Die OFCCP will mehr Daten. Der aktuelle Vorschlag der Behörde für all diese zusätzlichen Daten wird von einigen als „belastend“ und „heimtückisch“ bezeichnet. McGuire Woods, eine Anwaltskanzlei mit 900 Mitarbeitern mit Sitz in Richmond, Virginia, ging sogar so weit zu sagen, dass die OFCCP „den privaten Sektor nicht versteht und sich offenbar keine Gedanken über die Belastungen und Vertraulichkeitsprobleme macht, die diese Vorschläge für Auftragnehmer mit sich bringen“. Tatsächlich schätzte die OFCCP selbst, dass es 103,2 Stunden dauern und 135.000 Dollar kosten würde, alle Daten zu sammeln und bereitzustellen, die in dem überarbeiteten Scheduling Letter angefordert werden könnten.
Die vorgeschlagenen Änderungen am Terminplan würden die Anzahl der einzureichenden Daten von 11 auf 13 erhöhen. Die erste wesentliche Änderung an der detaillierten Auflistung betrifft die Begleitdaten. Punkt 8 ist eine völlig neue Anforderung, die die Urlaubsrichtlinien des Unternehmens in Bezug auf das Gesetz über Familienurlaub aus medizinischen Gründen (Family Medical Leave Act), Schwangerschaftsurlaub und religiöse Sonderregelungen betrifft. Wenn diese Richtlinien im Unternehmenshandbuch enthalten sind, verlangt die OFCCP die Vorlage des Handbuchs. Da Sie Handbücher und alle damit verbundenen Richtlinien einreichen müssen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass diese Dokumente auf dem neuesten Stand sind.
Die nächste wesentliche Änderung besteht darin, dass Auftragnehmer Daten zur Beschäftigungstätigkeit von Bewerbern, Neueinstellungen, Beförderungen und Kündigungen nach Berufsgruppe, Berufsbezeichnung sowie nach Geschlecht und bestimmten ethnischen Gruppen bereitstellen müssen. Außerdem gibt es einige wichtige Änderungen hinsichtlich des Analysepools für jede Art von Beschäftigungstätigkeit.
In Bezug auf Einstellungen müssten Auftragnehmer die Anzahl der Bewerber angeben, die ihre ethnische Zugehörigkeit oder ihr Geschlecht nicht angegeben haben. In Bezug auf Beförderungen müssten Auftragnehmer die tatsächliche Anzahl der in Betracht gezogenen oder sich um die Beförderung beworbenen Kandidaten nach Berufsgruppe und Berufsbezeichnung angeben. In Bezug auf Kündigungen müssten Auftragnehmer die tatsächliche Anzahl der für eine Kündigung in Betracht gezogenen Kandidaten nach Berufsgruppe und Berufsbezeichnung angeben und dabei angeben, ob es sich um eine freiwillige oder unfreiwillige Kündigung handelte.
Diese vorgeschlagenen Änderungen haben einige ziemlich weitreichende Auswirkungen auf die Datenerfassung. Da Sie die Anzahl der Bewerber angeben müssen, die ihre ethnische Zugehörigkeit oder ihr Geschlecht nicht selbst angeben, sollten Sie für diese Bewerber neue Kategorien für ethnische Zugehörigkeit und Geschlecht erstellen. Ich schlage „nicht angegeben“ für Geschlecht und „nicht angegeben“ für ethnische Zugehörigkeit vor. Ich empfehle die Verwendung dieser Kategorien, anstatt die Felder für Geschlecht oder ethnische Zugehörigkeit leer zu lassen. Durch die Verwendung der Kategorien „nicht identifiziert“ können Sie Ihre Zahlen einfach nach Berufsgruppen und Berufsbezeichnungen tabellieren und Ihre demografischen Daten zu den Bewerbern sauber halten. Einer der wichtigsten Punkte bei der Bereinigung Ihrer Bewerberdaten ist das nicht identifizierte Geschlecht, die nicht identifizierte ethnische Zugehörigkeit oder andere geschützte Merkmale. Leere Werte sollten ein Hinweis darauf sein, dass etwas fehlt. Wenn der Bewerber sich nicht selbst identifiziert hat, fehlen Rasse und Geschlecht NICHT – sie sind lediglich nicht identifiziert. Das ist ein Unterschied. Wenn Sie diesen Unterschied festhalten, sparen Sie sich Zeit und Mühe bei der Datenbereinigung. Sie müssen nicht zurückgehen und die demografischen Daten der nicht identifizierten Bewerber überprüfen, und alle leeren Werte, die Sie finden, zeigen Ihnen, dass Sie diese Datensätze nachverfolgen müssen.
