Perfektionierung Ihrer OFCCP-Prüfungsstrategie

Dreißig Tage – Kalendertage – sind eine sehr kurze Zeit, um eine Einreichung für die OFCCP zusammenzustellen, aber es ist nicht der richtige Zeitpunkt, um Abstriche zu machen. Eine der effektivsten Möglichkeiten, eine langwierige Überprüfung zu vermeiden, besteht darin, sicherzustellen, dass die von Ihnen eingereichten Daten umfassend, genau und intern konsistent sind. Sie sollten Daten nicht korrigieren, nachdem sie bereits an die OFCCP gesendet wurden, da die OFCCP dazu neigt, anzunehmen, dass korrigierte Daten eingereicht werden, um ein Problem zu verbergen, das nach Erhalt der „echten” Daten entdeckt wurde.

Umfassende Daten sicherstellen

Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Daten alles enthalten, was Sie für die Analyse benötigen. Überprüfen Sie Ihre Originaldaten, die Sie zur Erstellung des Affirmative Action Plans verwendet haben. Dabei müssen Sie mehrere Fragen berücksichtigen:

• • Haben Sie alle Personen berücksichtigt, die berücksichtigt werden sollten? Die OFCCP verlangt die Einbeziehung aller Personen, die mehr als drei Tage arbeiten. Teilzeitkräfte und Saisonarbeiter sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Vernachlässigen Sie nicht die Spitze der Organisation. Auch der CEO muss berücksichtigt werden.

• • Fehlen Ihnen Daten? Verwenden Sie in Excel einen Filter, um zu sehen, wo sich fehlende Daten befinden könnten (Rasse, Behinderungsstatus usw.). Bemühen Sie sich, alle Lücken zu füllen – auch wenn das Feld „unbekannt” ist.

• • Ist Ihre Vergütung auf Jahresbasis berechnet? Die Gehälter von Teilzeitbeschäftigten müssen auf Jahresbasis berechnet werden, um einen angemessenen Vergleich mit Vollzeitbeschäftigten zu gewährleisten. Wenn die Gehaltsstufe für Teilzeitbeschäftigte unterschiedlich ist, müssen Sie dies in Ihrer Einreichung vermerken.

• • Haben Sie die neuen Volkszählungsdaten verwendet? Affirmative Action Plans, die sich auf Zeiträume ab Januar 2014 (und später) beziehen, müssen die neuen Volkszählungsdaten von 2010 für Verfügbarkeitsschätzungen verwenden. Diese sind unter folgender Adresse abrufbar: http://www.census.gov/people/eeotabulation/data/eeotables20062010.html

• • Sind die Berufsgruppen angemessen festgelegt? Bezeichnungen sollten ein ähnliches Maß an Verantwortung, Vergütung und Aufstiegsmöglichkeiten haben. Außerdem sollten Jobgruppen nicht mehr als eine EEO-1-Kategorie umfassen. Unternehmen mit weniger als 150 Mitarbeitern können EEO-1-Kategorien als Jobgruppen verwenden. Es ist in Ordnung, eine Jobgruppe mit nur einer Person zu haben, wenn diese sich wirklich deutlich von anderen unterscheidet. Wenn beispielsweise Ihr einziger Servicemitarbeiter der Hausmeister ist, haben Sie eine Person in dieser Jobgruppe.

• Sind die Berufsbezeichnungen eindeutig? Berufsbezeichnungen sollten nicht in mehr als einer Berufsgruppe vorkommen. Ist dies dennoch der Fall, empfiehlt es sich, einen erläuternden Begriff hinzuzufügen, um unterschiedliche Positionen mit derselben Berufsbezeichnung voneinander zu unterscheiden.

Interne Konsistenz

Die interne Konsistenz ist von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter in einem Datensatz in allen anderen Datensätzen über dieselben beschreibenden Informationen verfügen.

Beginnen Sie mit den Daten zum Jahresbeginn (BOY), fügen Sie die Neueinstellungen hinzu, ziehen Sie die Laufzeiten ab und prüfen Sie, ob die Daten mit denen zum Jahresende (EOY) übereinstimmen. Überprüfen Sie Folgendes:

• Alle bei BOY (und Promos) sind bei Terms oder EOY.
• Alle Mitarbeiter bei EOY (und Promos) sind bei BOY oder Hires beschäftigt.
• Alle Mitarbeiter bei Hires sind auf EOY oder Terms
• Alle bei Terms sind entweder BOY oder Hires.

Stellen Sie sicher, dass die Daten zu den eingestellten Mitarbeitern und Bewerbern auch intern konsistent sind. Überprüfen Sie, ob alle eingestellten Mitarbeiter auf der Bewerberliste stehen und alle Bewerber für alle Einstellungen berücksichtigt sind, die während des Datenjahres (dem Jahr, dessen Daten für die Analyse verwendet werden) begonnen haben. Das klingt selbstverständlich, aber viele Auftragnehmer beziehen ihre Bewerberdaten auf der Grundlage des Datenjahres. Bei einem AAP für ein Kalenderjahr werden für Einstellungen, die im Januar beginnen, wahrscheinlich Bewerber für diese Position berücksichtigt, die sich im vorangegangenen Kalenderjahr beworben haben. Ebenso wird es viele Personen geben, die sich während des Datenjahres beworben haben, deren endgültige Auswahl jedoch erst im folgenden Datenjahr begann.

Anomalien kommentieren

Achten Sie schließlich darauf, Ihre Anomalien in Ihrer ersten Einreichung zu vermerken. Wenn Sie einen Mitarbeiter haben, dessen Stelle gestrichen wurde und der nun deutlich mehr verdient als seine derzeitigen Kollegen, vermerken Sie dies bei Ihrer ersten Einreichung der Vergütungsdaten. Wenn die Anomalien in Ihren Daten bei der Einreichung nicht erläutert werden, wird die OFCCP wahrscheinlich einen größeren Datenumfang anfordern, als wenn die Anomalien erläutert worden wären. Darüber hinaus geraten Sie als Auftragnehmer dadurch schon sehr früh im Verfahren in eine defensive Position.

Schlussfolgerung

„Getting it Right the First Time“ (Auf Anhieb richtig machen) ist eine Strategie, die zwar zunächst einen zusätzlichen Aufwand an Zeit und Ressourcen erfordert, aber im Nachhinein zu exponentiellen Einsparungen führt. Wenn Sie der OFCCP helfen, Ihre Daten zu verstehen, wird sie weniger Fragen haben und folglich weniger zusätzliche Daten anfordern. Dadurch verringert sich auch die Wahrscheinlichkeit einer Vor-Ort-Untersuchung und die Dauer der Prüfung wird auf ein Minimum reduziert.

Weitere Informationen darüber, wie Sie das Risiko bei OFCCP-Audits verringern können, erhalten Sie von Marilynn Schuyler unter [email protected].

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihrer Organisation. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © Schuyler Affirmative Action Practice.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.