag der OFCCP geworden, jährlich Vergütungsdaten zu erheben?
    Antwort: Die OFCCP hat ihre Initiative zur jährlichen Erhebung von Vergütungsdaten von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes faktisch aufgegeben. Der Vorschlag der EEOC würde den Vorschlag der OFCCP ersetzen. In der Fußnote 63 der offiziellen Mitteilung der EEOC, die im Federal Register veröffentlicht wurde, wird darauf hingewiesen, dass die OFCCP beabsichtigt, die von der EEOC erhobenen Daten für verschiedene Zwecke zu verwenden, anstatt ein separates Instrument zur Erhebung von Vergütungsdaten einzuführen.
13. Frage: Wird die OFCCP weiterhin auf andere Weise Informationen über Vergütungen sammeln?
    Antwort: JA. Das Schreiben, das die OFCCP zu Beginn einer Überprüfung der Einhaltung der Affirmative Action an Bundesauftragnehmer und Subunternehmer versendet, enthält eine detaillierte Auflistung, die die Übermittlung individueller Vergütungsdaten für jeden Mitarbeiter vorschreibt, der Teil der Belegschaftsanalyse im Rahmen des zu überprüfenden Affirmative-Action-Plans ist. Die OFCCP kann im Laufe einer Compliance-Prüfung auch zusätzliche Vergütungsdaten anfordern.
14. Frage: Was sollten Personen tun, wenn sie Bedenken hinsichtlich des Vorschlags der EEOC haben?
    Antwort: Arbeitgeber sollten ihre Kommentare bis spätestens 1. April 2016 bei der EEOC einreichen. Die offizielle Bekanntmachung der von der EEOC vorgeschlagenen Änderungen am EEO-1-Bericht, die im Federal Register zu finden ist, enthält Anweisungen zur Einreichung von Stellungnahmen.
15. Frage: Sollte unsere Organisation jetzt damit beginnen, unsere Systeme vorzubereiten, damit wir die Vergütungsdaten einreichen können, wenn dieser Vorschlag in Kraft tritt?
    Antwort: Derzeit raten wir Arbeitgebern davon ab, sich auf Änderungen am EEO-1-Bericht vorzubereiten. Es ist möglich, dass die EEOC ihre vorgeschlagene Erhebung von Vergütungsdaten noch grundlegend ändern wird, bevor die endgültige Fassung zur Umsetzung durch die Arbeitgeber veröffentlicht wird. Es ist auch möglich, dass die EEOC keine Genehmigung vom OMB für eine jährliche Erhebung von Vergütungsdaten erhält.

Es gibt zwei Dinge, die Arbeitgeber im Hinblick auf diesen Vorschlag berücksichtigen sollten. Erstens sollten Arbeitgeber ernsthaft in Erwägung ziehen, der EEOC ihre Bedenken hinsichtlich des Vorschlags der EEOC mitzuteilen. Zweitens sollten Arbeitgeber möglicherweise mit einem Rechtsbeistand sprechen und/oder andere professionelle Beratung einholen, bevor sie Änderungen an Systemen und Prozessen vornehmen, um sich auf die Umsetzung des Vorschlags der EEOC vorzubereiten.

Arbeitgeber möchten möglicherweise zu einer Reihe von Fragen Stellung nehmen, die mit dem Vorschlag der EEOC zusammenhängen, die Erhebung von Vergütungsdaten in den EEO-1-Bericht aufzunehmen. Zu diesen Fragen gehören unter anderem die folgenden:

• Die Schwierigkeiten, denen Arbeitgeber bei der Bereitstellung der von der EEOC angeforderten Vergütungsdaten gegenüberstehen würden.
• Die Schwierigkeiten, denen Arbeitgeber bei der Bereitstellung von Informationen über die geleisteten Arbeitsstunden gegenüberstehen würden.
• Die Probleme im Zusammenhang mit der Verwendung der von der EEOC entwickelten Gehaltsbänder.
• Die Probleme im Zusammenhang mit der Verwendung von W-2-Einkünften als Grundlage für die Bereitstellung von Vergütungsdaten.
• Das Fehlen nützlicher Schlussfolgerungen, die die EEOC (und die OFCCP) aus der Art der Daten, die in dem Vorschlag der EEOC angefordert werden, ableiten könnte.
• Die Möglichkeit von Datenverstößen und anderen Sicherheitsproblemen im Zusammenhang mit der Erfassung von Entschädigungsdaten.

Die Ankündigung der EEOC bezüglich der vorgeschlagenen Änderungen am EEO-1-Bericht finden Sie unter http://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/1-29-16.cfm. Die Ankündigung enthält einen Link zur offiziellen Bekanntmachung im Federal Register zu diesen Änderungen. Das vorgeschlagene neue EEO-1-Fragebogenformular finden Sie unter http://www.eeoc.gov/employers/eeo1survey/2016_new_survey.cfm.

Bitte beachten Sie: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihres Unternehmens. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © HR Analytical Services Inc. 2016.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.