Eine weitere Möglichkeit, Ihre Datenerfassung und -bereinigung zu optimieren, ist die Verwendung einheitlicher demografischer Werte. Kodieren Sie das Geschlecht entweder als „F“, „M“ oder „non-ID“. Kodieren Sie die ethnische Zugehörigkeit als „W“, „B“, „H“, „A“ usw. Idealerweise sollten Sie Texteingaben vermeiden. Ich kann Ihnen gar nicht sagen, wie oft ich Kundendaten gesehen habe, in denen verschiedene Einträge für Rasse und ethnische Zugehörigkeit gemischt waren, beispielsweise Afroamerikaner, die als „Black“, „AA“, „AfrAm“, „African American“ usw. kodiert waren. Jede Variante derselben Kategorie in Ihren Daten – selbst in Bezug auf Großschreibung oder Leerzeichen – erschwert die Analyse, da alle Varianten auf einen gemeinsamen Wert standardisiert werden müssen, bevor die Analyse fortgesetzt werden kann. Es ist ganz einfach, diese Kategorien mit einheitlichen Werten einzurichten, und es kann Ihnen wirklich viel Zeit bei der Datenbereinigung sparen.
Dies gilt nicht nur für demografische Merkmale, sondern für alle Ihre Daten. Jede Abweichung bei Berufsbezeichnungen, wie z. B. „Coding Manager” als „Manager”, „Mgr”, „Mngr” usw., kann den Zeitaufwand für die Bereinigung Ihrer Daten exponentiell erhöhen. Entwickeln Sie einen festen Satz von Werten für jedes Datenelement und halten Sie sich an diesen festen Satz. Das klingt ziemlich einfach, aber Sie würden sich wundern, wie viele Unternehmen dies nicht tun. Und es kann Ihnen wirklich viel Zeit und Mühe bei der Datenbereinigung sparen.
Was Beförderungen angeht, benötigen Sie eine Möglichkeit, Bewerber und Kandidaten für Beförderungen nach offenen Stellen zu gruppieren. Am einfachsten ist es, ein System zu verwenden, das Ihrem Bewerberverwaltungssystem ähnelt. Ihr ATS sollte Kandidaten nach der Referenznummer oder einer anderen eindeutigen Kennung für jede offene Stelle gruppieren. Ihr Beförderungsverfolgungssystem sollte dasselbe tun.
Wenn Sie zur Bewerberverwaltung ein papierbasiertes System verwenden, ist jetzt vielleicht ein guter Zeitpunkt, um sich nach einem elektronischen System umzusehen. Und damit meine ich mehr als nur eine Excel-Tabelle – ich meine ein echtes Bewerberverwaltungssystem. Es gibt mehrere kostengünstige Optionen, die sich an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen, einfach zu bedienen und leicht zu implementieren sind.
Aber zurück zu den Beförderungen: Sie benötigen eine Art CTS – ein „Kandidatenverfolgungssystem“ –, mit dem Sie Beförderungskandidaten nach offenen Stellen verfolgen können. Ich würde empfehlen, das System so einzurichten, dass zwischen „Karrierefortschritten“ und Beförderungen unterschieden wird. Ein Job-Progression-Ereignis liegt vor, wenn ein Mitarbeiter beispielsweise von Analyst I zu Analyst II befördert wird, weil er eine bestimmte Zeit im Job verbracht hat, eine Qualifikationsprüfung bestanden hat usw. Wenn diese Job-Progression-Bewegungen nicht wettbewerbsorientiert sind, haben Sie im Grunde genommen nur einen Kandidatenpool. Um diese Bewegungen leicht von anderen wettbewerbsorientierten Beförderungen innerhalb Ihres Unternehmens unterscheiden zu können, sollten Sie in Ihrem CTS einen Indikator haben, der Ihnen anzeigt, dass es sich um eine Job-Progression-Bewegung und nicht um eine wettbewerbsorientierte Beförderung handelt.
Eine weitere Komplikation bei Beförderungen besteht darin, dass einige Organisationen ein formelles Ausschreibungsverfahren anwenden, andere ein Verfahren, bei dem die Kandidaten direkt angesprochen werden, und wieder andere eine Kombination aus beidem. Unabhängig vom Auswahlverfahren müssen Sie Daten zu allen Ihren Beförderungsvorgängen bereitstellen. Besprechen Sie Ihren Beförderungsprozess mit einem Rechtsberater, und wenn Sie kein formelles Ausschreibungssystem haben, sprechen Sie mit einem Rechtsberater darüber, ob Sie ein formelles Verfahren einführen sollten.
Eine letzte Sache, die Sie in Bezug auf Ihre Beförderungsdaten beachten sollten, ist, dass alle Informationen, die für Beförderungsentscheidungen herangezogen werden, im Candidate Tracking System gespeichert werden sollten. Wenn beispielsweise Leistungsbewertungen zur Beurteilung von Beförderungskandidaten verwendet werden, müssen diese Informationen als Teil der Kandidatenakte im CTS gespeichert werden. Wenn bei der Beförderungsentscheidung Bildungsabschluss, Dienstalter, Betriebszugehörigkeit, Fähigkeiten und Qualifikationen oder andere Faktoren berücksichtigt werden, sollten diese Informationen ebenfalls als Teil der Kandidatendatei gespeichert werden. Im Idealfall sollten Sie in der Lage sein, den Beförderungsauswahlprozess aus Ihrem CTS nachzubilden. Das bedeutet, dass Sie nicht nur Informationen über die Kandidaten speichern sollten, sondern auch Beförderungsanzeigen, wie die Kandidaten bewertet werden, wie stark jedes der Kriterien gewichtet wird und so weiter.
Ihr Datenerfassungsprozess für Kündigungen sollte dem für Beförderungen sehr ähnlich sein. Sie müssen alle Mitarbeiter identifizieren, die für eine Kündigung in Frage kamen, sowie die Kriterien, anhand derer ein Mitarbeiter für eine Kündigung ausgewählt wurde. Genau wie bei den Beförderungsdaten sollten Sie in der Lage sein, Ihre Kündigungsentscheidungen anhand Ihrer Kündigungsdaten nachzuvollziehen. Und vergessen Sie nicht, in Ihrem Datensatz eine Kennzeichnung anzubringen, die angibt, ob es sich um eine freiwillige oder unfreiwillige Kündigung handelt. Alles, was ich über die Datenerfassung und -pflege im Zusammenhang mit Einstellungen und Beförderungen gesagt habe, gilt auch für Kündigungsentscheidungen.
Kommen wir nun von den Auswahlentscheidungen zu den Vergütungsentscheidungen. Gemäß dem vorgeschlagenen Zeitplan müssten Auftragnehmer Vergütungsdaten für alle Mitarbeiter vorlegen, „einschließlich, aber nicht beschränkt auf“ Vollzeit-, Teilzeit-, Vertrags-, Tages-, Gelegenheits- und Zeitarbeitskräfte.
Die Vergütung von Mitarbeitern umfasst das Grundgehalt, den Lohnsatz und die geleisteten Arbeitsstunden. Zusätzliche Vergütungen oder Anpassungen sollten separat ausgewiesen werden und umfassen Boni, Prämien, Provisionen, Leistungszulagen, geografische Zulagen und Überstunden. Die OFCCP fordert Auftragnehmer dazu auf, alle weiteren Faktoren anzugeben, die zur Festlegung der Vergütung herangezogen werden, darunter Ausbildung, Berufserfahrung, Einsatzort, Abteilung und Funktion. Auftragnehmer müssen außerdem ihre Unternehmensrichtlinien vorlegen, um ihre Vergütungspraktiken angemessen zu begründen.
Auftragnehmer müssen nicht nur diese zusätzlichen Daten vorlegen, sondern die OFCCP schreibt auch vor, dass die Daten für jeden einzelnen Mitarbeiter elektronisch bereitgestellt werden müssen. Die Behörde wird die Vergütung jedes einzelnen Mitarbeiters auf individueller Ebene überprüfen. Derzeit wird die Vergütung insgesamt überprüft, und Auftragnehmer müssen annualisierte Gesamtvergütungsdaten nach Gehaltsbereich, Satz, Besoldungsgruppe oder Ebene, gruppiert nach Rasse und ethnischer Zugehörigkeit sowie nach Geschlecht, vorlegen.
Die meisten Auftragnehmer sind es nicht gewohnt, Vergütungsdaten auf Mitarbeiterebene elektronisch zu erstellen. Daher müssen Sie hier möglicherweise einige zusätzliche Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Vergütungsdaten für die Produktion bereit sind. Es ist sehr wichtig, dass Ihre Vergütungsdaten so umfassend wie möglich sind. Die Gehaltsabrechnung jedes Mitarbeiters sollte alle Informationen enthalten, die zur Bestimmung des Status des Mitarbeiters erforderlich sind – Vollzeit, Teilzeit, befristet, Vertragsarbeiter, Tageslohnarbeiter oder Tagelöhner. Sie sollte auch alle Informationen darüber enthalten, wie dieser Mitarbeiter bezahlt wird – ob er Provisionen erhält, Anspruch auf Boni hat, einen Schichtzuschlag oder eine Ortszulage erhält und so weiter. Alle Anpassungen – wie z. B. Red Circling – sollten in der Vergütungsakte des Mitarbeiters deutlich angegeben werden, und Belege für diese Anpassungen sollten der OFCCP vorgelegt werden.
Bevor Sie Ihre Vergütungsdaten erstellen, stellen Sie sicher, dass diese korrekt sind. Überprüfen Sie, ob Sie die Vergütung innerhalb der Gehaltsspanne, der Gehaltsstufe oder der Gehaltsklasse einheitlich angeben. Sie sollten vermeiden, dass innerhalb derselben Gruppe Stundenlöhne und Gehaltsbeträge gemischt werden. Überprüfen Sie Ihre Daten, um sicherzustellen, dass sie den „Geruchstest” bestehen – achten Sie auf ungewöhnliche Stundenlöhne – Löhne unter dem Mindestlohn, Löhne, die zu hoch sind, um korrekte Stundenlöhne zu sein, Gehaltsbeträge, die zu niedrig sind, um korrekte Gehälter zu sein, und andere Dinge, die eindeutig nicht in Ordnung sind. Sehen Sie sich die Daten zu den geleisteten Arbeitsstunden an. Zu den Warnsignalen, die auf mögliche Fehler hinweisen, gehören übermäßige Überstunden für einen Mitarbeiter innerhalb einer bestimmten Gruppe, keine Überstunden für einen bestimmten Mitarbeiter, während andere in der Gruppe Überstunden haben, oder ungewöhnlich hohe oder niedrige reguläre Arbeitsstunden.
Die Bereinigung Ihrer Daten kann wie eine überwältigende Aufgabe erscheinen. Und das kann sie auch sein, wenn Sie nicht über gute Protokolle zur Datenerfassung verfügen. Selbst wenn Sie über gute Erfassungsprotokolle verfügen, können dennoch Fehler auftreten. Sehen Sie sich Ihre Daten an und gehen Sie allem nach, was Ihnen ungewöhnlich erscheint. Und denken Sie daran, dass es Ressourcen gibt, die Sie bei der Bereinigung und Erstellung Ihrer Daten unterstützen. Ein frischer Blick kann oft Fehler erkennen, die Sie selbst vielleicht nicht entdeckt hätten.
Bei der Datenerstellung ist es am wichtigsten, dass alles gleich beim ersten Mal richtig gemacht wird. Geben Sie sich die Mühe, sicherzustellen, dass Ihre Daten sauber und korrekt sind. Sie möchten nicht in eine Situation geraten, in der Sie aufgrund von Fehlern, die nach der ursprünglichen Produktion entdeckt wurden, eine ergänzende Produktion nach der anderen durchführen müssen. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Daten zu überprüfen, notieren Sie alles, was Ihnen auffällt, gehen Sie der Sache nach und finden Sie eine Erklärung – ob es sich nun um einen Fehler handelt oder um eine legitime Erklärung –, bevor Sie diese Informationen an die OFCCP senden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
